事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)用分析

趙濤 魚臺縣濱湖街道辦事處

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，極大地阻擾了事業(yè)單位的發(fā)展，影響了事業(yè)單位在社會和經(jīng)濟中的作用。

（一）不平衡的重視程度

中國的事業(yè)單位對檔案管理的關(guān)注較少，每個單位對檔案管理給予不一樣的關(guān)注，在嚴重的情況下，一些事業(yè)單位一律無視檔案的管理，無法確保檔案的存檔時間，所需的資金，人力和財力，并無法發(fā)揮良好的監(jiān)督作用。當前，一些事業(yè)單位逐漸把檔案管理作為工作計劃，并安排相應(yīng)人員實施。但是，在實際工作中，檔案管理機制仍存在許多問題。

（二）保管條件差

鑒于檔案管理目前引起有關(guān)部門的正視，很多單位難以滿足統(tǒng)一，規(guī)范，一律齊整的管理制度的要求，一些事業(yè)單位的檔案管理已成為所有事物的存儲空間，檔案管理的基本設(shè)施并不完整，檔案柜的編碼相當混亂，總體來說，事業(yè)單位的檔案管理基本設(shè)施存在非常大的缺陷，嚴重破壞了一些檔案。

（三）薄弱的業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了更好地勝任檔案管理工作，管理者應(yīng)該具有更高的素養(yǎng)，方可完成這項工作，許多檔案管理職員多數(shù)都在別的部門調(diào)過來的，他們通常擔(dān)任多個職位，較多的工作使他們不能夠應(yīng)對檔案管理工作，檔案管理人員涵養(yǎng)較低，對事業(yè)單位的檔案管理非常不利。檔案管理級別與文檔歸檔級別，文檔分類和文檔保留期密切相關(guān)，低質(zhì)量使檔案管理無法及時提交的情況，許多檔案管理員不付責(zé)任處理檔案管理工作，這種隨便處理現(xiàn)象極大地阻礙了檔案管理。

二、如何創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理

（一）健全制度

事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)要改進，創(chuàng)建時應(yīng)遵照相應(yīng)的原則。第一，創(chuàng)建檔案管理有關(guān)制度應(yīng)遵照科學(xué)性和合理性原則，制定制度應(yīng)根據(jù)本單位的現(xiàn)實狀況，符合本單位檔案管理的特質(zhì)，更好地發(fā)展本單位的檔案管理有關(guān)工作。第二，制定檔案管理制度應(yīng)堅持實用、簡潔的準則，管理制度的創(chuàng)建應(yīng)以可操作性為終極宗旨，使檔案管理制度更好地發(fā)揮其標準和指導(dǎo)效用。第三，檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建要可以束縛員工并限制領(lǐng)導(dǎo)，這樣雙方面約束能更好地發(fā)揮檔案管理制度的管理性，機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮著指導(dǎo)和榜樣的角色，能夠推動檔案制度的施行。最后，嚴肅性是創(chuàng)建檔案管理制度的原則，能夠較好地實現(xiàn)檔案管理制度，其權(quán)限應(yīng)被視為制度在檔案管理實施中最關(guān)鍵的原則，在制度的實施過程中，應(yīng)明確界定獎勵和懲罰。

（二）加強組織領(lǐng)導(dǎo)

每級行政機構(gòu)應(yīng)加大對檔案管理的正視，并將其納入議程。第一，必須創(chuàng)建一個領(lǐng)先的檔案管理組織，定期查驗，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理。第二，貫串自己單位的檔案管理，在實踐中，創(chuàng)建檔案管理達到規(guī)定的標準升級審核機制，對檔案工作進行定性和定量審核。根據(jù)等級分類和指導(dǎo)原則，動態(tài)管理應(yīng)通過等級升降來執(zhí)行。同時，應(yīng)依照國家檔案館建設(shè)的有關(guān)準則，創(chuàng)建健全質(zhì)量管理體系，每個單位可以根據(jù)本單位的實際情況，商討擬定自己檔案工作的質(zhì)量評價準則，積極組織實行，促進檔案的規(guī)則化，標準化，科學(xué)化建設(shè)。

（三）開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提升人事檔案利用效率

實行檔案管理現(xiàn)代化是事業(yè)單位檔案服務(wù)改革和發(fā)展的需求，同樣是適應(yīng)檔案信息要求日益增長的客觀要求，為了最大限度地利用檔案，務(wù)必對檔案管理采用先進的科學(xué)技術(shù)手段，以達到提升工作效能和延長檔案使用時間。第一，各級機構(gòu)檔案管理部門要提升信息管理的及時性，精準性，及時地傳遞信息。第二，必須實施檔案的計算機協(xié)助管理，并使用計算機和掃描儀等先進設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)來整理檔案輸入計算機，通過相關(guān)的技術(shù)處理，把文本，圖片，音頻等資料轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式的共存。最后，我們必須充分運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來改進檔案管理，通過網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)未歸類為機密的檔案信息的社會共享，并提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)，為社會服務(wù)。

（四）可以提升檔案管理工作人員的素質(zhì)

可以培育和培養(yǎng)些比較專業(yè)的信貸人員和有關(guān)職員進行檔案管理工作，可以選擇一些優(yōu)秀的基層管理職員，對他們做出體系的培養(yǎng)，并可以按期給檔案管理人員進行培訓(xùn)，他們更專業(yè)的知識使檔案管理工作的有關(guān)職員可以提升整個團隊的工作才能。伴著檔案管理的持續(xù)推進，各樣科技技能逐漸廣泛應(yīng)用，這就需要檔案管理部門重視有才能人員的培育，提升檔案管理的科學(xué)化水平。最先，有關(guān)部門可以依照檔案管理工作的特征，定期展開必要的培訓(xùn)工作，對管理職員做出有目的性的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理職員的責(zé)任感，并改善檔案管理職員的有關(guān)工作才能，把檔案管理工作和科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，并使用科學(xué)技術(shù)來改進檔案管理。另外，事業(yè)單位務(wù)必增大有才能人員引進體制，搞好整頓檔案管理體制，經(jīng)過人才引入提升檔案管理職員的整體素養(yǎng)，有關(guān)工作部門增大資金投入，注重檔案管理的關(guān)鍵性，提升檔案管理職員的學(xué)習(xí)思想，不斷增強才能，提升檔案管理水平，運用多種管理方式，實現(xiàn)檔案管理工作符合中國經(jīng)濟發(fā)展和社會發(fā)展水平，實現(xiàn)中國檔案管理創(chuàng)新。

結(jié)束語：隨著中國科學(xué)技術(shù)的不斷進展，信息時代的來到漸漸滲入到每個領(lǐng)域，檔案作為社會基本信息資源的關(guān)鍵部分，檔案管理科學(xué)化的整體改進可以極大地實現(xiàn)中國文化軟實力的提升，不僅能在一定程度上達到中國文化軟實力的先進水平，而且為事業(yè)單位的檔案管理提供了極大的方便，進而減少了檔案管理的難度，提升了檔案的管理水平，更有效的推動檔案管理工作的開展。