圖書館辦公自動化系統(tǒng)管理建設(shè)

李 理

江蘇醫(yī)藥職業(yè)學(xué)院 江蘇 鹽城 224006

引言：

時代的發(fā)展帶動了信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步使得各個行業(yè)都運用計算機(jī)來處理一些相關(guān)的事物。要想提高圖書館工作的效率,就需要更好的進(jìn)行分析數(shù)據(jù),做好數(shù)據(jù)管理的工作,將計算機(jī)與圖書館工作相結(jié)合是非常有效的一個方式。在計算機(jī)非常普遍的社會背景下,提高圖書館工作的效率是非常有意義的。合理的完善的圖書館辦公自動化的系統(tǒng)有助于圖書館管理工作的發(fā)展。高效的圖書館的運營有助于規(guī)范辦公的流程和減少資源的消耗。因此,建立一個完善的圖書館辦公自動化的系統(tǒng),可以有效的實現(xiàn)內(nèi)部的圖書與外界之間的聯(lián)系,幫助領(lǐng)導(dǎo)很好的進(jìn)行決策和為公民提供服務(wù)。

一、圖書館辦公自動化可以實現(xiàn)的功能

圖書館的辦公自動化并非是簡單的用計算機(jī)來處理日常的辦公的工作,而是借用計算機(jī)的系統(tǒng)構(gòu)建一個平臺,能夠讓各個獨立的工作者可以聯(lián)合進(jìn)行共同,實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和信息共享的功能。只有能夠?qū)崿F(xiàn)這些功能的才能夠算是辦公自動化的系統(tǒng)。我們使用辦公自動化可以實現(xiàn)以下幾點功能,幫助我們更好的進(jìn)行圖書館的工作。

(一)日常辦公的工作。運用圖書館的辦公自動化的系統(tǒng)可以有效的管理好圖書館的日常辦公的工作,例如,像定時給領(lǐng)導(dǎo)提供的工作的計劃書,對于各種內(nèi)部的會議可以進(jìn)行有序的安排,還有助于完成任務(wù)后的總結(jié)、評價等工作,收集各個部門的報表,人事部門的日常事情也是可以完成的。運用這個系統(tǒng),可以讓各個部門的人們有效的進(jìn)行合作,共同完成好所需要的工作任務(wù)。[1]

(二)公文的管理的工作。運用圖書館的辦公自動化還能夠很好的完成圖書館內(nèi)部各種公文的流轉(zhuǎn)和歸檔的工作。不再是像傳統(tǒng)的進(jìn)行公文的管理工作那么復(fù)雜,傳統(tǒng)的公文工作,進(jìn)行公文的流轉(zhuǎn)是需要經(jīng)過不同的人,手續(xù)較為復(fù)雜,工作較為繁雜。而運用圖書館的辦公自動化的系統(tǒng),可以實現(xiàn)日常的公文的收、發(fā)、流轉(zhuǎn)和登記的工作。公文的格式也隨著時代的發(fā)展實現(xiàn)了電子文本的格式,還有掃描圖像格式的公文,公文的形式也多樣化了起來,更加方便各部門日常的錄入,檢索,查詢和打印的工作。[2]

(三)業(yè)務(wù)的管理的工作。圖書館的辦公自動化有助于規(guī)范化圖書館的各種的工作流程,建立起管理階層與各個部門之間的鏈接,實現(xiàn)各種業(yè)務(wù)的無紙化和自動化。這樣的模式非常的方便與各個部門之間的合作。并且目前我國的形勢也是大力的推動圖書館數(shù)字化的建設(shè)。這樣不僅僅是有助于個人工作效率的提高,也更有助于實現(xiàn)群體之間的有效合作。讓各個部門之間進(jìn)行有效的合作時跨越了時間和空間上的限制。

二、在建設(shè)圖書館自動化系統(tǒng)時會出現(xiàn)的問題

(一)對于圖書館自動化系統(tǒng)的認(rèn)識不夠。很多的人可能認(rèn)為建立圖書館自動化系統(tǒng),要選擇功能非常齊全的或者是認(rèn)為價格很高,系統(tǒng)更好。這樣的認(rèn)識是錯誤的。從理論上來說,這樣的認(rèn)識是可以的,但是從實際的角度看,這樣的認(rèn)識是不行的。對于使用者來說,系統(tǒng)沒有必要有很全面的功能,滿足大部門的必需的功能就已經(jīng)是足夠了的。一是沒有必要,二是功能越多,系統(tǒng)就越復(fù)雜,操作方式越難。功能的增加帶來的是價格的上升,就會增加一種隱形的消費。[3]

三、更好的實現(xiàn)圖書館的辦公自動化系統(tǒng)的措施與方法

(一)領(lǐng)導(dǎo)階層要重視圖書館的辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)。要建設(shè)圖書館的辦公自動化系統(tǒng),就需要圖書館內(nèi)每一位工作人員都能充分的掌握到圖書館辦公自動化系統(tǒng)的使用方式。只有每一位工作人員都是用這個系統(tǒng)才能夠讓這個系統(tǒng)發(fā)揮出最大的作用。因此,領(lǐng)導(dǎo)階層要動員全體工作人員使用系統(tǒng),重視系統(tǒng)的建設(shè)。辦公自動化的系統(tǒng)中的大量的業(yè)務(wù)都是通過工作流程來實現(xiàn)的。而工作流程的核心往往都是領(lǐng)導(dǎo),如果領(lǐng)導(dǎo)階層沒有重視這個系統(tǒng)并且?guī)ь^使用這個系統(tǒng),就不能夠很好的鼓勵普通員工使用這個系統(tǒng),普通員工使用的積極性就會降低,就不能夠充分的發(fā)揮出這個系統(tǒng)的優(yōu)勢。[4]

(二)注重對系統(tǒng)進(jìn)行全面的規(guī)劃,明確各個子系統(tǒng)的職能。辦公自動化系統(tǒng)是一套整體系統(tǒng),它有著眾多的子系統(tǒng),是由不同子系統(tǒng)組合而成的。這種組合方式的長處便是將日常辦公業(yè)務(wù)由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變成了數(shù)字化。圖書館的這套系統(tǒng)就如財務(wù)、人事、翻譯等等需要用到的專業(yè)化的軟件一樣,都是不可缺少的,一旦缺少專業(yè)化的軟件,很多工作忙起來非常的繁瑣。同樣,辦公自動化系統(tǒng)也是圖書館不可或缺的一部分。我們既然將辦公自動化的系統(tǒng)看作是一個進(jìn)行整合,有助于人們共同合作的平臺,我們就需要規(guī)劃好不同子系統(tǒng)的職能,充分的發(fā)揮出每個子系統(tǒng)的作用。不規(guī)劃好不同子系統(tǒng)的職能,會造成智能的重復(fù),就不利于最大程度的發(fā)揮出圖書館自動化系統(tǒng)的作用,不利于自動化系統(tǒng)的建設(shè)。

四、結(jié)束語

綜上所述,我國的科技水平越來越高。新一輪的科技革命正在發(fā)生,我們要跟上時代的潮流,把握好時代的趨勢。在信息化、自動化的時代,建立圖書館自動化系統(tǒng)是圖書館這一行業(yè)必然的趨勢。自動化和信息化可以應(yīng)用的方面非常的多,也包括了圖書館日常的辦公工作和業(yè)務(wù)管理。因此,為了有更好的應(yīng)用,更加方便人們的生活。我們要重視這個趨勢,重視圖書館辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)。