試論檔案管理中的聲像檔案管理策略

趙濤 魚臺縣濱湖街道辦事處

聲像檔案是現(xiàn)代檔案館的關(guān)鍵構(gòu)成部分，在實(shí)際考察應(yīng)用中發(fā)揮著重要作用。所以，為了更好地保護(hù)和利用這些生動和形象的獨(dú)特載體檔案，我們務(wù)必采用相應(yīng)的策略。

一、聲像檔案的主要特征

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步導(dǎo)致了許多以聲像檔案形式存檔的檔案。作者認(rèn)為它主要具有以下特點(diǎn)：

1.直觀形象特征。聲像檔案以音頻，視頻等形式存在，因此可以實(shí)現(xiàn)音視頻所承載事件的客觀詳細(xì)記錄，檔案信息更直觀盒形象性，并且對于紙質(zhì)檔案來說，聲像檔案比紙質(zhì)檔案相對更可靠。所以，聲像檔案資源的優(yōu)勢是紙質(zhì)檔案不能相比的。

2.作為其它檔案資源的有效補(bǔ)充。雖然聲像檔案具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能相比的優(yōu)勢，但是并不表示傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會不存在，相反，這種存檔載體可以相互補(bǔ)充并相互相成，例如，在會議檔案的情況下，會議形成的決議和會議記錄都是紙質(zhì)檔案的形式，參與者的照片，演講和會議進(jìn)程能夠以聲像檔案的形式存儲，當(dāng)研究人員需要研究會議狀況時，紙質(zhì)檔案和聲像檔案可以使研究人員從不同的方想知曉整個過程和畫面，使會議的研究成果更加真實(shí)，值得信賴和直觀。

二、檔案管理中的聲像檔案管理問題解析

檔案管理中的聲像檔案管理問題主要表現(xiàn)為：

1.管理制度問題。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有少數(shù)單位開發(fā)了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，許多單位處在自由組建和無規(guī)則自由處理的狀況。而且，許多聲像檔案不是集結(jié)統(tǒng)一管理，缺少必須的管理制度，還有些單位有管理制度，但實(shí)施不夠。

2.意識問題。隨著社會的發(fā)展和工作的需求，機(jī)構(gòu)，企業(yè)和事業(yè)單位的聲像設(shè)備得到了非常大的改進(jìn)，大多數(shù)單位都配備了聲像設(shè)備，一般來說，聲像設(shè)備相對齊全?？墒牵曄裨O(shè)備的管理也存在不同程度的混亂，大多數(shù)單位沒有聲像設(shè)備管理制度和使用需求，這可能導(dǎo)致一些設(shè)備擱置并且不能充分發(fā)揮作用，一些設(shè)備存儲在部門或個人手里，并且使用人員不清楚或經(jīng)常更改，設(shè)備無法有效使用，最終一些重要活動未及時記錄，檔案未完全保留，給聲像檔案的生成和存檔帶來了后患。

3.歸檔問題。聲像檔案具有很強(qiáng)的時效性和特殊的歸檔要求，比如，照片底片應(yīng)該一起存檔，圖像應(yīng)該補(bǔ)充文字注明，假如沒有及時歸檔，以后攝影師也很難完全準(zhǔn)確地回憶起它們。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多單位累積了未歸檔的照片，大部分照片和底片已經(jīng)分開或沒有底片。文字說明也難以解釋。最初是一張非常珍貴的照片，但鑒于缺乏及時歸檔而失去了存儲和使用的價值。

4.保存問題。聲像檔案的存儲要求比紙質(zhì)文檔的存儲條件更嚴(yán)格，可是，一般單位把聲像檔案存儲在文書柜中并與其他檔案混合，它們沒有恒定濕度，恒溫和防磁的存儲要求，結(jié)果，一些照片變黃并褪色，膠片粘附和劣化，磁帶損壞，不利于聲像檔案的長期存儲和利用。

三、檔案管理中的嚴(yán)格聲像檔案管理策略解析

1.創(chuàng)立完善聲像檔案管理制度。對于聲像檔案管理中出現(xiàn)的問題，檔案管理的聲像檔案管理必須合理地制定實(shí)用的管理制度，以規(guī)范聲像檔案的管理。所以，每個單位必須創(chuàng)建健全相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范化管理，對形成的聲像材料從收集，整理，備案到移交到檔案室統(tǒng)一管理，擬定嚴(yán)格的制度，禁止分開流失，杜絕據(jù)為己有。明確規(guī)定日常存儲，借閱和使用聲像檔案，應(yīng)將聲像檔案的悠久和長遠(yuǎn)存儲按期移交給檔案館，以保證實(shí)施有關(guān)的規(guī)章和制度，要制定有效的完整策略，確定責(zé)任，依法管理，遵循規(guī)則和遵循法律，逐步形成自覺的行動，保證聲像檔案歸檔的質(zhì)量。

2.提升聲像檔案管理意識。檔案管理工作不但是檔案部門的事情，也是所有立檔單位乃至整個社會的事情，各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注是做好檔案管理的主要保證，結(jié)合有關(guān)實(shí)踐分析：一是要爭取主管部門和新聞機(jī)構(gòu)的支持，引起社會的廣大關(guān)注，因而提升全民的檔案意識，尤其是各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案意識，營建優(yōu)越的檔案工作氛圍。其次，我們必須把握住機(jī)遇，在服務(wù)中心工作。檔案部門和每個立檔單位要善于抓住機(jī)會，結(jié)合當(dāng)?shù)睾蛦挝恢行牡墓ぷ鳎ㄟ^館、室藏檔案和生動的運(yùn)用實(shí)例發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。

3.加強(qiáng)聲像檔案歸檔管理。檔案管理的聲像檔案歸檔管理策略重點(diǎn)是：一是通過正常移交接收。該科室移交給檔案室，檔案室移交給檔案館。二是核心單位和核心部門重點(diǎn)征集。對于產(chǎn)生大量聲像檔案的本地關(guān)鍵單位和部門，有必要集中加強(qiáng)征集，定期溝通并掌握情況。三是直接從攝像師那里收集。對于歸于攝像師手中存檔范圍的聲像檔案，有必要努力收集。四是普遍的社會收集。對于散布在私營部門的聲像檔案，使用發(fā)布公告，發(fā)布文件，上門實(shí)地尋找，采用有償征集、無償捐獻(xiàn)、創(chuàng)建名人全宗、個人代存等方法大量收集。

4.做好聲像檔案保存。聲像檔案管理需要基于聲像檔案安全存儲的需求，恒溫，恒濕，防磁，防光，防火等是必不可少的要求，所有機(jī)構(gòu)必須配備有關(guān)的設(shè)施和設(shè)備，聲像檔案必須單獨(dú)卷成卷，分別存放在聲像柜或封閉的鐵柜中，嚴(yán)格把握倉庫的溫度和濕度，遠(yuǎn)離光源，磁場等，并采用按期倒帶查驗(yàn)保護(hù)措施，如磁帶，錄像帶和光盤，并且實(shí)行數(shù)字化存儲，定期拷貝，最大限度地延長聲像檔案的使用壽命。

結(jié)束語：總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，辦公室，企業(yè)和事業(yè)單位逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，同期形成了大批的聲像檔案。這些聲像檔案是每個單位檔案的關(guān)鍵構(gòu)成部分，并增強(qiáng)了聲像檔案的征集和管理，這對單位和社會具有重大意義?？墒?，鑒于各方面原因，造成聲像檔案的管理存在很多問題，所以，采用相應(yīng)的措施來增強(qiáng)聲像檔案的管理具有重大意義。