政府采購檔案管理工作問題及對策研究

初春艷 吉林省集安市財(cái)政局

法治時代，《政府采購法》的出臺，為政府采購工作的高質(zhì)量高效率展開提供了法律依據(jù)。實(shí)務(wù)中，政府采購制度的落實(shí)，需要切實(shí)做好每一個環(huán)節(jié)的工作，其中檔案工作尤為關(guān)鍵和重要。隨著政府采購業(yè)務(wù)的日漸增多，與其相關(guān)的檔案也呈現(xiàn)出爆發(fā)之勢，加強(qiáng)檔案管理勢在必行。現(xiàn)階段，政府采購檔案管理工作仍存在問題和誤區(qū)，仍有一些亟待完善之處，通過分析問題，旨在提出可行的優(yōu)化對策，促進(jìn)政府采購檔案管理水平更上一層樓。

一、政府采購檔案管理工作中存在的問題

（一）觀念仍有落后之處

近年來，我國政府采購工作不斷發(fā)展，日趨規(guī)范，取得了積極的成績。與此同時，配套的政府采購檔案管理工作卻稍遜一籌，仍存在諸多問題，成為了這方面工作的薄弱點(diǎn)。實(shí)務(wù)中，政府采購部門將工作的重心放在各項(xiàng)采購實(shí)務(wù)中，對檔案管理則缺乏正確的認(rèn)識，更沒有足夠的重視。正因?yàn)橛^念的滯后，使得部分政府采購檔案未得以及時規(guī)整，隨意拆封、損毀破壞的現(xiàn)象也有所存在。

（二）制度仍有不完善

無論是政府采購工作，還是與之相關(guān)的檔案工作，都應(yīng)該有完善的制度作為根基、作為依據(jù)。《政府采購法》頒布實(shí)施后，政府采購工作的規(guī)范化得以保障，但在檔案管理方面，因缺乏相應(yīng)的制度建設(shè)，具體的工作展開沒有明確的指引和要求，難免也使得這一工作展開時的隨意性問題突出。

（三）信息化建設(shè)水平偏低

信息化時代，推進(jìn)檔案管理的信息化、電子化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，是與時俱進(jìn)，不斷提升檔案管理水平的不二之選。政府采購工作中，在電子檔案建設(shè)方面的滯后，說明了這一工作仍存在欠缺，難以與當(dāng)下時代社會發(fā)展的整體要求協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來。

（四）人力化建設(shè)稍顯不足

政府采購的檔案管理工作，是一項(xiàng)專業(yè)度比較高，又繁瑣復(fù)雜的工作。這一工作的完成，應(yīng)該有專業(yè)的經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員來進(jìn)行。實(shí)務(wù)中，政府采購檔案管理工作人員能力素質(zhì)仍有待提高，一方面是對政府采購各環(huán)節(jié)各流程的把握不足，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)疏漏之處，另一方面則是檔案整理、保存、保管的能力稍顯欠缺，導(dǎo)致檔案管理難以實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升。

二、優(yōu)化政府采購檔案管理工作的對策

（一）強(qiáng)化政府采購檔案管理意識培養(yǎng)

思想層面的關(guān)注與重視，是確保政府采購檔案工作得以高效高質(zhì)展開的根基。要有依法治檔的意識，嚴(yán)格遵循法律的要求來做好政府采購檔案管理工作，依程序來規(guī)范展開；要有真實(shí)、詳實(shí)的檔案管理觀念，對政府采購工作方方面面的信息進(jìn)行搜集、整理、歸檔，確保檔案的完整性與全面性；要有依制度規(guī)范管理的檔案意識，嚴(yán)格依照內(nèi)部檔案管理的制度要求，形成統(tǒng)一的立卷、借閱、保密、查閱、移交的體系，確保每一個環(huán)節(jié)都能夠規(guī)范展開，杜絕任何疏漏；要有高效率高質(zhì)量的檔案管理思想，既要保證檔案管理的整體質(zhì)量，又要盡可能地做到高效，不斷探尋檔案管理的新方法，全面提升工作的效率。

（二）優(yōu)化政府采購檔案管理制度建設(shè)

政府采購檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)的工作，是真實(shí)客觀記錄政府采購方方面面工作的資料，通過檔案管理，體現(xiàn)出采購各環(huán)節(jié)的專業(yè)、公平、透明、合法，使各資料信息都能夠做到有據(jù)可循。因此，對政府采購工作的檔案管理，應(yīng)該是建立在完善制度基礎(chǔ)上的，應(yīng)該有明確的管理制度作為依據(jù)來指導(dǎo)展開，從而確保每一個環(huán)節(jié)的到位。既要明確政府采購檔案管理的內(nèi)容，明確何種資料信息可以被歸入檔案，以便于操作的展開，又要明確各環(huán)節(jié)的具體流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的工作是嚴(yán)格依照程序，規(guī)范有序地展開的。

（三）推進(jìn)政府采購電子信息檔案管理

不斷加大對檔案工作的資金支持，改善政府采購檔案管理的物質(zhì)環(huán)境，推進(jìn)信息化管理建設(shè)的持續(xù)展開，是大勢所趨，亦是保質(zhì)保量的關(guān)鍵點(diǎn)。電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，是極為適宜內(nèi)容龐雜、信息多元的政府采購檔案的，更極大地提高了查閱的效率，確保了保管的安全。因此，應(yīng)該致力于規(guī)劃發(fā)展電子檔案，使之成為主要的檔案管理模式，輔之以紙質(zhì)檔案，以此來節(jié)約空間、提高效率。這也需要在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個流程做好相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，同樣也需要有配套的設(shè)施作為輔助。比如將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件掃描成電子檔案的“掃描儀”，就應(yīng)該大量購置，以滿足實(shí)踐工作的需求。

（四）重視政府采購檔案人員素質(zhì)提升

政府采購檔案管理工作的高質(zhì)量高效率展開，離不開專業(yè)的、高素質(zhì)檔案人員的參與、支持與努力。不斷提升檔案人員的能力素質(zhì)，使之充分認(rèn)識到這一工作的高要求，在日常檔案工作中才能確保信息的真實(shí)、全面、精準(zhǔn)。做好“請進(jìn)來”、“走出去”的兩個方面的工作，實(shí)現(xiàn)人才的合理流動，激發(fā)人才工作積極性。

三、結(jié)語

政府采購檔案客觀、真實(shí)、全面地記錄了與政府采購相關(guān)的各方面信息，便于依據(jù)此類信息進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總與分析，更能夠?yàn)榧o(jì)檢部門對采購相關(guān)的事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督提供明確的依據(jù)。針對當(dāng)前政府采購檔案管理存在的觀念、制度、業(yè)務(wù)以及人員等各方面的問題，有必要采取相應(yīng)的優(yōu)化對策，通過轉(zhuǎn)變觀念，制度建設(shè)，信息化推進(jìn)以及人才素質(zhì)提升等多個方面，營造適宜政府采購檔案管理工作高效展開的環(huán)境，助力管理水平日漸提升，充分發(fā)揮檔案管理的積極作用。