電子信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用解析

陳倩 江蘇省常熟市航道管理處

引言：在時代進步、科技發(fā)展的21世紀，信息化已經(jīng)成為上至80歲老人，下至牙牙學語的小孩都耳熟能詳?shù)脑~語，影響著人們的生產(chǎn)、生活與工作，使這些方面產(chǎn)生了極大的變化，檔案管理在應用信息化管理模式后更是如此。在現(xiàn)代化發(fā)展中，檔案管理實現(xiàn)信息化發(fā)展是必然的，固步自封或者對時代發(fā)展不敏感必將會在這個信息化發(fā)展浪潮中退出。

一、電子信息化檔案管理模式的含義與特點

（一）電子信息化檔案管理模式的含義。信息化已經(jīng)成為21世紀發(fā)展的標志，各行各業(yè)的發(fā)展都依靠信息化加快了生產(chǎn)工作的效率，而電子信息化管理正是以先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，以現(xiàn)代化的科學技術(shù)手段為指導形成的一種信息轉(zhuǎn)化成電子化模式并進行儲存的管理方法。一般來說，電子信息化管理模式的應用主要是將單位或企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展中涉及到的各種信息輸入到私人電腦、U盤、硬盤或者網(wǎng)絡(luò)上，然后運用計算機設(shè)計的特定程序，對這些信息進行分類匯總、調(diào)查總結(jié)以及實現(xiàn)傳遞轉(zhuǎn)運的目的。檔案管理模式實現(xiàn)了電子信息化不僅可以保存以文字形式存在的資料信息，還能儲存單位或企業(yè)發(fā)展中應用到的各種圖片、音頻、視頻等信息，并對其分類，如此一來，不僅極大地減輕了檔案管理員的勞動強度，還提高了檔案文件的保存時間，對于單位或企業(yè)的健康發(fā)展來說尤為重要。

（二）電子信息化檔案管理模式的特點。檔案管理實現(xiàn)電子信息化的管理模式只要一臺電腦就能完成所有的工作，包括檔案的生成、歸類、簽發(fā)、查找、保存等，而且檔案的閱讀形式也成了電子版的在電腦上閱讀，這是與傳統(tǒng)檔案管理不同的地方。檔案管理要求收錄的信息資料都是真實可靠的，經(jīng)得起查找驗證，而且具有規(guī)范性和可利用性，這就需要在浩瀚的檔案資料中查找可利用的信息，并將這些信息中冗雜部分去除，若是傳統(tǒng)形式的檔案管理模式，會增加許多人力物力成本，還會存在查找不完全等問題，而電子信息化檔案管理模式的應用，只需要在電腦上進行幾個輕松的操作就可以完成之前大部分的工作，工作人員能在較短的時間內(nèi)完成較多的工作，提高了工作速度。因此，電子信息化檔案管理模式在時代的發(fā)展中已經(jīng)趨于成熟，而且信息的錄入、儲存、查閱等各方面的操作也在不斷完善，更適合單位或企業(yè)發(fā)展的需求，便捷性與嚴密性的特征使得其深受檔案管理人員的歡迎。

二、電子信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用

（一）實現(xiàn)了檔案管理的流程化工作模式。傳統(tǒng)的檔案管理僅是在一個地方存儲紙質(zhì)的資料，若是需要查閱必須要到這個地方進行，而且大多數(shù)資料只有一個，難以共享，而電子信息化檔案管理模式的應用，則實現(xiàn)了資源的共享，所有人都可以通過登錄計算機來查閱自己所需的資料。此外，這種管理模式使得檔案管理變得有條理性，形成了流程化的工作模式，不再是傳統(tǒng)上的對檔案資料進行查詢前需要耗費大量的時間來查找資料所在的位置，而信息化的檔案管理模式則在使用之前就由專門的程序設(shè)計人員設(shè)計好了管理模式，若是需要查閱信息，則需要在電腦上輸入自己的權(quán)限與需要查閱的內(nèi)容即可。

（二）提高了檔案管理工作的即時性效果。在電子信息化檔案管理模式應用之前，檔案管理人員需要耗費大量的時間來進行資料文檔的整理、歸類，而且這項工作十分繁重，導致很多管理人員不想從事檔案管理的工作，而從事了這項工作的人員大多數(shù)會消極怠工，使得檔案信息管理工作的質(zhì)量難以保證。即便檔案管理工作人員認真工作，最大化的提高工作速度與效率，但是信息的整理過程還是會耗費大量的時間，這就導致在需要用到檔案信息的時候不能正常使用，給相應的工作帶來極大的困難。而電子信息化檔案管理模式的應用，可以有效規(guī)避以上所有的問題，工作人員在極短的時間內(nèi)就可以完成檔案信息資料的錄入工作，能有效保證檔案信心管理工作的及時性，而且在計算機中還會自動對這些信息進行歸納、鑒別，這就使得信息的實用性功能得到了有效發(fā)揮。

（三）增強了檔案管理的安全性保護。檔案管理對于單位或企業(yè)來說是其發(fā)展的根本，對于國家來說更是如此，因此必須要保證檔案資料的安全性，不會發(fā)生資料泄密的情況。在信息保密方面，電子信息泄露雖然比紙質(zhì)檔案增加了更多的途徑，檔案信息的保密難度也相對應增加，但是只有做好相應的防護措施，謹慎處理檔案的保存與傳遞，在實際保密中就會比紙質(zhì)檔案更加嚴密。由于電子信息檔案管理是將資料信息放入互聯(lián)網(wǎng)中，為了避免黑客攻擊防火墻，竊取檔案資料信息或者合法用戶超越自身閱讀權(quán)限的行為，需要由信息安全人員升級防火墻，并將電子檔案分級保存，針對不同人員的工作性質(zhì)與地位設(shè)置不同的閱讀權(quán)限，甚至是讓一些檔案只有在特定的區(qū)域或電腦上才能閱讀。

（四）提升了檔案管理工作的精準性檢索。檔案的建立是為了之后需要的時候進行查閱，因此檔案檢索是檔案管理的重要部分，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要人工對所需要的內(nèi)容進行查詢，耗費了人力物力不說，在查詢完之后還需要對這些資料重新整理，還增加了不必要的工作量。電子信息化檔案管理模式的應用，使得人們可以在計算機中完成相應的檢索工作，只要輸入需要檢索內(nèi)容的關(guān)鍵詞就可以查詢到所需要的檔案，提高了檢索的效率與精準性。

結(jié)束語：總而言之，電子信息化檔案管理是信息化時代發(fā)展下的一個產(chǎn)物，其實現(xiàn)了檔案管理的流程化發(fā)展、提高了檔案管理工作的即時性效果、增強了檔案管理的安全性保護、提升了檔案管理工作的精準性檢索。