建筑施工企業(yè)工程檔案管理中存在的問題及對(duì)策

◎杜則良褚穎芳

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建筑施工企業(yè)工程檔案管理中存在的問題及對(duì)策

◎杜則良1褚穎芳2

隨著社會(huì)科學(xué)的發(fā)展，各地建筑施工企業(yè)在工程檔案管理方面取得了突飛猛進(jìn)的進(jìn)步，但社會(huì)對(duì)于工程檔案的要求也是越來越高。本文從工程檔案的定義及管理現(xiàn)狀入手，分析了目前建筑施工企業(yè)工程檔案管理中存在的一些主要問題，并有針對(duì)性地提出了改進(jìn)的建議。

工程檔案的定義及管理現(xiàn)狀

《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/ T50328-2014）指出，建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，簡(jiǎn)稱工程檔案。

經(jīng)過這么多年來的探索，許多地方城建檔案館都蓬勃發(fā)展，一系列建設(shè)工程檔案法規(guī)政策相繼出臺(tái)，全民檔案意識(shí)逐步普及，工程檔案的管理日漸走上了科學(xué)化、規(guī)范化的道路。但是，目前工程檔案的管理存在著參差不齊的情況，也出現(xiàn)了一些需要我們?nèi)フJ(rèn)真思考和研究的問題，個(gè)別企業(yè)工程檔案的管理局面仍然混亂，迫切需要糾正和改進(jìn)。

工程檔案管理實(shí)踐中存在的問題

多頭管理，收集網(wǎng)絡(luò)不健全。建設(shè)工程檔案包含建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位和工程準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收階段等重要文件，牽涉的單位和環(huán)節(jié)比較多，有的單位在檔案管理過程中沒有統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來統(tǒng)籌收集整理工作，各歸檔部門職責(zé)范圍不明確，推諉扯皮時(shí)有發(fā)生，材料收集口徑、文件整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，常常出現(xiàn)檔案制作不標(biāo)準(zhǔn)、個(gè)別文件收集不全、工程變更文件更新不及時(shí)甚至缺失的現(xiàn)象，直接導(dǎo)致其完整性受損、準(zhǔn)確性降低。

認(rèn)識(shí)不足，保密管理不到位。工程檔案是重要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)對(duì)象，同時(shí)，它所涉及到的設(shè)計(jì)、先進(jìn)技術(shù)等屬于企業(yè)的機(jī)密，事關(guān)一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的未來。然而，個(gè)別企業(yè)和工程檔案管理人員缺乏對(duì)這一重要意義的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為再重要的工程檔案也就是幾張圖紙、幾張照片的小事，管理上自然產(chǎn)生了松懈，保管期限和密級(jí)劃分不準(zhǔn)確、文件材料隨手亂放、無手續(xù)隨意查借閱等情況大量存在，甚至有涉密文件被隨意拍照傳上網(wǎng)絡(luò)社交媒體等。

人員短缺，檔案編制水平差。一些檔案編制人員對(duì)建筑施工的流程和基本狀況不熟悉，閉門造車。還有的小型建筑企業(yè)為節(jié)約成本，聘用一些不具備專業(yè)知識(shí)的檔案人員或直接讓一線員工兼職編制檔案。這些人員缺乏相應(yīng)的上崗培訓(xùn)，對(duì)工程檔案的歸檔范圍、整理細(xì)則、編制立卷的質(zhì)量要求了解不深入，從而降低了工程檔案編制的質(zhì)量。加之項(xiàng)目建設(shè)工作量比較大、事務(wù)性工作比較多，經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料跟施工進(jìn)度不同步、事后編制工程檔案的情況。

水平落后，現(xiàn)代化程度不夠。一些建筑企業(yè)對(duì)工程檔案管理的投入不夠，硬件設(shè)備相對(duì)落后，檔案庫房“八防”設(shè)施不齊全，有的企業(yè)還沒有專門的庫房，有的甚至還停留在“裝好袋子、鎖好柜子”的低水平運(yùn)作上。隨著信息化、數(shù)字化潮流的到來，個(gè)別建筑企業(yè)已經(jīng)開始逐步使用辦公自動(dòng)化等信息化管理軟件，但多數(shù)僅僅是滿足于檔案目錄管理等，電子檔案的產(chǎn)生和收集欠缺，在具體信息查詢和資源使用效率等方面還有待繼續(xù)加強(qiáng)。

提高工程檔案管理水平的一些建議

提高主觀認(rèn)識(shí)，倍加關(guān)注工程檔案管理工作。正確認(rèn)識(shí)工程檔案管理工作的意義是建筑施工企業(yè)做好工程檔案工作的前提。工程檔案為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供重要的參考和憑證，是企業(yè)和國(guó)家的一筆巨大財(cái)富，建筑企業(yè)的管理者要給予其高度的重視，加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作的宣傳，在全體員工中形成“檔案即財(cái)富”的共識(shí)，不斷提高檔案管理的意識(shí)和觀念，在企業(yè)中形成全體員工重視工程檔案、主動(dòng)參與工程檔案管理工作的局面。

健全組織機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一構(gòu)建工程檔案管理體系?？茖W(xué)合理的工程檔案管理體系是做好工程檔案管理工作的強(qiáng)力抓手。建筑施工企業(yè)要建立健全工程檔案管理機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，企業(yè)負(fù)責(zé)人親自抓工程檔案建設(shè)，指派專人負(fù)責(zé)，通過制定和落實(shí)工作計(jì)劃，把工程檔案文件的編制和歸檔納入工程項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)來管理，有條不紊地推進(jìn)工程檔案管理工作的開展。同時(shí)，加強(qiáng)與建設(shè)、監(jiān)理等單位的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，組成廣泛的收集網(wǎng)絡(luò)，依托層層把關(guān)、相互合作從而保證工程檔案質(zhì)量。

建立完善制度，加強(qiáng)工程檔案保密管理工作。完善的檔案管理制度是加強(qiáng)工程檔案保密工作的重要保證。各建筑施工企業(yè)要根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，建立一套完善的工程檔案管理制度，規(guī)范工程檔案的形成、收集、立卷、歸檔、移交、利用等環(huán)節(jié)工作。對(duì)于帶密文件的管理要有專門的制度，明確案卷密級(jí)管理，嚴(yán)禁私自攜帶和復(fù)印拍照等。加強(qiáng)目標(biāo)責(zé)任管理，發(fā)現(xiàn)泄密情況要及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救并開展責(zé)任倒查追究，切實(shí)保障帶密工程檔案的安全。

創(chuàng)新科學(xué)管理，提高工程檔案的現(xiàn)代化水平。創(chuàng)新管理手段是實(shí)現(xiàn)工程檔案現(xiàn)代化、信息化管理的基礎(chǔ)。建筑施工企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，積極改善庫房保管條件。安裝密集架和自動(dòng)化電子控制系統(tǒng)，使用智能化的環(huán)境控制儀實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫房狀態(tài)，建立統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件的收集歸檔、數(shù)據(jù)交換和資源共享等，在保證安全的前提下逐步實(shí)現(xiàn)工程檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理。

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員素質(zhì)能力。強(qiáng)有力的檔案管理隊(duì)伍是提高建筑施工企業(yè)工程檔案管理水平的智力保障。建筑施工企業(yè)要積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)技術(shù)人才，加大培訓(xùn)力度，既要學(xué)習(xí)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和流程，提升檔案管理人員工程檔案業(yè)務(wù)技能，也要學(xué)習(xí)建設(shè)工程相關(guān)專業(yè)知識(shí)，努力塑造“又紅又?！钡娜苄腿瞬?。要提高工程檔案管理隊(duì)伍的持續(xù)性和穩(wěn)定性，開展“傳幫帶”活動(dòng)，壯大專、兼職檔案管理隊(duì)伍，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性以及主觀能動(dòng)性。

隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)建設(shè)工程檔案的要求也越來越高，建筑施工企業(yè)只有充分重視工程檔案管理工作、建立健全工程檔案管理體系和保密管理等制度、提高現(xiàn)代化水平、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，才能緊跟上時(shí)代的步伐。當(dāng)然，各地的建筑企業(yè)在實(shí)際工作中遇到的情況不盡相同，但只要我們不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮已有優(yōu)勢(shì)，及時(shí)研究和解決工作中遇到的實(shí)際困難，就一定能夠管理好工程檔案這一寶貴資源，充分發(fā)揮出工程檔案的參考和利用價(jià)值。

（1：杜則良身份證號(hào)320382198210233198；2：褚穎芳身份證號(hào)320902198212121043）