淺談財務監(jiān)督對醫(yī)院后勤物資管理的重要性

林 凌

醫(yī)院工作的正常運行離不開后勤物資，后勤物資的管理是醫(yī)院各項管理中的一項重要工作，但大多數(shù)人對這項工作并不重視，覺得不重要，認為就是用醫(yī)院的錢買東西用，有什么好管理的呢，但是做為財務人員，對這項工作確不能忽視。醫(yī)院的經費是有限的，是否合理采購，是否造成浪費，是否在各環(huán)節(jié)辦事合理都是財務人員通過監(jiān)督審核才能夠發(fā)現(xiàn)問題并得以改善的。醫(yī)院后勤物資從采購預算，驗收入庫，出庫，盤點庫存到付款等環(huán)節(jié)都會經過財務人員的審核，如果財務人員不夠仔細就不能發(fā)現(xiàn)問題，下面就本人做為一名財務人員在單位后勤物資管理的過程中發(fā)現(xiàn)的系列問題提出建議，從而體現(xiàn)財務監(jiān)督的重要性。

一、通過對后勤物資采購預算充分評估體現(xiàn)財務監(jiān)督的重要性

1.后勤物資包括低值易耗品和其他材料等，例如電腦耗材、紙制品、五金用品、棉制品、清潔用品，消防器具等，具有規(guī)格多樣，采購零星，批次多的特點，醫(yī)院采購部門應對后勤物資制定相應的采購范圍，評估科室物品的消耗額和倉庫的備用量，財務部門應依據(jù)日常管理中在資產系統(tǒng)中物資出入庫明細情況，充分考慮過往使用量，使用頻率和使用途徑對采購部門的預算充分評估是否合理，以達到對預算的控制。

2.后勤物資中還包括了辦公家具、空調，電腦，打印機等固定資產，采購部門在做預算時應依據(jù)醫(yī)院各方面需求，考慮辦公室面積、科室使用數(shù)量、使用人員職務等因素，定期到各科室了解固定資產使用情況，并根據(jù)購置標準做好新增計劃，為預算工作做準備?！墩畷嫛返膱?zhí)行，對醫(yī)院固定資產折舊年限做了明確規(guī)定，對家具類和部分通用設備做了增加折舊年限的調整，家具類折舊年限由原先的5 年提高到15 年，辦公及計算機設備折舊年限由原先的5 年提高到6 年，財務人員在對采購預算的控制中提出科室對固定資產使用應更加重視從而加強各部門對固定資產的管理。

二、通過對后勤物資在入庫，出庫及盤點過程中發(fā)現(xiàn)問題體現(xiàn)財務監(jiān)督的重要性

1.物品應加強嚴格的驗收手續(xù)后才能在資產系統(tǒng)登記入庫。按照入庫流程倉管員將驗收合格后的后勤物資在資產系統(tǒng)中進行登記入庫后由財務人員憑購貨清單、發(fā)票、合同和驗收單等有效憑證進行確認審核，單據(jù)齊全審核通過，但期末進行實地盤點時發(fā)現(xiàn)賬實不符，據(jù)了解是由于部分需安裝后才能使用的物品在科室進行調試過程中發(fā)現(xiàn)不適用，采購科室將物資退回給供應商要求更換，但供應商沒能及時換回適用的物品，因此造成賬上物品比實物多，財務人員據(jù)此情況應要求采購科室與使用科室以及供應商應充分溝通所需物品的形態(tài)及達到可使用狀態(tài)的性能，要求倉庫保管員對購入的物品一定要在驗收合格后才能在資產系統(tǒng)中登記辦理入庫手續(xù)，為了避免醫(yī)院庫房的積壓和資金的浪費，驗收手續(xù)不能只做到收貨數(shù)量正確就行，還應保證需要安裝的物品是達到可使用狀態(tài)時才可以進行登記入庫。

2.資產管理部門應加強對在庫物資的存放保管。財務人員到倉庫進行盤點時，發(fā)現(xiàn)有些賬上的物品不在指定的倉庫，而是放在采購科室，理由是常用的物品隨時會出庫，財務人員據(jù)此情況要求倉管員無論是否常用物品，只要是辦理了入庫的物品都必需存放在指定倉庫，并貼好標簽，以防止物資丟失。

3.購入的物品應是為醫(yī)院后勤工作服務所需的。財務人員盤點時發(fā)現(xiàn)以下情況：（1）在庫的物資中存在一些購入時間已久但一直未領出的物品，例如醫(yī)療表格，特殊規(guī)格的打印紙，經了解是由于使用科室沒有合理估計使用量，申請的數(shù)量與實際使用的數(shù)量相差很大致使有些已過時無法再使用；還有一些用于維修的五金配件，維修人員向采購科室申請的維修配件在購入后因規(guī)格不符無法使用，但以備用的理由暫不退貨，但實際是一直用不上，維修材料的使用存在很大的漏洞，財務人員應要求資產管理部門嚴格把關，做好維修記錄，必須有使用科室的簽字確認。強調采購科室對使用科室提出的需求應充分了解物品的使用途徑、計劃用量、備用量、無論金額大小都要嚴格審批，要求誰申請誰領出，對造成的不能退貨又無法使用的損失應該追究相關人員責任。（2）有些物品由供應商直接送到倉庫，倉管員驗收并入庫了，但并不清楚是哪個科室申請采購的，有些就一直堆放無人領出。財務人員應要求采購科室充分了解科室申購物資的使用途徑，確定需要再進行采購，并及時將采購申領同意情況告知倉管員。

4.備查本的重要性。到科室清點電腦和打印機等設備時發(fā)現(xiàn)數(shù)量或規(guī)格與賬上不符，據(jù)了解是維修科室搬走修理后沒有及時歸還，或歸還的并不是原來的電腦，建議使用科室與維修部門建立登記本備查，詳細登記需要維修的設備的規(guī)格、數(shù)量和搬走及送回科室的日期，雙方做好交接記錄，方便備查。

三、在付款環(huán)節(jié)加強審核體現(xiàn)財務監(jiān)督的重要性

1.發(fā)票金額與付款金額審核的重要性。醫(yī)院購入的固定資產有些在安裝調試后因性能不穩(wěn)定等原因不能在短期內辦理驗收，而供應商已將發(fā)票全額開來，并在簽訂的合同上寫明需預付部分金額，余款在驗收合格后付清，由于付款存在分期性，驗收入庫和辦理付款的環(huán)節(jié)都需要財務人員加強審核，認真查看合同的內容，核對預付金額和余款的合計數(shù)是否與入庫金額及發(fā)票金額一致，入庫的資金來源是否正確，防止重復入庫，重復付款。

2.入庫信息審核的重要性。入庫信息的審核主要是將入庫單和發(fā)票進行核對，確定購入的物品名稱、數(shù)量、規(guī)格、供應商名稱，銀行賬號，開戶行是一致的，這里我們重點對審核供應商信息時發(fā)現(xiàn)的問題說一下，財務人員核對入庫單進而發(fā)現(xiàn)與發(fā)票上的供應商信息不一致的情況，原因為醫(yī)院有一些常用的供應商，每次所需的后勤物資送貨金額較小，發(fā)票并不是隨貨到，而是在當月末要求供應商按當月入庫金額統(tǒng)一出具發(fā)票，日常中物品到達倉庫時倉管員對供應商在送貨單上是否蓋章并不重視，憑未蓋章的送貨單按常用供應商信息在資產系統(tǒng)中辦理了入庫，但由于有些供應商注冊了不止一家的單位名稱，月底開來的發(fā)票中供應商信息不是以前常用的，導致當月出入庫時的單據(jù)要進行更正；目前網絡購物的便利和實惠也成為醫(yī)院采購的一個選擇，但我們發(fā)現(xiàn)采購員在通過網絡購物時沒有向賣家問清出具發(fā)票的供應商名稱，商家發(fā)貨了但發(fā)票沒有同步到達，倉管員憑賣家發(fā)貨時提供的名稱辦理了入庫，等收到發(fā)票時才發(fā)現(xiàn)信息不一致，要重新修改出入庫單據(jù)，供應商信息的不一致會造成付款和賬務的混亂，因此財務人員應告知倉管員重視送貨單上的供應商是否蓋章，在系統(tǒng)登記入庫時一定要確認供應商信息。

通過財務人員在醫(yī)院后勤物資管理過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題，加強了財務人員與資產管理部門及使用科室的溝通，為完善醫(yī)院管理制度和保證醫(yī)院資金合理使用起到重要作用。