天津市社會(huì)保險(xiǎn)電子業(yè)務(wù)檔案可行性分析

楊茜

摘 要：天津市社會(huì)保險(xiǎn)基金管理中心一直致力于推動(dòng)電子業(yè)務(wù)檔案的發(fā)展。本文首先從社保檔案的特點(diǎn)入手，解釋了其電子化的必然性；然后進(jìn)行縱向?qū)Ρ?，重點(diǎn)闡述了社保電子業(yè)務(wù)檔案發(fā)展的幾個(gè)時(shí)期；最后從現(xiàn)有條件出發(fā)，分析了天津市社會(huì)保險(xiǎn)電子業(yè)務(wù)檔案的可行性。

關(guān)鍵詞：天津市；社會(huì)保險(xiǎn)；電子業(yè)務(wù)檔案

當(dāng)前，國(guó)際國(guó)內(nèi)信息化發(fā)展迅猛，電子檔案的呼聲越來(lái)越高。2006年，中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)專(zhuān)家馮惠玲教授在參加中國(guó)信息資源管理論壇時(shí)曾提出：要全面制定和實(shí)施我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略[1]。從此，電子文件和電子檔案的頂層設(shè)計(jì)、集中控制以及全面規(guī)劃正式走上了軌道。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案作為檔案的一個(gè)門(mén)類(lèi)，具有自己的特點(diǎn)：專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、庫(kù)存量及增量巨大、涉及大量參保對(duì)象的敏感信息。因此社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的電子化之路顯得尤為曲折，但卻勢(shì)在必行。

1 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

1.1 專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)，是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中直接形成的專(zhuān)業(yè)性文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》（人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局第3號(hào)令）中所提，現(xiàn)有社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分為九大類(lèi)58小類(lèi)，涉及社會(huì)保險(xiǎn)管理、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇、失業(yè)保險(xiǎn)待遇、工傷保險(xiǎn)待遇、生育保險(xiǎn)待遇、統(tǒng)計(jì)、稽核監(jiān)管等多項(xiàng)業(yè)務(wù)，是社保獨(dú)有的、與眾不同的業(yè)務(wù)檔案。

1.2 檔案庫(kù)存量及增量巨大

隨著全民參保計(jì)劃的持續(xù)推廣，社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面越來(lái)越大，其所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案也呈現(xiàn)越來(lái)越多的趨勢(shì)。以天津社保為例，2018年全市基本養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)分別達(dá)到844.3萬(wàn)人、1116.7萬(wàn)人，較2017年末上漲32.5萬(wàn)人和28.3萬(wàn)人。也就是說(shuō)每年至少要新增60.8萬(wàn)份檔案，以每卷400頁(yè)為準(zhǔn)，合1520卷。但實(shí)際遠(yuǎn)非如此，據(jù)天津市社保檔案館統(tǒng)計(jì)，2018年其庫(kù)存業(yè)務(wù)檔案615249卷，較2017年相比增量為55065卷，而其庫(kù)房余量則僅剩14萬(wàn)卷，庫(kù)存壓力巨大。

1.3 涉及大量參保對(duì)象的敏感信息

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是一門(mén)非常重要的民生檔案。秉著為參保人“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”的理念，它會(huì)詳實(shí)記錄每一位參保對(duì)象的社會(huì)保險(xiǎn)信息：姓名、身份證號(hào)碼、家庭住址，手機(jī)號(hào)碼、職業(yè)、家庭成員信息，甚至是生、老、病、死、殘等幾個(gè)人生的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)也會(huì)記錄在案。有時(shí)它甚至比戶(hù)籍信息都更加的翔實(shí)可信，因此社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案雖不是涉密檔案，但卻勝似涉密檔案，它記錄了每個(gè)參保對(duì)象的敏感信息，關(guān)系到每位參保對(duì)象的切身利益。

2 電子業(yè)務(wù)檔案的發(fā)展歷程

基于社保業(yè)務(wù)檔案的這些特點(diǎn)，以紙張為介質(zhì)的傳統(tǒng)存儲(chǔ)模式已無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前信息承載的需要，尤其是因其存量和增量巨大，傳統(tǒng)庫(kù)房已無(wú)法滿(mǎn)足其存儲(chǔ)需求，大家開(kāi)始探索電子業(yè)務(wù)檔案存儲(chǔ)模式。

前國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛曾提到：電子文件的產(chǎn)生，改變了對(duì)檔案存在形式、特征、意義的認(rèn)識(shí)。確實(shí)，電子文件的產(chǎn)生形式、歸檔及其傳遞、存貯、保存管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)、方法都有不同[2]。這也就注定了電子業(yè)務(wù)檔案的探索必定是一條曲折而漫長(zhǎng)的道路。

現(xiàn)階段的電子業(yè)務(wù)檔案正在經(jīng)歷三個(gè)階段：

初期，人們逐漸意識(shí)到電子業(yè)務(wù)檔案的操作方便、傳遞快捷、資源共享、存儲(chǔ)便捷等優(yōu)點(diǎn)，于是就想到為業(yè)已形成的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案作電子備份，但是基于電子文件易被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，所以規(guī)定保管期限為30年及以上的業(yè)務(wù)檔案必須要進(jìn)行雙套制留存，由此形成了“收集材料—整理材料—組卷立卷—移交歸檔—著錄掃描”的模式，電子文件的形成放在最后一步。這個(gè)時(shí)期的電子文件其實(shí)只是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化結(jié)果，并不是真正意義上的電子文件。但這步探索很關(guān)鍵，而且確實(shí)也為檔案的查詢(xún)利用提供了極大的便利。

中期，隨著參保人數(shù)的增加，業(yè)務(wù)檔案數(shù)量隨之驟增，人們開(kāi)始意識(shí)到電子文件置于末端還是無(wú)法解決紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案存儲(chǔ)壓力的問(wèn)題，因此開(kāi)始探索“收集材料-打印主表-發(fā)送業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)-高拍影像-整理材料-掃碼著錄-組卷立卷”新的歸檔模式。這種電子影像在前端形成的新型模式很大程度上減少了紙質(zhì)檔案的數(shù)量，一些普遍性的個(gè)人材料，如個(gè)人身份證、殘疾人證等都不需要再攜帶復(fù)印件，直接由高拍儀形成電子影像傳到后期著錄即可，這種模式也是現(xiàn)階段天津社保正在應(yīng)用的模式，但是這種模式下的電子檔案依舊不是真正意義上的電子檔案，也僅僅是將紙質(zhì)檔案提前進(jìn)行了數(shù)字化，并沒(méi)有從本質(zhì)上改變歸檔的固有模式。

現(xiàn)在，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+社保檔案”的高端模式正在悄然形成?！靶畔⑿ｒ?yàn)-業(yè)務(wù)受理-文件流轉(zhuǎn)-業(yè)務(wù)辦結(jié)-文件封裝-四性檢測(cè)-歸檔接收-保管利用-備份容災(zāi)”這種模式真正實(shí)現(xiàn)了同步經(jīng)辦、同步歸檔的理念，充分利用了信息共享、大數(shù)據(jù)分析等手段將控制之手伸到文件生命之源，實(shí)現(xiàn)電子文件的前端控制，全程管理，但是這種模式僅有個(gè)別地區(qū)在試點(diǎn)，還沒(méi)有大面積推廣[1]。

3 天津市發(fā)展社會(huì)保險(xiǎn)電子業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)有條件

3.1 政策、法律支持

一直以來(lái)，電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)都是檔案學(xué)界的熱門(mén)話題。尤其是電子檔案能否在整個(gè)生命周期中始終保證其真實(shí)性和長(zhǎng)期可存儲(chǔ)性成為檔案學(xué)界一大難題。正因如此，電子檔案的發(fā)展才會(huì)在很長(zhǎng)一個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)停滯不前。而如今，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的引入，以及先進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家越來(lái)越重視電子文件，不少地區(qū)、行業(yè)都已探索制定適合自身管理需要的電子文件管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，繼而推動(dòng)了國(guó)家法律的制定與頒布。據(jù)統(tǒng)計(jì)從2003年7月28日國(guó)家檔案局發(fā)布第6號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》開(kāi)始，截至2018年，我國(guó)已頒布電子文件管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)39部，涉及電子公文、一般電子文件管理、專(zhuān)門(mén)類(lèi)電子文件管理、電子文件存儲(chǔ)與保管、電子文件著錄、文件數(shù)字化等多個(gè)領(lǐng)域。尤其是今年，國(guó)家檔案局新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》將于年內(nèi)出臺(tái)，新形式的電子文件如何歸檔，電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性如何保證，檔案系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全等都將在有所體現(xiàn)。政策法規(guī)的支持將為天津市社會(huì)保險(xiǎn)電子業(yè)務(wù)檔案的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 金保二期系統(tǒng)的投入使用

金保二期系統(tǒng)的投入使用為社保電子業(yè)務(wù)檔案的發(fā)展提供了技術(shù)支持。新系統(tǒng)將原本與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相剝離的檔案系統(tǒng)嵌入其中，探索實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案一體化。雖然現(xiàn)在采用的還是前面提到的中期模式，但是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接發(fā)送到檔案系統(tǒng)這一關(guān)鍵步驟已經(jīng)為電子業(yè)務(wù)檔案歸檔模式鋪好了路，亟待條件成熟就可推行。

3.3 政府的大力支持

攸關(guān)電子業(yè)務(wù)檔案整個(gè)生命周期的非常重要的一環(huán)就是電子簽名和數(shù)字認(rèn)證。重點(diǎn)不是技術(shù)問(wèn)題，而是資質(zhì)問(wèn)題。作為電子文件的安全保障機(jī)制，提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)的可靠性、公正性、安全性、真實(shí)性與長(zhǎng)期性問(wèn)題至關(guān)重要，所以數(shù)字認(rèn)證機(jī)構(gòu)必須是政府直接組建或經(jīng)政府考核認(rèn)證的是機(jī)構(gòu)，近年來(lái)天津一直在這方面努力，2019年天津網(wǎng)信辦表示將重點(diǎn)解決數(shù)字認(rèn)證問(wèn)題，推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”，這一決策也是推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)網(wǎng)上經(jīng)辦和電子檔案的發(fā)展的關(guān)鍵的一步。

參考文獻(xiàn)

[1]楊安蓮.中國(guó)特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)[M].上海：上海世界圖書(shū)出版公司，2017.5.

[2]鄧小軍.熱門(mén)話題：電子文件[J].中國(guó)檔案，1998（10）：33-34.