關(guān)于如何提高事業(yè)單位辦公室工作的質(zhì)量和效率

卓澤霖 廣東省醫(yī)療器械質(zhì)量監(jiān)

引言：事業(yè)單位辦公室工作質(zhì)量高低能夠直接展現(xiàn)出一個(gè)單位狀態(tài)以及外在形象，也就是事業(yè)單位辦公室和普通辦公室之間存在一定差異性，不同事業(yè)單位之間工作內(nèi)容不同，不過在本質(zhì)以及特性上依舊存在相同性。辦公室人員自身要具備非常強(qiáng)的工作修養(yǎng)，在實(shí)際工作期間，要時(shí)刻遵守定崗定人原則進(jìn)行，從根源上提升事業(yè)單位辦公室工作的整體質(zhì)量和效果。

一、事業(yè)單位辦公室工作介紹

辦公室工作涉及的內(nèi)容主要是統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)以及監(jiān)管等，對(duì)主要的工作內(nèi)容就是對(duì)文件、會(huì)議以及事件等進(jìn)行及時(shí)處理和解決，辦公室是事業(yè)范圍高層領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助部門，在事業(yè)單位工作中具有承上啟下的價(jià)值，在事業(yè)單位工作中，辦公室不僅僅是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)部門，并且可以確保范圍內(nèi)各項(xiàng)基本工作順利進(jìn)行，將工作內(nèi)容落實(shí)到實(shí)際工作中，能夠確保工作的順利進(jìn)行。不管是從本質(zhì)上分析，還是配型上分析，辦公室在其中都發(fā)揮不可缺少的價(jià)值，要對(duì)其他業(yè)務(wù)工作內(nèi)容進(jìn)行綜合分析，一般日常事務(wù)都是辦公室處理和解決。很多單位人員認(rèn)為辦公室自身工作存在復(fù)雜性和繁瑣性特征，并且日常工作任務(wù)量比較大。只是因?yàn)槿藛T對(duì)于辦公室工作營(yíng)造結(jié)果認(rèn)知不足，認(rèn)為其只是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，對(duì)基層職工工作形式進(jìn)行管理，其實(shí)很多工作背后都是辦公室人員付出的努力，將繁瑣的工作做的有條有序，對(duì)于辦公室人員的職責(zé)以及業(yè)務(wù)能力水平上都有很高的需求，所以在實(shí)際工作中對(duì)辦公室特性進(jìn)行了解是工作質(zhì)量提升的根本。

二、提高事業(yè)單位辦公室工作質(zhì)量和效率的最佳途徑

（一）定崗分人、明確分工

在進(jìn)行辦公室工作時(shí)，要善于從總體角度出發(fā)，最細(xì)微工作進(jìn)行有效處理，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工作質(zhì)量和效率的提升，在進(jìn)行事物處理工作過程中，一定要對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格要求和把握，結(jié)合工作機(jī)制和準(zhǔn)則進(jìn)行，對(duì)事件進(jìn)行靈活處理。第一，辦公室工作人員一定要做好參謀工作，明確自身基本職責(zé)，善于站在高度創(chuàng)新機(jī)制層次上分析，適當(dāng)給領(lǐng)導(dǎo)人員一定意見，保證各項(xiàng)工作決策能夠順利進(jìn)行，將工作全面落實(shí)下去，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)事業(yè)單位工作的監(jiān)督和管理。辦公室工作一定要充分發(fā)揮自身的工作職能，強(qiáng)化自身執(zhí)行力，以此形式可以實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室工作質(zhì)量的提升，使得辦公室內(nèi)各項(xiàng)基本工作可以順利開展。第二，事業(yè)單位各個(gè)部門之間要形成良好合作關(guān)系，要做到內(nèi)部工作無阻礙，和各個(gè)部門之間合作和溝通無影響，只有這樣才能夠確保事業(yè)單位辦公室工作效率不斷提升，并且還可以不斷提升事業(yè)單位辦公室工作整體質(zhì)量。第三，作為辦公室工作人員，一定要強(qiáng)化對(duì)自身工作崗位的理解，深度掌握工作職責(zé)。使得各項(xiàng)工作開展都能夠更加高效，是現(xiàn)在需要解決的首要任務(wù)，將監(jiān)管工作作為推動(dòng)事業(yè)單位有效進(jìn)展的基礎(chǔ)，對(duì)整體工作進(jìn)行全方位研究和分析，避免工作形式流于表面進(jìn)行，要穩(wěn)定牢固基準(zhǔn)情況下，對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作進(jìn)行優(yōu)化，提升整體監(jiān)管效果。

（二）辦公室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，提升工作效率

辦公室自動(dòng)化（OA）就是借助信息技術(shù)對(duì)事物信息、管理信息以及決策進(jìn)行綜合分析，對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)化管理，是一種朝向整體化的工作成果，可以最大限度提升日常管理工作的使用效果。OA在辦公室之中使用具有一定價(jià)值，是一種無法缺少的運(yùn)用體系。首先，需要在事業(yè)單位內(nèi)構(gòu)建團(tuán)隊(duì)，建立團(tuán)隊(duì)OA系統(tǒng)，對(duì)辦公室內(nèi)部所有工作進(jìn)行處理和分析，需要領(lǐng)導(dǎo)人員掌握一定軟件技術(shù)，同時(shí)還要熟知各項(xiàng)工作職責(zé)，在滿足不同工作需求基礎(chǔ)上，在監(jiān)管辦公室質(zhì)量基礎(chǔ)上，提升辦公速度和質(zhì)量，使得團(tuán)隊(duì)任何工作都能夠做到游刃有余，并且在實(shí)際工作中還要積極融入各種現(xiàn)代化管理模式。在事業(yè)單位信息化進(jìn)展中，可以采用創(chuàng)新形式和傳統(tǒng)形式結(jié)合手段，成立自資深工作小組，成員之間互相幫助。第二，對(duì)應(yīng)用工具進(jìn)行調(diào)整和完善，將OA系統(tǒng)落實(shí)到辦公室工作中，提升工作人員綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，以此不斷提事業(yè)單位工作質(zhì)量。并且要合理使用現(xiàn)代化工具，有效借助各種管軟件進(jìn)行工作，構(gòu)建雙系統(tǒng)運(yùn)行模式，對(duì)各個(gè)部門出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)解決，有效應(yīng)用電子工具保證辦公室工作效率同時(shí)，不斷提升工作質(zhì)量。第三，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化方案，結(jié)合辦公室理論條件，對(duì)整體質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控，在內(nèi)部構(gòu)建完善管理機(jī)制，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行合理監(jiān)管，并且在開展各項(xiàng)工作內(nèi)容時(shí)要符合管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一化管理，保證事業(yè)單位工作可以穩(wěn)定進(jìn)行。

三、結(jié)束語

總而言之，要想從根本上提升事業(yè)單位辦公室工作質(zhì)量和效率，就要和單位發(fā)展實(shí)際情況結(jié)合起來，對(duì)有價(jià)值的信息進(jìn)行嚴(yán)格把握和掌控，在編制決策內(nèi)容時(shí)，要善于站在領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)層次分析，只有這樣才能夠更加的把控全部，提升自身工作經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)提供更多決策和依據(jù)，確保辦公室工作順利開展。在事業(yè)單位中，辦公室工作要不斷提升外在形象，解放工作思想，發(fā)揮工作優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位發(fā)展提供有利條件。