事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析

侯 莉

山東省濟(jì)寧市文化和旅游路旅游公共服務(wù)中心 山東 濟(jì)寧 272000

引言

信息技術(shù)的快速發(fā)展,為檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)提供了支撐。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程,全面提升檔案管理水平,使檔案的價值得以最大限度地發(fā)揮,這對于促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

1.1 提高檔案運(yùn)行效率 新時期做好事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作,可以提高檔案管理工作的效率,有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的弊端,輔助構(gòu)建一個優(yōu)化檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了檔案管理設(shè)備、檔案人力資源與檔案建設(shè)戰(zhàn)略的優(yōu)化配置,對于促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展,從而有效應(yīng)對越來越龐大的檔案信息量有重要意義。采用數(shù)字化的檔案管理工作方式可以提高基層檔案管理人員的工作效率,有助于降低檔案管理成本,能夠形成優(yōu)質(zhì)的檔案運(yùn)行體系,對于促進(jìn)事業(yè)單位與上級行政機(jī)構(gòu)、社會公益服務(wù)對象保持良好的檔案數(shù)據(jù)信息聯(lián)系有重要價值,進(jìn)一步滿足了新時期各級機(jī)關(guān)和人民群眾對檔案的使用需求,真正減輕了檔案管理工作人員的壓力,全面提高檔案管理的有效性,達(dá)到促進(jìn)檔案事業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的目標(biāo)。

1.2 滿足檔案使用需要 數(shù)字化管理方式借助有效的信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理,可以把信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、個性化理念融入檔案管理當(dāng)中,可以進(jìn)一步借助大數(shù)據(jù)與云計(jì)算平臺進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息處理,從而滿足各方面對事業(yè)單位檔案資源使用的需要。隨著我國事業(yè)單位分類改革的深入實(shí)施,檔案管理工作也從傳統(tǒng)的檔案保管向著檔案資源開放性體系建設(shè)方向發(fā)展。檔案管理應(yīng)當(dāng)注重形成完善的管理體系,強(qiáng)調(diào)發(fā)揮事業(yè)單位檔案資源的使用價值,注重滿足各類企事業(yè)單位和大眾調(diào)閱使用公共信息的需要。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施路徑

2.1 完善檔案管理系統(tǒng) 提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理質(zhì)量,應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。注重加強(qiáng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理規(guī)劃,建立事業(yè)單位數(shù)字化管理發(fā)展規(guī)劃。首先,在上級檔案行政部門的主持下,開發(fā)符合事業(yè)單位性質(zhì)特征、符合行業(yè)檔案資源需要的檔案管理工作系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)珍貴檔案資源的有效管理。其次,完善事業(yè)單位檔案數(shù)字化資源的收集機(jī)制,優(yōu)化檔案管理工作體系,豐富數(shù)字化檔案資源的開發(fā)方式。

2.2 全面提高行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì) 在信息技術(shù)日漸發(fā)達(dá)的當(dāng)下,越來越多的先進(jìn)技術(shù)手段被應(yīng)用在檔案管理工作中,這就對檔案管理人員提出了新的要求,不僅要掌握熟練的檔案管理知識、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、數(shù)據(jù)錄入等基本技能,更要將已有的檔案資源轉(zhuǎn)化為有用的資源。檔案管理人員不僅要對檔案管理工作充滿熱情,更應(yīng)該樹立先進(jìn)的管理理念,以及強(qiáng)烈的責(zé)任感及使命感。因此,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、信息化管理,離不開專業(yè)的信息技術(shù)人才。單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視人才的挖掘、培養(yǎng),加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn),使他們與時俱進(jìn),掌握先進(jìn)的管理手段,努力打造一支高素質(zhì)、信息化、規(guī)范化的綜合型檔案管理人才。

2.3 對原有紙質(zhì)檔案的處理 在事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化以后,將會面臨原有紙質(zhì)檔案該如何處理的問題,在這一問題上,依然可以分三個階段進(jìn)行處理：第一階段是要將原來分散于各部門的紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集,整合之后重新梳理編輯目錄,并納入到事業(yè)單位的檔案管理統(tǒng)一體系中,實(shí)現(xiàn)對其統(tǒng)籌管理。第二階段是在事業(yè)單位已經(jīng)上線并運(yùn)行電子檔案管理系統(tǒng)后,可以將原先的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一外包給第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行托管,如果事業(yè)單位現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案數(shù)量較多,則可以從中選擇比較重要,并且實(shí)際利用率較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行托管。第三階段是可以對已經(jīng)掃描過的檔案進(jìn)行認(rèn)真的梳理和查判,將其中已經(jīng)確認(rèn)沒有必要進(jìn)行保存的紙質(zhì)檔案分批次銷毀,而對于有必要進(jìn)行保存的,則可以基礎(chǔ)留存或者委托托管。

2.4 利用數(shù)字化手段處理檔案管理信息資源 在促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中,應(yīng)該聯(lián)系現(xiàn)實(shí)情況對檔案管理展開全面分析,并建立健全檔案管理信息化體系,保證不同形式的檔案能夠?qū)崿F(xiàn)靈活轉(zhuǎn)化,進(jìn)一步完善檔案管理數(shù)字化模式。在對事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時,應(yīng)該對檔案數(shù)字資源進(jìn)行展開分析與管理,并凸顯出管理的重點(diǎn)內(nèi)容,確保檔案管理工作的質(zhì)量。

2.5V規(guī)范檔案著錄與分類號 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)必然離不開對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,檔案管理工作才會有條不紊地進(jìn)行。負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要深刻認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,嚴(yán)抓狠管檔案管理工作。制定有關(guān)檔案管理方面的制度,定期對檔案管理工作進(jìn)行督查。檢查中一旦發(fā)現(xiàn)問題,要及時進(jìn)行整改。還應(yīng)該對組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律知識,并對檔案管理人員實(shí)施考核,讓檔案管理工作者知道自己需要履行的職責(zé)。檔案管理中,對檔案管理人員的培訓(xùn)工作不容忽視,經(jīng)費(fèi)問題和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備問題也十分重要,計(jì)算的時候要將這些費(fèi)用加入預(yù)算當(dāng)中,這樣可以讓管理水平以及工作效率得到相應(yīng)的提升。

結(jié)語

信息化是社會不斷進(jìn)步的產(chǎn)物,也是時代的發(fā)展趨勢。檔案管理工作的信息化作為醫(yī)院工作的核心所在,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效管理的必經(jīng)之路,也是對醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化進(jìn)程提出的挑戰(zhàn)。因此,醫(yī)院檔案人員要順應(yīng)時代發(fā)展的要求,不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步,使檔案信息化管理工作更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用,為醫(yī)院的進(jìn)步提供源源不斷的動力。