淺談如何提升辦公室檔案管理效率

羅丹丹 洪博

摘 要：辦公室檔案管理在辦公室工作中具有重要地位，可以促進(jìn)辦公室工作效率提升，將辦公室上傳下達(dá)的功能展現(xiàn)出來。筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，首先闡述了辦公室檔案管理的重要性，然后深入分析我國辦公室檔案管理中存在的主要問題，并針對(duì)性的提出應(yīng)對(duì)措施和策略，以期為相關(guān)人員提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；重要性；措施

在辦公室工作中，檔案管理協(xié)調(diào)著各個(gè)部門之間的關(guān)系，具有至關(guān)重要的作用。進(jìn)入21世紀(jì)后，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來越快，在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，為了有效提高辦公室檔案管理效率，要革新傳統(tǒng)的工作方法和模式，對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，為單位的發(fā)展提供保障。

1 做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室中的檔案管理相關(guān)工作一方面可以記錄企業(yè)的成長歷程，另一方面也能為企業(yè)未來的規(guī)劃提供部分借鑒與參考。辦公室檔案管理工作的效率直接影響辦公室內(nèi)部運(yùn)行的效果，辦公室檔案管理的質(zhì)量也會(huì)直接影響企業(yè)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)與調(diào)度的效率。辦公室檔案管理相關(guān)工作決定了企業(yè)內(nèi)部的工作形式與資源配置的方案。借助檔案管理的方式，管理者才能獲取足夠多的資料來做出相應(yīng)的決策并完善企業(yè)的規(guī)章制度體系，進(jìn)而確保企業(yè)其它部門的運(yùn)作效率，推動(dòng)企業(yè)向更好的方向發(fā)展。

2 當(dāng)前辦公室檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理重視程度不夠

根據(jù)相關(guān)研究，目前很多的企業(yè)與單位對(duì)辦公室檔案的管理工作不夠重視，沒有明確辦公室檔案管理工作的真正意義所在，甚至直接將其與合同文件管理進(jìn)行等價(jià)，沒有把檔案管理工作與辦公室人員的本職工作進(jìn)行區(qū)分。一些辦公室里的檔案管理工作包含了一般性文件管理、人事檔案管理以及合同文件的管理，而并未涉及其他方面的管理工作。此外，這種檔案管理意識(shí)的缺失極其容易導(dǎo)致機(jī)密信息的外泄，為企業(yè)的工作帶來不確定性與風(fēng)險(xiǎn)性。

2.2 管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)前，我國大多數(shù)企業(yè)和相關(guān)單位已經(jīng)越來越重視辦公室檔案管理工作，并已經(jīng)開始行動(dòng)。不過，辦公室檔案管理工作還沒有全然實(shí)現(xiàn)其所有的價(jià)值。其中，最根本的原因便是檔案管理的相關(guān)工作人員素質(zhì)不足，業(yè)務(wù)水平亟需大幅度提升。特別是檔案管理與分類等方面，辦公室檔案的管理人員業(yè)務(wù)專業(yè)能力不足。檔案分類不科學(xué)，檔案的信息沒有辦法被高效的使用，進(jìn)而影響辦公室辦公人員的工作效率。另外，部分辦公室檔案管理的工作人員沒有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)十分的局限，工作態(tài)度也不夠端正，檔案管理的效率與水平也就相對(duì)較差。

2.3 管理制度不健全

為促進(jìn)辦公室檔案管理工作高效進(jìn)行，管理制度的建立健全就顯得尤為關(guān)鍵。檔案管理的制度一般可劃分為以下幾個(gè)方面：資料收集制度、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、查閱管理規(guī)定、資料保存管理時(shí)限等等，可以看出，檔案管理制度在資料運(yùn)用的全過程中都發(fā)揮著巨大的作用，因此相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)重視檔案管理相關(guān)工作的重要性，然而當(dāng)前許多企業(yè)并沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案管理室，科學(xué)系統(tǒng)的管理體系更是缺乏，這就使得檔案管理工作的效率無法滿足企業(yè)正常運(yùn)作的需求。

3 提高辦公室檔案管理效率的措施

3.1 加強(qiáng)日常維護(hù)與管理

辦公室檔案管理體系除了上述還包含兩部分的內(nèi)容，一是檔案維護(hù)，二是檔案更新。因此，辦公室檔案管理相關(guān)人員開展工作的第一步便是建立合適的檔案管理體系。并且在這個(gè)體系的基礎(chǔ)之上定期整理所有檔案、更新舊檔案、歸納新檔案，并做好相關(guān)的保管工作，確保及時(shí)地給企業(yè)各個(gè)部門提供相關(guān)資料，提升辦公室工作的效率。另外，也應(yīng)該加強(qiáng)管理人員對(duì)新型檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)與借鑒，合理運(yùn)用不同的檔案管理方式，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際來確保辦公室檔案管理的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

3.2 根據(jù)需要擴(kuò)大辦公室檔案管理的領(lǐng)域

當(dāng)前工作范圍局限性較大的問題是辦公室檔案管理的主要問題，因此，創(chuàng)新性地?cái)U(kuò)展檔案管理的范圍便十分的關(guān)鍵。要想擴(kuò)大檔案管理的范圍，便需要擴(kuò)大檔案服務(wù)對(duì)象的范圍。當(dāng)前許多單位存有的檔案僅僅供給企業(yè)內(nèi)部使用，即僅服務(wù)企業(yè)這一個(gè)主體。這樣做雖然推動(dòng)了企業(yè)工作的進(jìn)行，卻沒有完全發(fā)揮其真正的效用。故而，要想檔案獲得效用最大化，就應(yīng)該倡導(dǎo)檔案社會(huì)共享化，讓社會(huì)中的單位與個(gè)人都能夠通過相關(guān)的手續(xù)與方式來獲取自己需要的信息與資料。但需要注意的是，擴(kuò)大檔案管理領(lǐng)域的同時(shí)，人員培訓(xùn)的相關(guān)工作是至關(guān)重要的，只有檔案管理人員的素質(zhì)有所提升，檔案才能更好地為社會(huì)所用，檔案管理工作才能更好地發(fā)揮自身的價(jià)值。

3.3 重視管理機(jī)制創(chuàng)新

對(duì)于辦公室的檔案管理而言，管理機(jī)制直接影響管理效率。由此可見，有效地針對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新是十分關(guān)鍵的。部分單位管理檔案的時(shí)候，總是無法和其他部門進(jìn)行很好的協(xié)調(diào)工作、對(duì)接工作，究其根本便是檔案管理機(jī)制不當(dāng)。要想解決這個(gè)問題，就必須革新管理機(jī)制，提高工作人員的工作積極性與工作創(chuàng)造力。企業(yè)的管理者也應(yīng)該正視檔案管理工作的重要性，依據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來制定適合企業(yè)發(fā)展的管理機(jī)制。一方面要對(duì)工作流程進(jìn)行規(guī)范，另一方面也要嚴(yán)格管控上崗人員的質(zhì)量，同時(shí)也要建立配套硬件設(shè)施，如：單位文件閱覽中心、檔案咨詢臺(tái)等等。

3.4 采用有效管理手段進(jìn)行檔案管理

對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，檔案管理的方式也會(huì)對(duì)檔案管理工作的效率與質(zhì)量造成影響。首先，辦公室檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)應(yīng)用新興的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)于檔案管理之中。檔案管理的有關(guān)部門與單位也理應(yīng)依據(jù)自身的實(shí)際需要來建立檔案管理局域網(wǎng)，以便相關(guān)部門與單位的工作人員合規(guī)的檔案借閱和查看。這樣做既能夠大幅度提升檔案管理的效率，還能夠提升檔案的使用效率。其次，企業(yè)也可以借助外來力量建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，提升檔案管理與查閱的便利性。

3.5 創(chuàng)新人員理念

在進(jìn)行辦公室檔案管理的相關(guān)工作期間，必須樹立正確的工作理念。只有擁有先進(jìn)的理念，才有能力將想法變成現(xiàn)實(shí)，檔案管理的效率與質(zhì)量才能夠有所提升。要想實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，企業(yè)的管理者與相關(guān)的檔案管理人員需要樹立正確的意識(shí)，科學(xué)合理地審視檔案管理工作的重要性，詳盡地分析企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀與不足，從而改正不足并進(jìn)行工作創(chuàng)新。對(duì)此，一方面檔案管理人員需要不斷提升自身的工作水平，另一方面檔案管理人員還需要提升自己的服務(wù)意識(shí)，及時(shí)對(duì)自身的管理思維進(jìn)行更新，并確立適合企業(yè)的檔案管理目標(biāo)。與此同時(shí)，單位內(nèi)部所有工作人員的思想工作也是提升檔案管理工作效率的重要一環(huán)，只有將被動(dòng)管理轉(zhuǎn)化成主動(dòng)管理，才能全方位地提升企業(yè)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

4 結(jié)語

綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)單位的穩(wěn)定發(fā)展，要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理，采取科學(xué)的管理措施和手段，不斷提升辦公室檔案管理工作效率。在相關(guān)管理人員和工作人員的共同努力下，創(chuàng)新工作手段和工作方法，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)單位的穩(wěn)定發(fā)展和進(jìn)步。

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