新時期優(yōu)化城建檔案管理工作的策略探析

溫彩云

摘 要：檔案不僅是歷史的見證者，同時也是歷史的記錄與還原者。對于城建檔案而言，其有著一定的專業(yè)性，通過對城市建設(shè)進行真實記錄，進而能夠為城市規(guī)劃與建設(shè)、管理提供相應(yīng)的理論指導(dǎo)。本文首先對城建檔案管理工作中存在的一些問題進行探討，并進一步研究新時期條件下，加強城建檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：新時期；城建檔案管理；優(yōu)化策略

1 引言

隨著國內(nèi)城市化進程的不斷加快，城市規(guī)劃以及建設(shè)管理工作越來越受到居民的重視與關(guān)切。這一過程中，做好城建檔案的管理工作有著極其重要的意義。怎樣才能做好城建檔案管理工作，進而為城市建設(shè)和當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展提供更有價值的服務(wù)，目前已經(jīng)長為了擺在管理人員面前的一個重要課題。

2 新時期城建檔案管理工作出現(xiàn)的一些問題

2.1 管理意識有待加強

近幾年來，城市經(jīng)濟發(fā)展迅猛，部分管理人員還沒完全意識到城建檔案管理工作的重要性。再沿用以往的方式開展檔案管理工作，將導(dǎo)致城建檔案失去原有的價值。當(dāng)前，一些檔案管理部門存在著有名無實的問題，工作人員缺乏較強的檔案管理意識，不注重城建檔案管理所發(fā)揮的重要作用。長此以往，勢必會影響到城市未來的建設(shè)與規(guī)劃。

2.2 檔案管理體系有待完善

就目前的城建檔案管理單位來說，并沒有建立起一套相對完備的城建檔案管理體系，具體開展工作時存在著嚴重的無序性。同時，對于新時期條件下社會的發(fā)展沒有一個全新的概念，工作中缺乏創(chuàng)新觀念。甚至一些地區(qū)的管理工作主要以人工操作為主，不注重信息化平臺的建設(shè)。

2.3 城建檔案資料缺乏齊備性

資料不完備在一些地區(qū)的檔案管理中表現(xiàn)的尤為嚴重，同時還有部分地區(qū)存在著城建檔案信息資料破損、陳舊的問題，這直接影響到檔案的合理使用。由于對城建檔案的重要性缺乏認識，再加之檔案的收集、整合存在著一定的難度，因而很多地區(qū)的檔案管理部門處于一種被動的工作狀態(tài)。

2.4 管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

隨著城市經(jīng)濟社會發(fā)展速度的不斷加快，新時期條件下對于城建檔案管理工作有了更高的要求?，F(xiàn)階段，從事于檔案管理的人員不具備相應(yīng)的專業(yè)理論構(gòu)架，并且在工作經(jīng)驗與實踐能力存在著一定的缺陷。此外，還有一些管理人員缺乏較強的職責(zé)意識與素養(yǎng)，這就使得檔案管理工作質(zhì)量遲遲得不到有效提高。另外，部分地區(qū)不注重管理人員的考核，對于人才的選拔沒有建立起相應(yīng)的機制，這就使得管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)得不到有效的提高。

3 城建檔案管理工作的重要性研究

通過做好城建檔案管理工作，能夠為城市經(jīng)濟社會發(fā)展注入更大的活力。從本質(zhì)上來說，城市發(fā)展的過程有著較強的逐層推進性，因而在進行城市建設(shè)工作時，要嚴格遵循相應(yīng)的發(fā)展規(guī)律，并且這一過程中要對發(fā)展的階段性特征進行深入的剖析，這就需要城建檔案為此提供堅實的理論支撐。此外，做好城建檔案管理工作，還能給一些突發(fā)事件的解決提供可靠的依據(jù)，這對于確保城鎮(zhèn)居民的生命與財產(chǎn)安全發(fā)揮了十分重要的作用。另外，在開展城鄉(xiāng)規(guī)劃與建設(shè)、管理等工作時，也要將城市建設(shè)檔案作為重要的科學(xué)依據(jù)。尤其對于建設(shè)行政主管部門而言，其工作中要依法行政，這就要求城市建設(shè)檔案為此提供相應(yīng)的依據(jù)。

4 新時期優(yōu)化城建檔案管理工作的策略分析

4.1 提高城建檔案的利用率

就當(dāng)前城建檔案的利用服務(wù)而言，仍處于被動提供服務(wù)的狀態(tài)，主動提供服務(wù)的方式并沒有大范圍實行。所謂的主動提供服務(wù)，就是要求管理部門主動的為利用者提供服務(wù)與幫助，并為利用者提供相應(yīng)的預(yù)測。為達到這一目的，城建檔案部門要積極開展講座，并且要定期舉辦報告會或展覽，這樣一來才能為城建檔案做好宣傳，以尋求更多的利用群體。作為檔案管理部門，要注重信息化管理服務(wù)體系的構(gòu)建，各地區(qū)可以根據(jù)自身的發(fā)展狀況，將必要的檔案信息存入到云計算中，進而實現(xiàn)資源共享的目標。此外，日常管理工作中，要根據(jù)利用者的具體需求做出相應(yīng)的調(diào)節(jié)，對于部分有欠缺的資源及時做好補充。

4.2 提高規(guī)范化管理水平

通過提高管理工作的規(guī)范化水平，可以顯著改善城建檔案管理工作的效率和質(zhì)量。一方面，管理人員要對城建檔案進行相應(yīng)的審查和核實，特別是本區(qū)域內(nèi)已經(jīng)建設(shè)完成的工程項目，應(yīng)要求檔案資料具有較高的完整性和真實性，并且嚴格做好審核工作。另一方面，在進行城建資料的移交工作時，不僅要保證準備文件、施工文件以及后期竣工文件的完備性，同時還應(yīng)要求相關(guān)資料能夠滿足城建檔案管理系統(tǒng)的嚴格要求。此外，在開展城建檔案的著錄工作時，要加強對現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用。尤其是近幾年來，信息技術(shù)發(fā)展迅猛，管理軟件更迭較為迅速，這就要求管理人員在開展城建檔案的管理工作時，首先要對結(jié)合當(dāng)前、當(dāng)?shù)氐淖陨戆l(fā)展情況與檔案需要狀況進行研究，并以此為依據(jù)進行檔案的著錄工作，這一過程中要注重細節(jié)性、規(guī)范性等問題的把控。最后，在進行城建檔案的案卷組合管理工作時，要提高管理工作的標準化水平，一旦發(fā)現(xiàn)有案卷內(nèi)容存在錯亂，或者是檔案頁碼存在缺失、雜亂等問題，要及時采取措施進行補救與處理。

4.3 管理人員要提高服務(wù)意識

作為城建檔案的管理工作者，要在日常工作注重逐步樹立其嚴謹?shù)姆?wù)意識，并且要和當(dāng)?shù)氐氖┕挝恢g建立起互通、良好的合作關(guān)系。對于城建檔案的管理單位而言，要及時對新時期管理工作的要點進行分析，并且要積極轉(zhuǎn)變以往的服務(wù)方式，主動尋求施工單位的配合，與當(dāng)?shù)氐慕ㄔO(shè)部門、施工單位之間要建立起暢通的溝通渠道，變原來的被動服務(wù)方式為主動服務(wù)，并且要改變以往的指導(dǎo)性管理模式，逐步向主動型、創(chuàng)新型的管理模式過渡。此外，對于城建檔案管理人員來說，要在日常工作中多深入基層，對階層的情況進行全面的了解，并且要深入到施工一線，對于工程的進度、規(guī)模等信息進行深入的了解。另外，還要對施工單位的訴求進行整合，及時幫助施工方做好協(xié)調(diào)，解決他們遇到的問題?？傮w而言，檔案管理工作者不僅要做好工前宣傳、施監(jiān)督與指導(dǎo)工作，同時還要對竣工后的相關(guān)事項進行督導(dǎo)，進而確保城建檔案有著較高的準確性、完整性和規(guī)范性。

4.4 建立健全城建檔案管理機制

由于城建檔案管理工作有著較強的技術(shù)性與專業(yè)性，并且具體工作中需要在職人員嚴肅認真的對待。同時，城建檔案管理工作的涉及面相對較廣。因而，具體管理工作中要嚴格堅持依法治檔的重要原則，不斷細化管理工作的規(guī)章制度，提高城建檔案的法制化水平。另外，城建檔案管理部門要認真落實好制度、規(guī)程的修訂與完善工作，不斷提高管理工作的規(guī)范化、制度化效果。

4.5 加強城建檔案信息化建設(shè)

一方面，各地區(qū)要注重城建檔案信息化、數(shù)字化平臺的建設(shè)。具體而言，不僅要逐步提高檔案目錄的規(guī)范性，同時還要注重城建檔案的數(shù)字化接收，日常工作中要加強對館藏檔案的數(shù)字化管理工作，進而提高管理質(zhì)量與效率。另一方面，要注重專業(yè)化、數(shù)字化管理人才的引進，不斷提高城建檔案的信息化水平。此外，還要定期對工作人員開展專業(yè)培訓(xùn)，積極鼓勵管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)軟件，提高管理隊伍的專業(yè)化水平。

5 結(jié)束語

城建檔案管理工作有著一定的復(fù)雜性、長期性特點，其屬于系統(tǒng)性工程。因而，在進行城建檔案的具體管理時，既要豐富城建檔案管理的細則與管理制度，同時還要注重人才培養(yǎng)，提高管理工作的信息化、數(shù)字化水平，加強對信息資料的收集與整理，提高管理工作的質(zhì)量和效率。

參考文獻

[1]孔令飛.新形勢下如何做好城建檔案管理工作的相關(guān)探討[J].產(chǎn)業(yè)論壇，2014（9）：17-18.

[2]梁麗芬.對新時期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作的研究[J].科技與創(chuàng)新，2015（14）：41-43.

[3]孔令飛.新形勢下如何做好城建檔案管理工作的相關(guān)探討[J].產(chǎn)業(yè)論壇，2014（9）：17-18.

[4]袁志海.試論加強城建檔案基礎(chǔ)管理工作的有效措施[J].城建檔案，2012（07）：25-26.