科研生產(chǎn)單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化前的鑒定工作

史慧娟

檔案作為歷史的原始記錄和憑證對于任何單位都有著十分重要的作用，對科研生產(chǎn)單位來說更是如此。在項(xiàng)目研究過程中所產(chǎn)生的科技檔案不僅是產(chǎn)品研制本身過程的記錄，同時(shí)也是日后產(chǎn)品試制、批產(chǎn)、優(yōu)化改型的重要依據(jù)。更可為日后其他同類產(chǎn)品的研發(fā)提供參考與借鑒。故而科技檔案的利用率較其他類型檔案而言更高，為更好的提供利用，發(fā)揮科技檔案的價(jià)值，原紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作就成為必然趨勢。當(dāng)面對眾多、繁雜的紙質(zhì)檔案，哪些需要數(shù)字化，哪些優(yōu)先數(shù)字化就成為許多科研生產(chǎn)單位在紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)首先要面對的問題。以下就紙質(zhì)檔案數(shù)字化前的鑒定工作談一點(diǎn)個(gè)人看法。

1 需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案的鑒定原則

1.1 精煉原則

為提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化的效率、同時(shí)有效降低數(shù)字化的成本，在鑒定時(shí)一定要注重精煉原則。如面對不同研制階段的眾多檔案應(yīng)優(yōu)先掃描轉(zhuǎn)階段前的最終版本。對構(gòu)型復(fù)雜的科研產(chǎn)品，應(yīng)優(yōu)先掃描關(guān)重件的產(chǎn)品圖樣其次是普通件，最后是標(biāo)準(zhǔn)件。技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等也應(yīng)優(yōu)先掃描與轉(zhuǎn)段圖樣匹配的版本?？裳袌?bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等如有草稿、定本與正本的之分，僅數(shù)字化正本即可；再如正本有多份的情況下，應(yīng)選擇字跡清晰的版本掃描。

1.2 系統(tǒng)性原則

鑒定人員在鑒定時(shí)也要考慮科研產(chǎn)品檔案的系統(tǒng)性、全面性，必須要保持檔案之間的聯(lián)系。如還在現(xiàn)產(chǎn)的科技檔案，其初步設(shè)計(jì)階段、詳細(xì)設(shè)計(jì)階段、試驗(yàn)試制階段、定型階段、批生產(chǎn)階段等各階段檔案文件均應(yīng)數(shù)字化，而不能僅保留最新階段的檔案。產(chǎn)品立項(xiàng)的請示件與相應(yīng)的批復(fù)件均應(yīng)數(shù)字化，千萬不可因?yàn)榕鷱?fù)件不是本單位發(fā)文就予以數(shù)字化。

1.3 效益最大化原則

鑒定中應(yīng)結(jié)合各單位自身實(shí)際，力爭以最小的投入使有價(jià)值的檔案能最大限度地發(fā)揮作用，這就是效益最大化原則。對于一此歷史較長的科研生產(chǎn)單位，建議可以從利用率的角度來及保護(hù)珍貴檔案的角度考慮檔案數(shù)字化的優(yōu)先程度。

2 需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)

2.1 內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

檔案的內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要的因素，所以檔案鑒定的首要標(biāo)準(zhǔn)就是內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)?？梢詮囊韵氯齻€(gè)角度去判定：1）內(nèi)容的重要性。主要是指這份檔案是指導(dǎo)決策性的檔案還是一般說明性檔案；是反映項(xiàng)目全面和全局性的檔案還是反映項(xiàng)目部分研制情況的檔案。在科技檔案中舉例來說，就是轉(zhuǎn)階段會(huì)議的決策優(yōu)先于日常例會(huì)的決策紀(jì)要，總體圖優(yōu)先于部件圖，部件圖優(yōu)先于零組件圖。2）內(nèi)容的獨(dú)特性。這主要是指檔案的“獨(dú)一無二”。例如對單位而言有特殊意見的標(biāo)識性的產(chǎn)品檔案；某一產(chǎn)品中的特殊試驗(yàn)、新的方法、新的材料、新的設(shè)計(jì)等等。但然這里的獨(dú)特性也包括“除重”。除了精煉原則中提及的草稿、定本、正本這種情況，還包括一些內(nèi)容重復(fù)的文件，如月度總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等等，也應(yīng)按需做刪減。

2.2 時(shí)間/時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)

這里的時(shí)間是指檔案形成的時(shí)間，而時(shí)效是指檔案在業(yè)務(wù)、法律等方面具有的時(shí)效性。對于歷史悠久的科研生產(chǎn)單位而言，其產(chǎn)品多種多樣，這時(shí)就可以從時(shí)間/時(shí)效這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來鑒定需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案。在研、在產(chǎn)的科技檔案優(yōu)先數(shù)字化。一些停產(chǎn)多年，且無維護(hù)需求的科技檔案就可推后其數(shù)字化工作。

2.3 相對價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)

這是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較有價(jià)值。例如前面所說的一些停產(chǎn)多年，且無維護(hù)需求的科技檔案，這些檔案中如果有1949年新中國成立之前的檔案，他就比其他檔案多出了歷史價(jià)值，自然相對價(jià)值就高，條件許可時(shí)可優(yōu)先數(shù)字化。再比如前面所說的月度總結(jié)，如果沒有這一季的季度總結(jié)，那這份月度總結(jié)就較其他的相對價(jià)值高，先可考慮將其數(shù)字化。

3 需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案的鑒定方法

需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案最基本的鑒定方法就是直接、具體的審查檔案，也就是通常所說的直接鑒定法。這就要求檔案鑒定人員逐卷、逐件、逐頁的審查檔案材料。從上述所說的幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)方面，全面考查檔案的價(jià)值，判定是否需要數(shù)字化及數(shù)字化的優(yōu)先級別。為了更好、更合理的鑒定檔案，除了檔案專業(yè)的鑒定人員外也可邀請相關(guān)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)人員共同參與。鑒定時(shí)應(yīng)先確定這個(gè)產(chǎn)品項(xiàng)目的數(shù)字化的必要性，然后以案卷為基本單位進(jìn)行逐卷、逐頁鑒定?？紤]到一卷案卷內(nèi)文件的高度聯(lián)系性與相對完整性，建議在數(shù)字化時(shí)應(yīng)按卷掃描。

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化已成必然。檔案館人員應(yīng)不斷提高自身素質(zhì)、轉(zhuǎn)變思想，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，做好館藏檔案的數(shù)字化工作，提升檔案的價(jià)值，提供更好的利用服務(wù)，為公司的科研生產(chǎn)工作提供更多的便利。