淺談計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

姚海紅

摘 要：計算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展，改變了人們傳統(tǒng)的工作模式，極大地提高了工作效率，有效地降低了人們的工作量，同時也避免了人工出錯的概率。對于辦公工作的創(chuàng)新改革而言，計算機(jī)信息處理技術(shù)可以說是居功至偉。但在實際運(yùn)用過程中受各方面因素的影響，導(dǎo)致計算機(jī)信息處理技術(shù)的作用難以在辦公中得以充分的發(fā)揮，甚至由于某些應(yīng)用問題的發(fā)生而影響了辦公的效率。因此，本文簡要論述了計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用中存在的問題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決策略，從而能夠更好地將其應(yīng)用到辦公自動化中，更好地發(fā)揮計算機(jī)信息處理技術(shù)的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：計算機(jī) 信息處理 辦公自動化 信息處理技術(shù)

中圖分類號：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2019）03（b）-0145-02

1 計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用時存在的問題

計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化過程中得到了廣泛的應(yīng)用，極大地提高了人們的工作效率，但是根據(jù)本文的調(diào)查可知，在單位政府辦公自動化中，應(yīng)用計算機(jī)信息處理技術(shù)時，依然存在很多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 辦公自動化軟件缺乏實用性的特點

利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息處理是辦公自動化中的常用方式，然而不同行業(yè)對信息處理的要求不同，所以需要辦公自動化體現(xiàn)其實用性的特點，這是目前計算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用過程中的不足：第一，不同行業(yè)和不同單位對于信息處理的要求不同，雖然都屬于辦公自動化軟件，但是很多個性化的需求進(jìn)行定制，但是目前的辦公自動化軟件缺乏個性化需求的定制功能，還需要在整體框架的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，只能實現(xiàn)半自動化的效果；第二，很多工作人員在使用辦公自動化軟件的過程中發(fā)展，其對信息處理的效果非常不好，無法更好地滿足實用性的需求，從而導(dǎo)致辦公自動化軟件被擱置，人們依然采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行信息化處理。

1.2 需要計算機(jī)專業(yè)人員進(jìn)行操作

目前，很多辦公自動化軟件對于操作人員的專業(yè)性有著較高的要求，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，目前很多辦公自動化軟件的功能非常齊全，而且也具有一定的個性化定制功能，但是人們在使用過程中發(fā)現(xiàn)，會經(jīng)常出現(xiàn)莫名其妙的問題，從而對整個辦公自動化系統(tǒng)造成影響。而操作人員不具有專業(yè)的知識，無法及時對問題進(jìn)行修復(fù)，需要專業(yè)的人員進(jìn)行操作，進(jìn)而影響單位政府辦公室的正常工作。第二，很多操作人員自身的辦公自動化能力較差，因此需要經(jīng)過較長時間的培訓(xùn)，才能夠熟練掌握辦公自動化的操作過程；同時，由于辦公自動化軟件的個性化需求，從而導(dǎo)致使用過程比較復(fù)雜，操作人員上手比較慢，無法更好地滿足工作的需求。

1.3 協(xié)同工作中存在的問題

辦公自動化軟件中可以允許員工對一些工作流程進(jìn)行協(xié)同處理，但是在協(xié)同工作中依然存在多個方面的問題：第一，很多員工在使用辦公自動化軟件的過程中，僅僅關(guān)注自身的模塊，但是對于協(xié)同工作的內(nèi)容不夠了解，而如果軟件的功能不是特別全面，無法及時給工作人員進(jìn)行提醒，從而導(dǎo)致協(xié)同工作的效率非常低下。第二，在使用辦公自動化軟件過程中，往往會存在權(quán)限比較混亂的問題，不具有相關(guān)權(quán)限的人員可能會獲得相應(yīng)的權(quán)限，從而出現(xiàn)越權(quán)處理問題的情況出現(xiàn)，造成協(xié)同工作中的混亂；而且出現(xiàn)問題后，無法及時定位到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，會出現(xiàn)責(zé)任混亂的情況。

2 計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用策略

根據(jù)上文的分析可知，目前很多單位政府辦公室采用了辦公自動化軟件，并將計算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用其中，極大地提高了工作效率，但是也存在一些問題，本文對這些問題進(jìn)行了分析和論述，然后總結(jié)了相應(yīng)的完善策略，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 采取定制化的辦公自動化軟件

不同的單位政府部門具有不同的需求，因此在使用辦公自動化軟件的過程中，需要定制相關(guān)的功能，為此可以參考以下幾個方面：第一，單位政府辦公人員需要梳理相關(guān)的需求，然后交給軟件設(shè)計和開發(fā)人員，讓他們根據(jù)需求定制專門的辦公自動化，從而更好地滿足工作人員的個性化需求，更好地提高單位政府辦公室工作的效率。第二，軟件設(shè)計和開發(fā)人員可以提供一定的售后服務(wù)，對辦公自動化軟件使用過程中存在的問題進(jìn)行簡單描述，使用者可以根據(jù)問題產(chǎn)生的表現(xiàn)找到合適的解決方案；如果依靠軟件使用者無法很好地解決問題，就需要邀請軟件專家進(jìn)行修復(fù)。

2.2 提高辦公自動化工作人員的信息化水平

計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化軟件中應(yīng)用是未來工作的趨勢，因此相關(guān)的工作人員需要努力提高自身的信息化水平，從而能夠更好地滿足辦公自動化的需求。為此，可以參考以下幾個方面：第一，單位政府辦公室在進(jìn)行人員招聘的過程中，不僅需要對相關(guān)人員的專業(yè)知識進(jìn)行考核，而且還需要對其信息化能力、團(tuán)隊合作能力等綜合素質(zhì)進(jìn)行考核，從而能夠更好地選拔出符合招聘需求的人才。第二，對員工進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，幫助員工更好地了解辦公自動化軟件的使用技巧，使得他們可以熟練掌握軟件的操作，更好地應(yīng)對日常的工作；同時，公司可以鼓勵員工報考相關(guān)的辦公自動化軟件培訓(xùn)班，并為其報銷學(xué)習(xí)的費用，能夠極大地提高員工的工作熱情，積極投入到辦公自動化軟件的學(xué)習(xí)和使用過程中。

2.3 提高對辦公自動化軟件的重視

辦公自動化軟件的優(yōu)勢是非常多的，不僅能夠提高工作效率，降低工作人員的工作量，同時還可以減少出錯的概率，使得工作流程更加規(guī)范化。所以，為了更好地將計算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化軟件中，就需要提高辦公自動化軟件的重視，為此可以參考以下幾個方面：第一，企業(yè)不僅需要定制個性化的辦公自動化軟件，還需要建立相關(guān)的生態(tài)環(huán)境，例如，針對員工進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，積極宣傳辦公自動化軟件的優(yōu)勢，引導(dǎo)員工更快地適應(yīng)辦公自動化的氛圍等等；第二，企業(yè)需要制定科學(xué)合理的績效考核機(jī)制，將辦公自動化軟件的使用能力作為考核的重要內(nèi)容，能夠通過績效的形式督促企業(yè)員工更好地進(jìn)行辦公自動化軟件的學(xué)習(xí)，并積極使用辦公自動化軟件提高工作效率，提高企業(yè)的整體競爭力；第三，對企業(yè)進(jìn)行信息化的改革，企業(yè)在使用辦公自動化軟件后，可能會對原有的工作流程產(chǎn)生一定的影響，所以需要進(jìn)行信息化相關(guān)的改革。例如，可以根據(jù)辦公自動化軟件和企業(yè)自身的工作流程，對組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行重新劃分，適當(dāng)?shù)卦黾踊蛘邷p少工作人員，將資源進(jìn)行合理地分配，使其能夠更好地適應(yīng)信息化的趨勢。

3 結(jié)語

根據(jù)以上的分析和論述可知，雖然計算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化軟件中具有非常大的優(yōu)勢，但是實際應(yīng)用中依然存在很多問題，這些問題影響了辦公自動化軟件未來的發(fā)展，本文針對這些問題進(jìn)行了論述，進(jìn)而提出了相關(guān)的完善策略，從而能夠更好地推動辦公自動化軟件的應(yīng)用，提升各級政府部門的辦公效果和質(zhì)量。與此同時，基于篇幅有限，本課題研究可能在某些方面仍存在一定的不足之處，為此，筆者希望能夠借助本課題的研究，在社會各界引起人們對計算機(jī)辦公自動化問題的廣泛熱議，促使社會各界專家、學(xué)者廣泛地參與到本課題的研究中來，從各方面為計算機(jī)辦公自動化的有效實施提供多樣化的意見和建議，共同促進(jìn)本課題研究體系的完善。

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