關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理必要性與具體策略

薛暉 廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院

引言：人事檔案是人們行為信息的一個載體，它記載著人們學(xué)習(xí)和工作的重要經(jīng)歷，從這些信息之中，可以十分明確的看出來某個員工的學(xué)習(xí)和工作的履歷和思想政治等情況。在對人事檔案進(jìn)行管理的過程之中，革新人事檔案的管理工作是具有重大意義的。而在如今社會的發(fā)展和變革中，人事制度得到了進(jìn)一步的改革，同時一些事業(yè)單位對人事檔案的管理工作也就變得越來越重要了。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

對于一些事業(yè)單位來說，人事檔案管理對于單位內(nèi)部的發(fā)展是非常重要的。在事業(yè)單位的人事檔案的合理的管理之下，就會讓整個事業(yè)單位擁有一個更明確的目標(biāo)，并使人事管理制度的各方面的工作細(xì)節(jié)日益完善。下面是對一些重點(diǎn)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行簡單的介紹：

（一）人事檔案的基礎(chǔ)性價(jià)值和意義

在一些事業(yè)單位進(jìn)行人才招聘的過程之中，人事檔案管理最大的作用就是可以對招聘者進(jìn)行相關(guān)的履歷審核。另外，在實(shí)際的工作過程之中，還需要對每個員工的實(shí)際工作情況來進(jìn)行工作的評判。當(dāng)然，在對每一份人事檔案進(jìn)行分析的過程之中，也并不僅僅是當(dāng)下的實(shí)際工作情況，還有很多時候需要考慮到該名員工以往的工作經(jīng)歷，并根據(jù)這些較為全面的信息來做最后的分析與研究。所以，經(jīng)過這樣一系列的處理以后，對應(yīng)的事業(yè)單位就可以更好地對人才進(jìn)行更合理的崗位配對。

（二）人事檔案在決策中的作用與價(jià)值

在事業(yè)單位人事管理中，一名名員工就如同一塊塊磚瓦，共同累積成為一個龐大的事業(yè)單位，所以一個事業(yè)單位想要更好的發(fā)展下去，那么就必須將單位的利益與每個員工的利益進(jìn)行連接與捆綁，并制定出合理的制度來進(jìn)行獎罰。例如：可以對員工的績效以及其他方面進(jìn)行不定期的考核。通常情況下，每個企業(yè)都會有各個員工的一些工作業(yè)績與工作效果等等方面存入其人事檔案，這些檔案都對哪個員工做了哪些事情作出了詳盡的記錄。一旦單位出于某些原因，需要對某個或者某些工作人員的信息進(jìn)行調(diào)閱的時候，就可以從客觀性的方面對其進(jìn)行評判。而事業(yè)單位的相關(guān)決定也會因此而變得更加的準(zhǔn)確。無論是哪一時期對相關(guān)職工的記錄，都充分地體現(xiàn)出事業(yè)單位人事檔案的重大作用，即使是后期會有工作內(nèi)容的變更或者是其他種類信息的變更，這份檔案也仍然是一項(xiàng)重要的依據(jù)。特別是在對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行抉擇的過程中，上述所提到的那些信息都會成為判斷被選舉人的重要依據(jù)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的策略

（一）加強(qiáng)對人事檔案的管理

加強(qiáng)事業(yè)單位對人事檔案的管理力度，可以在一定程度上提升事業(yè)單位行政管理的能力。在平時的工作過程之中，還要對人事檔案工作的有效開展提供一定的保障，要明確地把它列入到事業(yè)單位的管理體系之中。同時，還需要專門設(shè)立一個小組以輔助與監(jiān)督相關(guān)檔案的管理工作，以確保檔案的準(zhǔn)確率。另外進(jìn)行檔案的管理工作需要花費(fèi)大量的金錢，所以這就要求事業(yè)單位要準(zhǔn)備好充足的檔案經(jīng)費(fèi)，不但要時時完善當(dāng)前的檔案儲備庫，還需要不斷地更新其安保設(shè)施，以確保檔案的安全。除此之外，對選擇管理人事檔案的專職人員方面，一定要優(yōu)先選擇具有良好品質(zhì)并具有責(zé)任心的工作人員，可以優(yōu)先考慮有經(jīng)驗(yàn)的干部進(jìn)行檔案管理，并對其進(jìn)行定期的培訓(xùn)與教育，使其綜合素養(yǎng)得到進(jìn)一步的提升。

（二）提升人事檔案管理職能

如果想要將人事檔案的管理工作做好，那就要求管理人員能夠合理地運(yùn)用管理職能。例如：相關(guān)人員在進(jìn)行管理的過程之中，需要充分地考慮該事業(yè)單位自身的一些實(shí)際情況，并根據(jù)這些實(shí)際的數(shù)據(jù)來更改相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。并根據(jù)實(shí)際情況的變動來合理地修改那些標(biāo)準(zhǔn)。還要有專門的人員進(jìn)行定期的檢查，嚴(yán)格落實(shí)檔案的規(guī)范管理工作。同時，為了方便以后的檔案查找工作，還需要根據(jù)檔案的使用需求以及其他特點(diǎn)將這些檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，以提高查找的便捷性。

（三）使人事檔案“物盡其用”

為了把事業(yè)單位人事管理檔案的作用最大化地發(fā)揮出來，就應(yīng)該在進(jìn)行相關(guān)管理工作的時候，明確檔案管理的目標(biāo)是什么，并在最大程度上保證檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。在對檔案進(jìn)行實(shí)際的管控過程中，除非是有確鑿證據(jù)說明原數(shù)據(jù)是錯誤的，否則都要以檔案所記載的內(nèi)容為參考標(biāo)準(zhǔn)，任何人不能因?yàn)槿魏卫碛呻S意的對這些人事檔案進(jìn)行更改，只有這樣才能確保那些檔案是有價(jià)值的。

結(jié)束語：每個事業(yè)單位都會存在大量不同種類的檔案，但是，在事業(yè)單位對這些檔案進(jìn)行管理的過程中，科學(xué)的人事檔案管理工作可以更合理地對人才進(jìn)行把控，進(jìn)而提高整個單位的工作效率。同時，也可以提供一些簡單的參考給其他的人事管理工作。但目前整個社會的人事檔案管理方面都不是十分完美，人事檔案的管理水平仍然需要得到進(jìn)一步的提升。