基于辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理研究

盧燕

摘 要：由于時代的飛速發(fā)展，科技水平也有了比較大的突破。與此同時，帶動了各個行業(yè)的發(fā)展速度，并且?guī)椭@些行業(yè)提高了工作效率。因此，工作人員可以通過更加便利的工作方式去工作，這無疑在一定程度上提高了工作的效益。不得不說，科技帶來的正面影響受到了人們的廣泛推崇。比如，在當前的企業(yè)中，很多辦公環(huán)境越來越趨于自動化，越來越科學化。相比于傳統(tǒng)的辦公模式，不僅節(jié)約了大量的紙張，同時也節(jié)約了時間，從而提高辦公效率。但是，辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理也并非沒有任何漏洞的出現(xiàn)?；谶@種自動化的辦公模式，文章將進行簡要的探究，文章內(nèi)容僅供參考。

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；分析和研究

伴隨著計算機技術和通信技術的不斷盛行以及推廣使用，愈來愈多的企業(yè)選擇將傳統(tǒng)的紙質記錄辦公，轉變?yōu)樽詣踊霓k公模式。而所謂的辦公自動化，是計算機技術和通信技術的結合體。值得一提的是，在這種新型的辦公自動化模式之下，文書檔案的管理也將從傳統(tǒng)的紙質檔記錄變成了電子檔。而從某種意義上來講，這種新型的辦公形式無異于一次改革。相比于傳統(tǒng)辦公環(huán)境下的文書檔案管理，這種自動化的管理模式更適用于當代企業(yè)。當前的時代是一個更加科學和智能的時代，信息和數(shù)據(jù)的傳播速度異常之快。因此，對于企業(yè)來講，提高辦公效率，就相當于在無形之中為企業(yè)爭取更多的機會，從而創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

1 就辦公自動化模式給文檔管理帶來的問題進行探究

1.1 文檔管理缺乏統(tǒng)一性

通過自動化的辦公環(huán)境，很多崗位的工作方式也會發(fā)生一定的改變，其中包括文書檔案的管理工作。同時，隨之而來的問題也有很多。比如，文檔的管理缺乏一定的統(tǒng)一性。

根據(jù)當前一些企業(yè)引用自動化辦公的實際情況來看，辦公自動化系統(tǒng)還沒完全處于一體化的狀態(tài)。而出現(xiàn)這種情況是因為這些企業(yè)還沒有將文書檔案管理歸納到辦公自動化系統(tǒng)之中。進而導致文件管理工作與檔案管理工作被不同部門進行分開管理。不可否認，這種工作模式將文書檔案管理工作進行了細化，但是仍然不可避免一些問題的出現(xiàn)。

文件和檔案如果得不到統(tǒng)一，會讓文件管理和檔案管理兩者之間有些脫節(jié)。其次，這種分開管理的工作模式，能夠保證文書檔案管理的安全性以及真實性嗎？答案無從知曉。最重要的是，在辦公自動化的大環(huán)境之下，如果不能做到文書檔案管理工作的一體化，那么這種管理形式很有可能會對辦公自動化的發(fā)展有一定的限制，最終造成文書檔案管理工作的效率下降。

1.2 電子文檔缺乏安全性

在辦公自動化的大環(huán)境之下，信息的傳播速度和更新速度超乎人們的想象。比如如果警惕性比較低，那么可能一些比較私密的文件就有可能弄得人盡皆知，并且可能造成覆水難收的局面。在辦公自動化的環(huán)境下亦是如此，文件的安全性和保密性都可能會受到一定程度的威脅。

不得不說，近些年來網(wǎng)絡通信技術以及計算機網(wǎng)絡技術的不斷更新和完善，確確實實為一些企業(yè)在工作的辦公問題上做出了巨大的貢獻。不僅讓工作人員的辦公效率有所提高，也讓企業(yè)的經(jīng)濟效益有了極大的提升。雖然自動化的辦公有很多優(yōu)勢，但它所存在的問題不可忽視。

由于是自動化辦公模式，所以電子檔的信息是處于更新狀態(tài)的。那么問題來了，如果電子檔的信息被修改，那么就看不出來是被誰所改動的。因而，電子文檔的真實性就受到了侵犯。除此之外，當今社會的網(wǎng)絡技術如此之發(fā)達，那么就有可能被網(wǎng)絡上的一些不法分子所盜取。在數(shù)據(jù)大爆炸的時代，網(wǎng)絡環(huán)境很難得到凈化。而這種情形之下，如何做好文書檔案管理的工作是一件值得花時間思考的問題。

2 根據(jù)文檔管理中存在的問題提出對應解決方案

2.1 實現(xiàn)文檔的統(tǒng)一管理

在辦公過程中，對于一些工作進行細化管理固然是好事，但是并不是所有的工作都適合進行細化，尤其是對文書檔案的管理。恰恰相反，文書檔案的管理工作其實具有很大的關聯(lián)性，如果對二者強行進行拆分，不僅不會起到減負的效果，反而會導致一些其他問題的出現(xiàn)。[1]

之所以要實現(xiàn)文件和檔案的統(tǒng)一管理，是因為文件和檔案本身就是密不可分的。檔案是由多個文件組成的，因此每一個子文件對檔案都很重要。在傳統(tǒng)的辦公模式中就可以彰顯這一點——不同類別的文件被注明時間、編號后進行歸類保存。久而久之，就形成了檔案。由此可見，文件和檔案的關聯(lián)性是比較強的。因而在辦公自動化的環(huán)境下，文檔的統(tǒng)一管理會對工作產(chǎn)生積極的影響。

與此同時，將文書檔案進行統(tǒng)一管理也更有利于檔案的梳理，并且如果需要調(diào)取文件，那么效率也會比較高。[2]

2.2 不斷完善系統(tǒng)，加強對文檔的保護

網(wǎng)絡技術的發(fā)展速度是人們有目共睹的，在飛速發(fā)展的時代背景之中，在享受科學技術所帶來的福利之余，也要學會防御一些漏洞的出現(xiàn)。當文檔的管理工作從紙質檔變成了電子檔，雖然讓工作少了一些繁瑣和復雜，但實則其隱藏的漏洞將會帶來更大的麻煩，而這個隱藏的漏洞就是文檔的安全問題。[3]

實際上，若想加強對文書檔案的保護，其實有很多種方法。但首要的前提是辦公自動化系統(tǒng)是一個功能完善的硬件系統(tǒng)，否則即使文檔加密也很容易被一些不法分子破解。在此基礎之上，制定完善的文檔安全管理的規(guī)章制度。其次，將參與文書檔案管理的相關工作人員結合起來，形成一個組織，并且每個人都要簽訂文檔安全責任書，讓文書檔案的安全有更多的保障。

此外，文檔管理人員接觸文檔的次數(shù)最為頻繁。那么，這些人對文檔的安全也有一定的影響。所以，企業(yè)要定期考核文檔管理人員的專業(yè)素質，以及綜合素質，并對綜合素質較弱的人員進行相關的培訓。通過這些，讓文檔管理人員感知到對文檔保密的重要性。[4]當然，除了管理人員的綜合素質要合格之外，也要努力學習辦公自動化環(huán)境下的新技術和新知識，做到與時俱進。

3 結束語

縱觀當前企業(yè)辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作來看，辦公走向自動化發(fā)展之路是社會發(fā)展的必然趨勢。因為時代發(fā)展的腳步越來越快，傳統(tǒng)的辦公模式將會很難滿足當代社會的需求。因此，如果能夠提高辦公效率，那么將會有更多的時間去完成其他重要的事情。但是在注重效率的同時，也要確保工作的質量。由于自動化辦公模式的出現(xiàn)，那么文書檔案的管理工作形式也隨之發(fā)生改變。但不論怎么變化，都需要以一種以不變應萬變的姿態(tài)去工作。因為在未來，企業(yè)的辦公環(huán)境有可能會更加地出人意料。

參考文獻

[1]劉曙.基于辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理研究[J].低碳地產(chǎn)，2016，2（16）.

[2]邱迎瑩.基于辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理探究[J].中外企業(yè)家，2016（4Z）.

[3]蘇青麗.基于辦公自動化環(huán)境的電子文書檔案管理研究[J].中國管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：172-173.

[4]劉文婧.基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理[J].赤子（上中旬），2017（03）：148.