基層單位檔案管理中存在的問題及對策

李燕華

山東德州齊河縣齊河公路局 山東 德州 251100

引言

檔案管理是非常重要的基礎(chǔ)性服務(wù)工作,是單位日常工作中重要的組成部分。做好檔案管理工作,可以更好地為日常工作提供支持,甚至成為解決歷史遺留問題的重要依據(jù)和有力保障。在當(dāng)前形勢下,應(yīng)對工作開展過程中的問題和不足進(jìn)行深入分析,提出科學(xué)有效的改進(jìn)策略,切實提升基層單位檔案管理工作水平。

1 加強基層單位檔案管理的重要性

作為基層單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員,都應(yīng)該密切跟進(jìn)檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程,探尋新型的管理方式和工作方法,逐步建設(shè)和培養(yǎng)一支管理能力強、綜合素質(zhì)水平較高的管理人員隊伍。同時還要確立相應(yīng)的管理制度,規(guī)范檔案信息搜集、整理和歸檔等重要基礎(chǔ)性工作的關(guān)鍵程序和流程,依靠完善的規(guī)章制度來規(guī)范工作人員的行為,合理解決當(dāng)前檔案信息管理過程中出現(xiàn)的各類不足和問題,為基層單位的良好發(fā)展提供信息支持和強大助力。

2 基層檔案管理工作中存在問題

2.1 檔案管理人員的意識不強,工作效率較低 在進(jìn)行基層檔案管理的過程當(dāng)中存在著各種問題：第一,檔案管理人員意識不強,自我工作效率較低。在發(fā)展的過程當(dāng)中,基層管理人員存在著很多問題,其中由于檔案管理人員自己的意識不強,直接影響了自我工作的時間。這樣做不但影響著檔案事業(yè)單位工作的正常進(jìn)展,也影響著自身的發(fā)展。

2.2 缺乏完善的檔案管理工作 由于公路部門領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案管理工作的忽視,沒有積極開展檔案專業(yè)教育培訓(xùn)工作,沒有投入物力財力研發(fā)檔案管理系統(tǒng),導(dǎo)致檔案工作人員缺乏足夠的檔案管理知識,檔案資料無法在日常工作中收集整理,降低檔案管理工作的時效性,甚至出現(xiàn)檔案保存丟失等情況。由于缺少先進(jìn)的辦公自動化檔案管理技術(shù)與理念,公路部門檔案管理工作跟不上時代步伐。在計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用下,電子檔案逐漸代替了紙質(zhì)檔案,沒有納入電子文檔統(tǒng)一收集管理,造成技術(shù)檔案的流失更是慘痛的教訓(xùn)。

2.3 檔案記錄不規(guī)范 公路檔案管理工作用到的工程用表是最常見的記錄模板。工程用表是按照國家規(guī)定的方式制作的,它是圍繞著公路質(zhì)量在公路施工時記錄的最原始數(shù)據(jù)信息。但在實際過程中不同地區(qū)填寫的工程用表方式也不盡相同,這樣就存在理解上的區(qū)別和工作管理中出現(xiàn)的問題,從而導(dǎo)致公路檔案資料錄入不規(guī)范。主要表現(xiàn)在幾個方面：一是檔案管理工程用表設(shè)計不規(guī)范,工程用表格式存在差異,不方便查閱；二是檔案記錄填寫并沒有做出明確而細(xì)致的說明,工程用表的填寫很是隨意,且內(nèi)容重復(fù)；三是我國現(xiàn)在的工程規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)老化,很多新的公路施工技術(shù)根本體現(xiàn)不出來,因此往往不能滿足現(xiàn)代的公路施工要求。

3 解決基層檔案管理工作問題的有效對策

3.1 融入現(xiàn)代化的管理控制意識,強化檔案管理工作的重要性 為了進(jìn)一步加強檔案管理工作,融入現(xiàn)代化的管控方式,應(yīng)該強化工作的重要作用,這是一種有效的方法。經(jīng)過現(xiàn)代化技術(shù)的使用和控制,將自我工作制度進(jìn)行完善,嚴(yán)格要求工作人員按制度進(jìn)行管理,強化檔案管理的作用,這樣做可以給人們帶來良好的工作范圍,可以有效提升檔案管理人員自我工作方式以及效率。

3.2 促進(jìn)公路檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平 第一,建立公路檔案管理信息數(shù)據(jù)庫。在公路管理工作中建立先進(jìn)的信息數(shù)據(jù)庫,不斷拓展信息渠道,提供更快捷、更高效的信息服務(wù)。第二,提升公路檔案管理綜合水平,在檔案管理中實現(xiàn)電子檔案信息化的形式借閱,保證檔案原件的完整性。

3.3 建立信息化管理 以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理模式已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。在信息化發(fā)展的過程中,公路檔案的載體發(fā)生了巨大的變化,由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展成為紙質(zhì)與磁盤、光盤等新型載體共存的局面,特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)的廣泛應(yīng)用,極大地增加了檔案的信息存儲量,而且利用速度快,具有直觀性、選擇性、易操作性。公路檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢,這就對檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,使其有更多時間和精力去研究檔案工作的規(guī)律,不斷改善檔案管理水平。更重要的是,檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段,為政府提供決策依據(jù),為大眾提供各項服務(wù)。

3.4 更新觀念,提高效率 想要不斷提高基層檔案的管理效率,就需要先提高單位相關(guān)人員的檔案管理意識。作為檔案管理工作順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ),必須加強宣傳推廣相關(guān)檔案法律、法規(guī)和各種管理制度,使得單位人員認(rèn)識到檔案是單位發(fā)展的前進(jìn)基石,是不能再生和替換的重要信息資源,是基層單位的極其寶貴的財富。逐漸讓基層單位明確認(rèn)識到對檔案進(jìn)行管理是每個職工應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù),讓其充分認(rèn)識到檔案管理的重要性,解決檔案管理工作過程中的各種疑難問題,為檔案的管理提供一個良好的環(huán)境。檔案管理人員的高素質(zhì)是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵,能有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。對此,相關(guān)的基層單位一定要定期的組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),逐漸的提高其專業(yè)水平,從而有效保障各項檔案工作的順利進(jìn)行。對于培訓(xùn)的內(nèi)容還要進(jìn)行定期考核,并為考核成績優(yōu)異和進(jìn)步較大的檔案管理人員提供一定的物質(zhì)獎勵,這樣還能在一定的程度上提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性。并且還要提高檔案管理人員的思想認(rèn)知水平,讓其對自身的專業(yè)技術(shù)能力有一定的認(rèn)識,對于工作中的不足和缺點進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)和改善,逐漸熟悉適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的各個工作環(huán)節(jié),慢慢掌握科學(xué)規(guī)范的檔案管理規(guī)則和方法,在不知不覺的過程當(dāng)中提高工作效率和基層檔案的管理質(zhì)量。

3.5 抓歸檔材料收集整理 檔案材料收集整理,應(yīng)該組織專業(yè)人員對事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行全面調(diào)查,減少因不良因素而產(chǎn)生的材料重復(fù)以及無效材料的出現(xiàn)。專業(yè)檔案管理人員應(yīng)該采取正確的查缺補漏的形式,對材料進(jìn)行統(tǒng)一的整理和處理,同一類別的檔案應(yīng)該按照同一類別的方式進(jìn)行排列,這樣做能夠保證檔案材料的完整和準(zhǔn)確無誤性。

結(jié)語

綜上所述,公路檔案管理工作對公路行業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用,但在現(xiàn)實的工作中還存在諸多問題,為了讓公路檔案管理得到完善,讓公路事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展,就需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法與技術(shù)規(guī)范,將公路檔案管理和公路建設(shè)結(jié)合起來,采用最先進(jìn)的管理方式,實現(xiàn)檔案管理與公路事業(yè)的同步發(fā)展。