對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

王巍

摘 要：人事檔案是人才信息的可靠來(lái)源。這也是評(píng)估和提升雇員的重要基礎(chǔ)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人才的不斷流動(dòng)，逐漸形成了人才流動(dòng)的趨勢(shì)，使人事檔案管理工作更加復(fù)雜，為人事檔案管理的專業(yè)化提出了新的門(mén)檻。對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理提出了新的要求。人事檔案管理應(yīng)充分理順檔案管理體制，全面落實(shí)檔案內(nèi)容，全面加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，全面改善檔案管理人員的使用方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：人事檔案，管理，員工素質(zhì)

組織在人事管理活動(dòng)過(guò)程中形成的記錄，是個(gè)人社會(huì)經(jīng)驗(yàn)和社會(huì)實(shí)踐的有效素材，是人才信心的可靠來(lái)源，是個(gè)人考核和晉升的重要依據(jù)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下人才的不斷流通，逐漸形成了人才流動(dòng)的趨勢(shì)。這使得人事檔案管理工作更加復(fù)雜。為人事檔案管理的專業(yè)性設(shè)定了新的門(mén)檻，對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理提出了新的要求。

1 人事檔案管理功能

人事檔案的功能是由其成立的目的、內(nèi)容的構(gòu)成、服務(wù)對(duì)象、管理方式的結(jié)合決定的。人事檔案應(yīng)具有真實(shí)、全面反映個(gè)人社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、基本數(shù)據(jù)、能力水平、專業(yè)知識(shí)和政治信息的功能。傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單，內(nèi)容相近，管理上消極。他們無(wú)法充分實(shí)現(xiàn)檔案功能。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過(guò)程中，必須尊重客觀發(fā)展規(guī)律，實(shí)現(xiàn)人才資源的整合和配置。重新界定人事檔案管理職能，建立有效的人事檔案管理實(shí)踐。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 人事檔案管理與社會(huì)發(fā)展的矛盾，主要由本單位或上級(jí)主管單位監(jiān)督管理

該系統(tǒng)在人事檔案管理中發(fā)揮了重要作用。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度改革的不斷深化，社會(huì)上人員流動(dòng)日益增多，人員的從屬關(guān)系也在不斷變化。過(guò)去單位人事檔案管理機(jī)制已不適應(yīng)新時(shí)代的需要。此外，檔案的內(nèi)容也是按照“干部檔案工作條例”規(guī)定的分類收集的，沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充相應(yīng)的內(nèi)容，以適應(yīng)人事制度改革的需要。因此，越來(lái)越明顯的是，人事檔案管理和社會(huì)發(fā)展的新要求是“不適應(yīng)”的，其主要矛盾是檔案管理數(shù)據(jù)不完整。傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)是根據(jù)單位的有關(guān)規(guī)定，對(duì)人事資料進(jìn)行審計(jì)、保存和整理，各單位只負(fù)責(zé)記錄、整理、保存本單位人員工作經(jīng)驗(yàn)形成的資料。但忽視后續(xù)工作前后的工作，這極易導(dǎo)致文件的破損、丟失、失效等問(wèn)題，影響文件的完整性、及時(shí)性和連續(xù)性，剛性系統(tǒng)模型具有明顯的單向性和剛性，強(qiáng)制性，導(dǎo)致管理人員和大多數(shù)員工無(wú)視文件管理，導(dǎo)致人事檔案無(wú)法及時(shí)收集和補(bǔ)充，形成大量黑案，死案，給文件組織帶來(lái)困難。

2.2 文件格式的內(nèi)容相似

傳統(tǒng)人事檔案的主要內(nèi)容是記錄某單位的教育經(jīng)歷和辭職情況，記錄本單位的工作表現(xiàn)，注重政治表現(xiàn)。

2.3 檔案信息利用率低

人事檔案管理效率低下是人事檔案管理和使用的主要障礙。它造成了個(gè)人人事信息的缺陷，對(duì)人事檔案的完整性和權(quán)威性產(chǎn)生了很大的影響。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，單位無(wú)權(quán)了解和使用個(gè)人檔案信息。這種不平等導(dǎo)致了近年來(lái)一些“文件分離”的情況。檔案信息利用率低的原因是：一是管理體制不適應(yīng)，舊時(shí)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制不適應(yīng)，不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求；第二，舊時(shí)期的管理思想與社會(huì)主義市場(chǎng)發(fā)展的管理思想更加脫節(jié)，檔案工作者對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)感到滿意，他們有著“不犯雙功”的舊思想，觀念保守，缺乏改革的動(dòng)力。然而，社會(huì)對(duì)檔案管理的重視不夠，也沒(méi)有形成有效的改革。

外部壓力，改革有抵抗力，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展。但是，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)發(fā)展觀的實(shí)施和法治的全面推進(jìn)，為檔案事業(yè)的發(fā)展環(huán)境和發(fā)展觀提供了便利條件。

3 如何加強(qiáng)人事檔案管理

3.1 建立健全人事檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制

建立和完善人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，使人事檔案管理工作達(dá)到應(yīng)有的高度。特別是，我們可以從以下幾個(gè)方面入手：一是提高檔案管理人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查檔案管理人員的工作，在考核期間對(duì)任務(wù)誠(chéng)的工作進(jìn)行考核。并將人事檔案管理的任務(wù)與檔案管理者的經(jīng)濟(jì)利益聯(lián)系起來(lái)。根據(jù)業(yè)績(jī)表現(xiàn)的表現(xiàn)，按工作分配工資，達(dá)到明確的獎(jiǎng)懲，從而激發(fā)檔案管理人員的積極性。

第二，對(duì)人事檔案實(shí)行分級(jí)分類管理。例如，要重點(diǎn)抓好各類人員的檔案資料管理，對(duì)基層職工的個(gè)人表現(xiàn)、社會(huì)責(zé)任、素質(zhì)和能力等進(jìn)行綜合征集，做到有的放矢、有求必應(yīng)。對(duì)單位管理人員，重點(diǎn)是收集反映其管理經(jīng)驗(yàn)和管理能力的信息；對(duì)專業(yè)技術(shù)人員，重點(diǎn)是收集有關(guān)其學(xué)術(shù)貢獻(xiàn)和技術(shù)能力等方面的信息。對(duì)不同使用需要的單位和個(gè)人，應(yīng)根據(jù)其需要的特點(diǎn)，提供不同的檔案服務(wù)。

第三，加強(qiáng)檔案信息的檢查和篩選，消除虛假信息，淘汰過(guò)期信息，利用價(jià)值不大的信息，降低管理成本。第四，加強(qiáng)人事檔案管理人員的管理和培訓(xùn)，利用這一制度約束檔案管理人員的工作行為，同時(shí)通過(guò)不斷的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，以跟上時(shí)代的步伐。從而促進(jìn)人事檔案管理的良性發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

科技的發(fā)展為改進(jìn)人事檔案管理工作提供了可能。人事檔案材料應(yīng)力求完整、使用方便、不斷更新。傳統(tǒng)的文件管理方法和技術(shù)手段已經(jīng)被拉長(zhǎng)。信息化管理為新時(shí)期的人事檔案管理提供了新的思路。通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)手段，利用現(xiàn)代設(shè)備和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行精細(xì)、自動(dòng)化和動(dòng)態(tài)的管理，在實(shí)際工作中，檔案信息的使用越頻繁，就可以轉(zhuǎn)換成存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)中的電子檔案。通過(guò)建立一個(gè)人事文件信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，人們可以通過(guò)獲得的權(quán)限完成對(duì)文件信息的遠(yuǎn)程訪問(wèn)。從應(yīng)用到文件使用的整個(gè)過(guò)程是無(wú)紙化和網(wǎng)絡(luò)化的，使人事文件管理的使用更加高效和保密，無(wú)需擔(dān)心損壞和損失的風(fēng)險(xiǎn)，并大大簡(jiǎn)化了人事檔案管理過(guò)程。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理社會(huì)化建設(shè)

為了提高人事檔案的真實(shí)性和有效性，我們應(yīng)該改善人員的生成。

在管理體制的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)卦黾尤耸聶n案內(nèi)容的開(kāi)放性，使個(gè)人在更新和完善自己的檔案過(guò)程中有一定的建議和修改的權(quán)利。此外，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案管理也要適應(yīng)社會(huì)的新需要。因此，加強(qiáng)人事檔案管理社會(huì)化建設(shè)是時(shí)代的要求。在新的歷史時(shí)期，人事檔案管理要改變過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代政府部門(mén)直接行政干預(yù)的局面，并應(yīng)在發(fā)揮政府宏觀指揮和監(jiān)督作用的前提下，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理的法人意識(shí)和市場(chǎng)意識(shí)。明確人事檔案中介在市場(chǎng)中的作用，規(guī)范人事檔案中介機(jī)構(gòu)的收費(fèi)、作業(yè)程序和職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，

倡導(dǎo)中介組織開(kāi)展企業(yè)管理，提高其經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)對(duì)中介組織的第三方管理，可以在很大程度上避免偏袒和欺詐，有效提高人事檔案管理的專業(yè)化水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理的作用日益突出。通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理，使人事檔案管理過(guò)程更加規(guī)范。為了充分發(fā)揮人事檔案在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的作用，必須采取措施，推進(jìn)人事檔案管理模式和方法的改革，提高人事檔案管理的效率。為人力資源管理提供有效的參考。

參考文獻(xiàn)

[1]劉琴人事檔案管理研究述評(píng)及趨勢(shì)展望[J].檔案學(xué)研究，2011，（5）：20-23.

[2]任秀靜新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2015，（1）：18.

[3]吳軍對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)職工教育，2014，（6）：151-152.