探析新形勢下如何推進檔案信息化建設

郭世俊

摘 要：檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的有機組成部分，是適應經(jīng)濟社會快速進步的基礎保障和必由之路，也是今后檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案數(shù)字化建設則是檔案信息化建設中一個重要的內(nèi)容。筆者認為，要想充分發(fā)揮檔案管理的作用，就必須加快檔案工作的發(fā)展步伐，提高檔案管理現(xiàn)代化服務水平，全面推進檔案信息建設工程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；數(shù)字化

1 檔案信息化建設的定義和基本內(nèi)容

檔案信息化建設是指應用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，是運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，是實現(xiàn)檔案信息社會化服務的一種重要手段。

檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。

檔案網(wǎng)站建設是指相關(guān)職能部門在公共信息服務網(wǎng)站上建立關(guān)于檔案管理的站點，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設是檔案信息化建設的重要步驟，是聯(lián)系社會的重要窗口。檔案網(wǎng)站的功能有：服務功能、宣傳功能、交流功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務信息。

數(shù)字檔案館建設是利用電子網(wǎng)絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館的主要特點：存在方式上的特點，是一種無形的信息組織與利用環(huán)境；運行方式上的特點，存取檔案信息的網(wǎng)絡化；功能定位上的特點，以存取為中心。數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實體檔案館的關(guān)系：現(xiàn)行實體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎；數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對現(xiàn)行實體檔案館的館藏建設提出了新的要求；數(shù)字檔案館為現(xiàn)行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。兩者不是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進的關(guān)系。

2 檔案信息化建設的重要意義

2.1 提高經(jīng)濟效益

通過檔案信息化建設，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。檔案管理的信息化，工作人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，更便于二次利用和開發(fā)，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，能夠發(fā)揮更大的效益。

2.2 提高辦公效率

傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員需要從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負擔。通過檔案信息化建設，使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

2.3 增強檔案原件保護

通過檔案信息化建設，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，都可不再動用檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案實體的安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為，保證了檔案的真實性。

3 加強檔案信息化建設的意見建議

3.1 配齊檔案軟硬件設施

根據(jù)檔案信息化建設的需要，配備必要的設施設備，如計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、音視頻數(shù)字轉(zhuǎn)換設備等，應具備電子文件存儲、檢測、遷移、備份等設施和保管條件。進一步加強檔案管理應用系統(tǒng)建設，把檔案管理應用系統(tǒng)納入日常工作系統(tǒng)中， 對文書工作和檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)化管理，使檔案管理工作與辦公自動化同步發(fā)展，為檔案信息采集、交換、資源共享創(chuàng)造條件。

3.2 健全檔案信息安全保障體系

在加強檔案信息化建設的同時，應把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息的失密、泄密和丟失。逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責任制度，加強對系統(tǒng)錄入人員的培養(yǎng)、使用和考核。加強對計算機、網(wǎng)絡硬件設備和軟件系統(tǒng)、涉密載體的管理，檔案信息系統(tǒng)必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實行物理隔離。加強數(shù)據(jù)庫管理，采取脫機備份等有效措施，確保數(shù)據(jù)安全。加強檔案網(wǎng)上利用的身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸和利用的安全。

3.3 強化檔案管理隊伍建設

推進檔案信息化建設，背后需要有精通業(yè)務的檔案管理隊伍為支撐。檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作將面臨著許多新情況、新特點、新問題，因此需要不斷地提高檔案隊伍的管理水平、業(yè)務能力、理論、技能等方面的素質(zhì)以及職業(yè)修養(yǎng)、作風修養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能適應不斷發(fā)展的檔案事業(yè)。同時，注重加強檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務交流和培訓。通過培訓和交流，使他們盡快了解別人的先進經(jīng)驗，掌握前沿的技術(shù)和最新的要求，將學到的內(nèi)容融入到工作實踐當中。

4 結(jié)語

總之，檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，同時需要遵循量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局、科學規(guī)范的檔案管理，才能適應新形勢的需要，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供堅實的保證，才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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