云會(huì)計(jì)在中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化中的應(yīng)用

張 煜

據(jù)《國家信息化發(fā)展評(píng)價(jià)報(bào)告（2016）》中的數(shù)據(jù)顯示，2016年我國信息化的全球排名已迅速躍升至第25位，這標(biāo)志著近年來我國的信息化發(fā)展取得了舉世矚目的成績，但作為創(chuàng)造了60%以上國內(nèi)生產(chǎn)總值的中小企業(yè)卻在信息化建設(shè)與發(fā)展方面嚴(yán)重滯后。會(huì)計(jì)信息化作為企業(yè)信息化的核心，在中小企業(yè)的信息化建設(shè)中起著決定性的作用。云計(jì)算是當(dāng)今信息技術(shù)領(lǐng)域的熱門應(yīng)用，基于云計(jì)算的會(huì)計(jì)工作對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化模式的構(gòu)建有著重大影響。

一、云計(jì)算與云會(huì)計(jì)

作為一種新型的服務(wù)交付和使用模式，云計(jì)算是繼水、電、氣和通信之后的第五效用，它將計(jì)算任務(wù)分布在“云”中，通過網(wǎng)絡(luò)以按需、易擴(kuò)展的方式向用戶提供所需的硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)資源，以便用戶能夠按需獲得計(jì)算能力、信息服務(wù)和存儲(chǔ)空間等資源。這里的“云”相當(dāng)于一個(gè)資源池，是可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問的、由個(gè)人計(jì)算機(jī)和服務(wù)器構(gòu)成的集合，它具有資源體量巨大、可無限擴(kuò)展、隨時(shí)獲取、按需使用等特性。

云會(huì)計(jì)是在云計(jì)算技術(shù)的推動(dòng)下逐漸發(fā)展起來的，在2006年舉行的谷歌世界引擎大會(huì)上率先提出了云會(huì)計(jì)理念。所謂“云會(huì)計(jì)”，是指利用云技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上搭建的一種虛擬的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，用戶在云計(jì)算環(huán)境下開展會(huì)計(jì)工作，通過租用系統(tǒng)使用權(quán)等方式，使用電腦或手機(jī)等終端設(shè)備登錄系統(tǒng)完成對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督和會(huì)計(jì)管理，并通過系統(tǒng)提供的相關(guān)接口實(shí)現(xiàn)與國家稅務(wù)、審計(jì)等相關(guān)系統(tǒng)的對(duì)接，從而高效完成稅費(fèi)繳納和遠(yuǎn)程審計(jì)等工作。

二、云會(huì)計(jì)在中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化中的應(yīng)用優(yōu)勢

與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息化相比較，云會(huì)計(jì)在降低企業(yè)成本、開展協(xié)同工作、增強(qiáng)外部關(guān)聯(lián)、提升管理質(zhì)量、確保數(shù)據(jù)完整、保障信息安全等方面具有明顯優(yōu)勢，可以說云會(huì)計(jì)代表的是我國中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展方向。

（一）提供在線服務(wù)，降低企業(yè)成本

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息化投入大致分為初始投入成本和運(yùn)營維護(hù)成本兩部分。在會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)初期，企業(yè)在財(cái)務(wù)軟件、數(shù)據(jù)庫和防火墻等軟件配備和服務(wù)器、交換機(jī)、辦公電腦等硬件購置上開支巨大；而在會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)運(yùn)營時(shí)期，企業(yè)還將在專業(yè)IT人員配備、設(shè)備更新、軟件升級(jí)等方面支出一大筆資金。這些開支對(duì)于本來就資金短缺的中小企業(yè)來說，無疑是難以承受的，這在一定程度上也制約了中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展。相比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息化，實(shí)施云會(huì)計(jì)以后，則是由專門的服務(wù)商在自己的服務(wù)器上布置應(yīng)用軟件并對(duì)應(yīng)用軟件后期的維護(hù)、升級(jí)和管理全權(quán)負(fù)責(zé)，服務(wù)商通過互聯(lián)網(wǎng)提供在線服務(wù)，企業(yè)無需在硬件、軟件、人員方面花費(fèi)大量的投資，只需要付出一定租金，通過互聯(lián)網(wǎng)向服務(wù)商定制所需的應(yīng)用軟件服務(wù)，同時(shí)，傳統(tǒng)的企業(yè)自我維護(hù)也轉(zhuǎn)變?yōu)楣?yīng)商專業(yè)維護(hù)，這樣既優(yōu)化了服務(wù)，也減少了對(duì)技術(shù)人才的需求，節(jié)約了人力成本的支出。

（二）實(shí)時(shí)共享數(shù)據(jù)，開展協(xié)同工作

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息化需要會(huì)計(jì)人員在安裝了財(cái)務(wù)軟件的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的操作處理，即使是使用網(wǎng)絡(luò)版財(cái)務(wù)軟件的企業(yè)，財(cái)務(wù)人員一般也只能在局域網(wǎng)覆蓋的范圍內(nèi)進(jìn)行協(xié)同辦公。而云會(huì)計(jì)平臺(tái)采用的是最新的云計(jì)算和移動(dòng)通訊技術(shù)，財(cái)會(huì)人員使用終端設(shè)備即可隨時(shí)隨地遠(yuǎn)程訪問云端的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，便于開展協(xié)同工作、實(shí)時(shí)共享數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的移動(dòng)辦公，數(shù)據(jù)采集處理的時(shí)間和地點(diǎn)具有靈活性。

（三）對(duì)接專業(yè)機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)外部關(guān)聯(lián)

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)只能在企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)中使用，與外界呈隔離狀態(tài)，無法建立任何關(guān)聯(lián)。而云會(huì)計(jì)將會(huì)計(jì)搬上了云端，通過互聯(lián)網(wǎng)即可訪問，這便為云會(huì)計(jì)與外部系統(tǒng)的同步關(guān)聯(lián)創(chuàng)造了有利條件，使得云會(huì)計(jì)可以無縫對(duì)接外部的銀行、稅務(wù)、審計(jì)等專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，可以隨時(shí)隨地完成網(wǎng)上納稅、交易和審計(jì)等工作，從而大大提高工作效率。

（四）動(dòng)態(tài)提供信息，提升管理質(zhì)量

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息化條件下，會(huì)計(jì)部門處理的信息往往都是靜態(tài)的數(shù)據(jù)信息，無法及時(shí)反映企業(yè)業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)變化，此時(shí)的會(huì)計(jì)核算都是事后處理工作，會(huì)計(jì)監(jiān)控是間斷性的，財(cái)務(wù)管理也局限在靜態(tài)管理范圍。在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，會(huì)計(jì)信息處理發(fā)生了巨大改變，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，企業(yè)可以編制實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)報(bào)表，會(huì)計(jì)從事后核算型轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)測及事中實(shí)時(shí)管理型，從而使會(huì)計(jì)核算質(zhì)量得以提升；會(huì)計(jì)監(jiān)控從間斷式的監(jiān)控轉(zhuǎn)變?yōu)槌掷m(xù)式的監(jiān)控，使會(huì)計(jì)控制與監(jiān)督職能得以充分發(fā)揮；財(cái)務(wù)管理也從靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，使資金管理工作得到加強(qiáng)。

（五）滿足存儲(chǔ)需要，確保數(shù)據(jù)完整

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息化條件下，為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，一般需要每日進(jìn)行賬套資料備份，這樣做不僅工作繁瑣而且容易受到存儲(chǔ)空間限制，即便采用的是網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)方式也只是將數(shù)據(jù)集中存放在一臺(tái)服務(wù)器上，而單位服務(wù)器存儲(chǔ)容量往往不能滿足海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的需要。另外，備份文件一般是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫文件，對(duì)于管理工作來說許多有用的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)沒能包含在內(nèi)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不完整。在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，云端所有數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)存儲(chǔ)的，一般無需再作額外備份。云會(huì)計(jì)采用的是分布式儲(chǔ)存技術(shù)，數(shù)據(jù)分布存儲(chǔ)在多臺(tái)服務(wù)器上，這些設(shè)備通過網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。隨著智能終端等先進(jìn)技術(shù)在云會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用，圖像、聲音、操作過程、交易地點(diǎn)等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)也能很好地記錄在云端，保證了數(shù)據(jù)資源的完整性。

（六）實(shí)施安全管理，保障信息安全

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息化條件下，系統(tǒng)運(yùn)行安全主要取決于企業(yè)自身是否擁有良好的安全保障制度和專業(yè)的技術(shù)維護(hù)團(tuán)隊(duì)，對(duì)于大部分中小企業(yè)而言這兩方面都是比較欠缺的，數(shù)據(jù)安全性根本無從保障。在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商均配備有非常專業(yè)的IT運(yùn)維團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟件以及各類基礎(chǔ)設(shè)施的日常管理與維護(hù)，同時(shí)采取了相當(dāng)全面的安全保護(hù)措施來保障企業(yè)用戶的網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全和應(yīng)用安全，不少知名的云服務(wù)提供商都采用了國際信息安全管理最高標(biāo)準(zhǔn)ISO 27001。云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商在內(nèi)部管控上建立了較為完善的內(nèi)部控制制度，有效地防止了監(jiān)守自盜行為的發(fā)生。同時(shí)，云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商通過與客戶簽訂在線管理服務(wù)合同，從法律上保證了客戶數(shù)據(jù)的保密性。

三、中小企業(yè)云會(huì)計(jì)建設(shè)工作的實(shí)施

相對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)而言，云會(huì)計(jì)的建設(shè)工作要簡單許多。由于云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商負(fù)責(zé)向客戶提供可在線使用的產(chǎn)品，客戶就省去了軟硬件的安裝部署和調(diào)試，因此，中小企業(yè)在進(jìn)行云會(huì)計(jì)建設(shè)時(shí)，主要精力是放在云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商的選擇和試運(yùn)行工作的推進(jìn)上面。

（一）立足起點(diǎn)，開展多維度需求分析

企業(yè)開展云會(huì)計(jì)的建設(shè)工作，首先是要做好三個(gè)層面的需求分析。從戰(zhàn)略層面的需求來看，企業(yè)管理層應(yīng)針對(duì)企業(yè)規(guī)劃的未來發(fā)展方向制定需求，既要考慮當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，還要考慮長期的可持續(xù)發(fā)展需求。管理信息化是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分，而會(huì)計(jì)信息化作為管理信息化的核心，在企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展需求中占有重要地位。企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)層面的需求分析時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到云會(huì)計(jì)作為一種新型的會(huì)計(jì)服務(wù)提供模式，具有不同于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息化的特點(diǎn)和優(yōu)勢，對(duì)企業(yè)管理流程和業(yè)務(wù)流程提出了新的要求，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視從管理流程和業(yè)務(wù)流程再造的角度開展需求分析。其次，在從業(yè)務(wù)層實(shí)際應(yīng)用的角度進(jìn)行系統(tǒng)功能需求分析時(shí)，要充分考慮到云會(huì)計(jì)服務(wù)模式不僅為財(cái)會(huì)人員隨時(shí)隨地開展在線會(huì)計(jì)工作和管理者開展在線會(huì)計(jì)信息查詢提供了保障，也為企業(yè)通過“在線會(huì)計(jì)+在線購銷存”應(yīng)用模式在云平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化提供了條件。從技術(shù)層面進(jìn)行需求分析時(shí)，一是要重點(diǎn)考察云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商的數(shù)據(jù)安全保障能力，二是要考慮如何在保證數(shù)據(jù)的完整性和有效性的前提下將現(xiàn)有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)遷移到云端。

（二）把握方向，確立系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)和原則

中小企業(yè)在做好戰(zhàn)略層、業(yè)務(wù)層和技術(shù)層三個(gè)層面需求分析的基礎(chǔ)上，接下來要做的工作是在確立云會(huì)計(jì)建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)上設(shè)定相應(yīng)的建設(shè)原則。云會(huì)計(jì)通過提供在線服務(wù)、實(shí)時(shí)共享數(shù)據(jù)、動(dòng)態(tài)提供信息等方式，可以達(dá)成降低成本、增強(qiáng)財(cái)務(wù)管控、促進(jìn)財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型和提升企業(yè)整體價(jià)值的目標(biāo)。為保證云會(huì)計(jì)建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)建設(shè)時(shí)要把握好以下原則：，一是安全性原則，即嚴(yán)格限定系統(tǒng)的訪問操作權(quán)限并做好數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份工作；二是可靠性原則，即系統(tǒng)應(yīng)具備穩(wěn)定運(yùn)行并能及時(shí)排除故障的能力；三是開放性原則，即系統(tǒng)能夠提供符合業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口以備將來與相關(guān)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接；四是擴(kuò)展性原則，即系統(tǒng)能夠進(jìn)行后期開發(fā)以滿足企業(yè)未來新的需求。

（三）抓住關(guān)鍵，選擇合適的云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商

在分析公司需求并確立系統(tǒng)建設(shè)原則之后，接下來的問題就是如何選擇合適的云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商及產(chǎn)品，這是中小企業(yè)在實(shí)施云會(huì)計(jì)建設(shè)工作中最為關(guān)鍵的一環(huán)。中小企業(yè)首先要根據(jù)企業(yè)的具體需求、建設(shè)目標(biāo)和原則確定一套科學(xué)合理的評(píng)價(jià)指標(biāo)，針對(duì)云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商的市場規(guī)模、行業(yè)影響、平臺(tái)安全、產(chǎn)品門類、系統(tǒng)擴(kuò)展、個(gè)性服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，以確定供應(yīng)商范圍。接下來應(yīng)對(duì)入選的供應(yīng)商提供的云會(huì)計(jì)產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，以最終確定哪一種產(chǎn)品或服務(wù)最能滿足企業(yè)需求，產(chǎn)品或服務(wù)的評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)該涵蓋功能完整性、操作易用性、流程匹配性、服務(wù)完善性以及性價(jià)比等方面。

目前，我國云會(huì)計(jì)技術(shù)開發(fā)企業(yè)逐年增加，諸如深圳金蝶、北京用友、北京華財(cái)以及西安睿云信息科技有限公司等均提供有比較成熟的產(chǎn)品。近幾年常見的暢捷通T+、浪潮在線財(cái)務(wù)軟件、金蝶在線會(huì)計(jì)等產(chǎn)品基本功能模塊差別不大，一般都包括系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置、在線記賬、在線購銷管理、成本會(huì)計(jì)核算、信息查詢、分析與共享等，企業(yè)如何從中挑選一款適合自己的產(chǎn)品至關(guān)重要。

（四）聚力重點(diǎn)，推進(jìn)產(chǎn)品試運(yùn)行工作

為了提高產(chǎn)品體驗(yàn)度，大多數(shù)云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商都為企業(yè)提供了產(chǎn)品免費(fèi)試用期。中小企業(yè)可以對(duì)選定的云會(huì)計(jì)產(chǎn)品提前在內(nèi)部進(jìn)行產(chǎn)品試運(yùn)行工作，并根據(jù)實(shí)際使用體驗(yàn)來評(píng)估測試效果，這在很大程度上決定了云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商的最終選擇。因?yàn)椋行∑髽I(yè)可以通過產(chǎn)品試用來了解系統(tǒng)運(yùn)行是否穩(wěn)定、數(shù)據(jù)訪問速度是否迅速、產(chǎn)品的流程設(shè)計(jì)是否合理、產(chǎn)品的操作是否簡便等等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。為保證產(chǎn)品試運(yùn)行工作的順利開展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與服務(wù)提供商溝通，提前制定好試運(yùn)行方案和內(nèi)部員工產(chǎn)品培訓(xùn)計(jì)劃，以保證完成對(duì)所有系統(tǒng)功能和操作節(jié)點(diǎn)的測試，達(dá)到良好的產(chǎn)品測試效果。

（五）明晰權(quán)責(zé)，簽訂產(chǎn)品或服務(wù)協(xié)議

通過產(chǎn)品試運(yùn)行，中小企業(yè)在確定了最終的產(chǎn)品或服務(wù)購買意向后，接下來便進(jìn)入了服務(wù)協(xié)議簽訂階段。中小企業(yè)在與云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商簽訂正式的服務(wù)協(xié)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵遁合同簽訂的基本原則，在相關(guān)條款中要明確雙方詳細(xì)的的權(quán)利和義務(wù)；考慮到會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料的特殊性，還應(yīng)當(dāng)在服務(wù)協(xié)議中詳細(xì)注明保密條款和違約賠償責(zé)任，以防止中小企業(yè)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)信息的外泄。

（六）落實(shí)義務(wù)，開展售后服務(wù)

服務(wù)協(xié)議的簽訂標(biāo)志著中小企業(yè)與云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商的合作關(guān)系正式建立，并從法律層面上明確了雙方的權(quán)利和義務(wù)。在隨后的履約過程中，對(duì)云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商而言，應(yīng)當(dāng)按照協(xié)議要求為中小企業(yè)提供各種形式的產(chǎn)品培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)，并及時(shí)排除系統(tǒng)使用故障，保證售后服務(wù)工作的順利開展。

結(jié)束語

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的新發(fā)展引發(fā)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的變革，在會(huì)計(jì)信息化領(lǐng)域催生出了云會(huì)計(jì)。云會(huì)計(jì)的各種優(yōu)勢能夠幫助中小企業(yè)脫離會(huì)計(jì)信息化停滯不前的困境，同時(shí)也使中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作的開展更為便捷，大大提升了中小企業(yè)的管理效率。近年來，國家高度重視云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，2016年將其列入了《“十三五”國家信息化規(guī)劃》，并不斷出臺(tái)相關(guān)政策法規(guī)，國內(nèi)掀起的云計(jì)算浪潮推動(dòng)了云會(huì)計(jì)的健康發(fā)展。隨著政府對(duì)云會(huì)計(jì)市場監(jiān)管力度的增強(qiáng)，各云會(huì)計(jì)服務(wù)提供商也不斷地改進(jìn)和提高云會(huì)計(jì)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，形成了創(chuàng)新發(fā)展的良好勢頭。技術(shù)進(jìn)步、政策利好和市場繁榮無不釋放出一個(gè)明確的信號(hào)：云會(huì)計(jì)是我國中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展方向。