基于互聯(lián)網(wǎng)時代下高校檔案綜合信息化管理對策研究

泉州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 福建 泉州 362000

1 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，高校管理運(yùn)行的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)變，日常工作已經(jīng)基本實現(xiàn)了智能化的管理和自動化辦公，特別是對檔案管理工作來說，信息技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用能夠改進(jìn)和優(yōu)化工作方式，使工作過程更加合理信息化管理模式的建設(shè)，能夠有效提升檔案管理效率，對工作的開展提供技術(shù)支持，為整體管理提供參考，對管理部門的高效運(yùn)行起到積極作用。

2 互聯(lián)網(wǎng)時代下高校檔案綜合信息化管理重要性

2.1 提升檔案管理的效率 高校檔案管理工作主要是對相關(guān)文獻(xiàn)資料、教職工和學(xué)生資料進(jìn)行基本管理，為相關(guān)部門提供調(diào)閱和查詢使用服務(wù)。隨著檔案管理模式的信息化，能夠通過信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對檔案資料的信息化管理。同時，通過與信息化平臺進(jìn)行合理對接，實現(xiàn)與教學(xué)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的有效結(jié)合，借助相關(guān)的管理資源，提升學(xué)校整體的管理效率。[1]

2.2 提升檔案的利用率 當(dāng)前管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)的保存，具體操作過程中，仍然存在著許多問題，其應(yīng)用方式相對原始，只能對資料信息進(jìn)行簡單的查詢，只能滿足調(diào)用者的部分要求，對資料的使用效率低。而信息化管理模式的建設(shè)，能夠依托對檔案數(shù)據(jù)的深入分析，通過信息化平臺的運(yùn)用，為使用者提供更加便利的服務(wù)。

3 互聯(lián)網(wǎng)時代下高校檔案管理的問題

為適應(yīng)社會發(fā)展的要求，高校的教學(xué)規(guī)模不斷升級，同時科研工作項目和人員的逐漸增長，實驗數(shù)據(jù)資料的增多，對檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，當(dāng)前的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)學(xué)校的高速發(fā)展，存在著許多問題。

3.1 信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不完善 許多管理人員對檔案工作不夠重視，投入力度有限，相應(yīng)硬件和軟件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境配置不夠完善。大多數(shù)管理部門已經(jīng)配備了基礎(chǔ)的計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，但依然缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，不能對檔案信息進(jìn)行及時的查詢和調(diào)用，加大降低了對檔案資料的管理力度。[2]

3.2 管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn) 當(dāng)前的管理模式只是對資料信息進(jìn)行簡單的分類儲存，對數(shù)據(jù)信息的處理和分析不夠全面和深入，使檔案的利用局限于簡單的查詢和調(diào)用，無法與學(xué)校的教學(xué)管理形成互聯(lián)，不能實現(xiàn)信息資源的有效整合，較低了學(xué)校整體的管理效率。同時檔案管理的信息化管理過程缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案形成的各個環(huán)節(jié)，只是對相關(guān)資料進(jìn)行簡單的整理，無法形成統(tǒng)一的模式，很大程度上增大了維護(hù)和管理難度。同時也增大了也其他院校和上級部門的檔案交流與溝通，為相關(guān)工作的進(jìn)行增加了難度，如人員交流調(diào)動等。

3.3 專業(yè)人才的缺乏 檔案的信息化管理需要專業(yè)人才完成相應(yīng)的工作，如信息平臺的搭建和維護(hù)、檔案數(shù)據(jù)的分析和檔案數(shù)據(jù)庫的完善等。而大多工作人員缺乏必要的信息化技能，不能對檔案信息進(jìn)行有效的信息化處理，無法實現(xiàn)信息化建設(shè)的優(yōu)勢，達(dá)不到信息化管理的要求，極大降低了管理效率。

4 互聯(lián)網(wǎng)時代下高校檔案綜合信息化管理措施

4.1 提升對檔案管理工作重視 檔案工作的順利開展，能夠?qū)W(xué)校的正常運(yùn)行起到積極作用，通過對檔案資料的詳細(xì)提取和科學(xué)處理，可以為學(xué)校的正常運(yùn)行和政策活動的制定提供參考，能夠為管理運(yùn)行的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)提供保障，保證穩(wěn)定的發(fā)展勢頭。因此，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)重視，加大資金和政策的傾斜力度，將其作為學(xué)校運(yùn)行中的關(guān)鍵部分進(jìn)行建設(shè)，充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)優(yōu)勢，對檔案信息進(jìn)行整合和優(yōu)化配置，為學(xué)校的發(fā)展進(jìn)行有效的技術(shù)和數(shù)據(jù)支持。

4.2 加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè) 檔案的信息化管理需要以信息設(shè)備為基礎(chǔ)，作為檔案數(shù)據(jù)的處理存儲和使用的載體，因此，要建設(shè)完善的管理體系，需要加大信息化設(shè)設(shè)建設(shè)。應(yīng)用專業(yè)設(shè)備，對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案，并對電子檔案進(jìn)行全面的分析，提取關(guān)鍵點，形成檔案數(shù)據(jù)庫，方便管理和調(diào)用。同時配置相應(yīng)的傳感器設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)框架，對紙質(zhì)檔案的保存流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的監(jiān)控，實現(xiàn)對檔案的全面管理。要增設(shè)服務(wù)器和交互平臺，加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理和檢索能力的同時，為使用者提供更加便利的服務(wù)，提升管理質(zhì)量。[3]

4.3 信息化管理平臺的搭建 在對檔案信息化處理和相關(guān)設(shè)備配置完善的基礎(chǔ)上，要對檔案形成、處理、存儲、使用和后期維護(hù)的全過程進(jìn)行合理的規(guī)劃，制定統(tǒng)一的信息化操作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，建立信息化管理平臺，對管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，利用專業(yè)的系統(tǒng)軟件，對相關(guān)操作進(jìn)行有效處理，簡化運(yùn)行流程，實現(xiàn)檔案管理的高效運(yùn)行。通過信息平臺可以與學(xué)校的管理平臺進(jìn)行對接，實現(xiàn)對管理工作的有效把控，對學(xué)校的健康發(fā)展起到積極作用。

4.4 加強(qiáng)人才隊伍建設(shè) 檔案信息化建設(shè)需要操作人員具備相應(yīng)的能力和技術(shù)，對工作流程的執(zhí)行和監(jiān)管，需要員工進(jìn)行準(zhǔn)確的操作。這就需要積極引進(jìn)優(yōu)秀專業(yè)人才，實現(xiàn)管理平臺基礎(chǔ)框架的建設(shè)和維護(hù)，并對開展針對性的專業(yè)培訓(xùn)，提升工作效率，進(jìn)而提升整體的管理水平。

5 結(jié)語

高校作為我國高等教育和科研工作的重要機(jī)構(gòu)，能夠?qū)ι鐣?jīng)濟(jì)的發(fā)展起到關(guān)鍵作用，而高校檔案的信息化管理，能夠?qū)Ω咝５臄?shù)據(jù)資源進(jìn)行整合和深入分析，為學(xué)校的正常運(yùn)行提供有效支持，為各個部門的運(yùn)行提供高效便捷的服務(wù)，有效提升學(xué)校的管理水平。