行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)管理問題及對策研究

戚傳云

一、引言

《政府會計準(zhǔn)則—基本準(zhǔn)則》中對行政事業(yè)單位控制的資產(chǎn)給予了明確定義，其中非貨幣性實物資產(chǎn)是國有資產(chǎn)的重要組成部分，既包括了在開展業(yè)務(wù)活動中經(jīng)常耗用流動性較強、耗用量大、且較零散不宜于集中管理的資產(chǎn)，也包括了具有固定資產(chǎn)性質(zhì)的資產(chǎn)，這些實物資產(chǎn)是政府主體生產(chǎn)提供公共產(chǎn)品及服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障，目的是滿足其履行職責(zé)和進行社會管理的需要。在日常使用過程中如忽視其管理，將會影響行政事業(yè)單位職能正常發(fā)揮。保障實物資產(chǎn)的安全和完整，防止實物資產(chǎn)浪費、流失是資產(chǎn)管理工作中的一項基本任務(wù)。

二、行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)管理的意義

實物資產(chǎn)在行政事業(yè)單位總資產(chǎn)中占有較大比重，對單位發(fā)展和各項工作的開展現(xiàn)實意義重大。

1.利于社會公共資源優(yōu)化配置，確保在不影響正常工作的前提下，使實物資產(chǎn)利用率達(dá)到最大化。

2.利于行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理績效評價，利于資產(chǎn)配置結(jié)構(gòu)優(yōu)化，避免實物資產(chǎn)閑置浪費和重復(fù)采購，節(jié)約了財政資金，降低行政運行成本，對實物資產(chǎn)的合理使用得到完善。

3.利于防范行政腐敗行為。提高行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)的日常管理水平，能夠從采購、保管、使用、處置環(huán)節(jié)對實物資產(chǎn)的管好、用好起到監(jiān)督作用。

三、行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)管理存在的問題

（一）實物資產(chǎn)家底不清，造成賬實不符

1.存在實物資產(chǎn)賬面上有記錄，清點時沒有該資產(chǎn)的現(xiàn)象，多為實物資產(chǎn)耗用管理方面出現(xiàn)問題。日常耗用的實物資產(chǎn)，由于達(dá)不到固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)，且購入時隨需而購，造成耗用時沒有及時進行支出核算；某些專用設(shè)備如便攜式筆記本、軟件等，由使用者長期保管使用，使用過程中因工作需要可能被多次轉(zhuǎn)手，造成實物丟失；在實物資產(chǎn)發(fā)生毀損、報廢時沒有及時進行核銷，財務(wù)核算滯后。

2.存在實物資產(chǎn)清點時有資產(chǎn)，賬面上沒有該資產(chǎn)記錄，多為實物資產(chǎn)會計確認(rèn)入賬出現(xiàn)問題。對取得固定資產(chǎn)入賬不及時，如出現(xiàn)需安裝調(diào)試的設(shè)備時，雖然已經(jīng)達(dá)到預(yù)計可使用狀態(tài)，但由于相關(guān)確認(rèn)記錄資料未及時傳達(dá)至財務(wù)，沒有及時入賬；甚至對調(diào)入、捐贈等實物資產(chǎn)不進行會計核算。

（二）實物資產(chǎn)管理意識淡薄，內(nèi)部控制制度不健全

行政事業(yè)單位的實物資產(chǎn)來源于國家財政性資金或國家調(diào)配，或者接受捐贈而得，單位領(lǐng)導(dǎo)層對實物資產(chǎn)管理意識、成本效益意識淡??；實物資產(chǎn)管理內(nèi)控制度不健全，造成實物資產(chǎn)管理與財務(wù)管理脫節(jié)，二者之間缺乏相互牽制制度；對資產(chǎn)使用部門已經(jīng)將其報廢，財務(wù)部門未及時辦理減資及賬務(wù)處理，致使會計信息失真。

（三）實物資產(chǎn)日常管理不規(guī)范，使得實物資產(chǎn)浪費、毀損現(xiàn)象不斷發(fā)生

在實物資產(chǎn)的日常管理中，單位的采購制度建立不完善，隨意性大，尤其是日常辦公耗材的采購，使用量大且用途分散，缺少登記、領(lǐng)用制度，出現(xiàn)重復(fù)購置，形成浪費。

由于辦公用用品、設(shè)備疊代更新加速，技術(shù)進步造成了部分實物資產(chǎn)越來越便于攜帶，原有的“固定資產(chǎn)卡片”式管理已不適用；對于捐贈、無償調(diào)入的實物資產(chǎn)，由于實物資產(chǎn)管理接收手續(xù)不規(guī)范，受贈人責(zé)任意識缺失，這部分實物資產(chǎn)游離于日常管理之外，造成毀損。

（四）期末清查制度執(zhí)行不嚴(yán)格，使實物資產(chǎn)中存在的問題發(fā)現(xiàn)、解決滯后

實物資產(chǎn)期末盤點清查制度，在實際執(zhí)行過程中不能夠做到對實物資產(chǎn)進行定期盤點，盤點間斷和滯后造成實物資產(chǎn)在使用過程中出現(xiàn)已失去使用價值的資產(chǎn)仍在被使用，甚至有些實物資產(chǎn)因損而無了，類似這樣問題難以及時發(fā)現(xiàn)，造成處理問題時間滯后，難以保證實物資產(chǎn)安全完整。

四、提升行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)管理水平的對策

（一）切實做好實物資產(chǎn)配置與政府采購預(yù)算相結(jié)合

首先應(yīng)做好期末實物資產(chǎn)清查工作，在摸清家底徹底掌握狀況基礎(chǔ)上，對實物資產(chǎn)的配置進行采購預(yù)算，從源頭上做好實物資產(chǎn)的管理。

1.加強預(yù)算法、政府采購法等相關(guān)法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，增強對資產(chǎn)管理與采購預(yù)算管理相結(jié)合的意識。轉(zhuǎn)變“重資金申請輕實物管理”的錯誤思想觀念和工作態(tài)度，在對實物資產(chǎn)管理和采購預(yù)算管理進行工作安排時，從采購預(yù)算做起。對實物資產(chǎn)的配置進行詳細(xì)分析，盤活存量實物資產(chǎn)，嚴(yán)格增量配置，統(tǒng)籌安排，制定采購預(yù)算，避免在預(yù)算年度中出現(xiàn)隨意性，提高實物資產(chǎn)配置科學(xué)化、法制化程度。

2.做好實物資產(chǎn)政府采購預(yù)算的執(zhí)行工作。預(yù)算年度應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行政府采購計劃，按照采購預(yù)算規(guī)定支出使用資金，對于無預(yù)算、無采購計劃、超預(yù)算、超計劃的資產(chǎn)配置不予以辦理，對于擅自改變采購支出用途，擴大采購支出范圍、提高支出標(biāo)準(zhǔn)的不辦理。

（二）切實做好實物資產(chǎn)管理與財務(wù)管理相結(jié)合

《政府會計制度》對實物資產(chǎn)的財務(wù)管理做出明確的相關(guān)規(guī)定，為適應(yīng)權(quán)責(zé)發(fā)生制政府綜合財務(wù)報告制度改革需要，規(guī)范行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)會計核算，提高會計信息質(zhì)量，分別出臺了《政府會計準(zhǔn)則第1 號—存貨》、《政府會計準(zhǔn)則第3 號—固定資產(chǎn)》，為實物資產(chǎn)管理提供了堅實的法律基礎(chǔ)。在實物資產(chǎn)財務(wù)管理中，會計人員以準(zhǔn)則為依據(jù)，對實物資產(chǎn)進行確認(rèn)、記錄和報告。

1.實物資產(chǎn)取得時，按照準(zhǔn)則確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格區(qū)分實物類別，對資產(chǎn)取得方式的不同分別進行資產(chǎn)初始確認(rèn)計量，進行入賬管理。對于在實物資產(chǎn)管理中容易出現(xiàn)“賬外資產(chǎn)”的捐贈、無償調(diào)入資產(chǎn)，準(zhǔn)則也予以明確：捐贈資產(chǎn)成本可以按照有關(guān)憑據(jù)注明的金額加上相關(guān)稅費、運輸費等確定；無償調(diào)入資產(chǎn)按照調(diào)出方賬面價值加上相關(guān)稅費、運輸費等確定；在實際取得資產(chǎn)并辦妥相關(guān)手續(xù)時公允價值不能可靠計量的，按照名義金額（1 元人民幣）計量。這些相關(guān)規(guī)定對容易成為賬外實物資產(chǎn)的情形進行了規(guī)范，為區(qū)分實物類型、財務(wù)初始管理奠定了基礎(chǔ)，為后續(xù)管理提供了可靠依據(jù)。

2.實物資產(chǎn)日常管理和財務(wù)管理相結(jié)合。在設(shè)立“庫存物品”科目進行財務(wù)核算的同時，根據(jù)實物資產(chǎn)的特點建立領(lǐng)用登記制度，由專人負(fù)責(zé)，實行精細(xì)化管理，注明物品的種類、規(guī)格、保管地點，采購、使用時間，使用場所環(huán)境，利于掌握物品使用狀況，及時進行“在庫”、“在用”、“攤銷”等財務(wù)處理。對于類固定資產(chǎn)的實物資產(chǎn)應(yīng)設(shè)立“固定資產(chǎn)”進行財務(wù)核算，除在原有卡片式登記資產(chǎn)管理基礎(chǔ)上，對價值高體積小的資產(chǎn)如成批購進的移動硬盤、軟件、微型專用設(shè)備等，進行“實物驗存”檢查或抽查，以核查資產(chǎn)存在、使用狀況，及對資產(chǎn)的安全、完整進行檢查，以利于賬物相符的動態(tài)管理。

（三）切實做好實物資產(chǎn)管理與內(nèi)部控制制度相結(jié)合

實物資產(chǎn)管理不能僅依賴于各項管理方式方法，更需要進行制度化、常態(tài)化控制管理。

1.建立健全實物資產(chǎn)內(nèi)部控制制度體系。根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》及相關(guān)存貨、固定資產(chǎn)管理辦法，結(jié)合單位自身社會服務(wù)特點，設(shè)置專門實物資產(chǎn)管理部門，配備專業(yè)人員，制定并不斷完善實物資產(chǎn)內(nèi)部控制制度體系，對實物資產(chǎn)的配置、使用、處理每一個環(huán)節(jié)進行全流程覆蓋管理，并在每個環(huán)節(jié)中明確責(zé)任追究、獎懲條款，并對責(zé)任人進行績效考核管理。

2.加強內(nèi)部控制制度的執(zhí)行，建立問責(zé)、監(jiān)督約束機制。通過責(zé)任追究制度設(shè)立，根據(jù)各管理環(huán)節(jié)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任大小、考核結(jié)果，落實相應(yīng)獎懲措施和責(zé)任追究，促使工作人員樹立實物資產(chǎn)管理人人有責(zé)的意識。同時加大內(nèi)部審計力度，對實物資產(chǎn)管理者、使用者進行監(jiān)督，確保資產(chǎn)信息真實性，對資產(chǎn)內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況進行分析和研究，提出合理修正建議，確保實物資產(chǎn)管理制度始終適應(yīng)單位正常發(fā)揮職能的需要，符合單位資產(chǎn)管理科學(xué)目標(biāo)。

（四）切實做好實物資產(chǎn)管理與信息化管理相結(jié)合

隨著科技的高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，信息化管理已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的各項管理中，行政事業(yè)單位需要將信息化的成果應(yīng)用到實物資產(chǎn)管理工作之中。通過計算機網(wǎng)絡(luò)提高資產(chǎn)管理效率，對實物資產(chǎn)進行信息化管理。

1.建立實物資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，通過對現(xiàn)有資產(chǎn)信息進行統(tǒng)計分析與匯總，以掌握資產(chǎn)狀況，為資產(chǎn)配置預(yù)算編制、資產(chǎn)調(diào)度、使用提供輔助作用；利用資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，將資產(chǎn)信息上傳至上級主管部門、國有資產(chǎn)管理部門，進行信息共享，為領(lǐng)導(dǎo)層決策服務(wù)。

2.通過資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，采用條形碼標(biāo)記實物資產(chǎn)，落實資產(chǎn)歸檔，提升實物資產(chǎn)管理效率；對資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的難點和風(fēng)險點可以及時排除，強化監(jiān)督機制的實施。信息化管理使實物資產(chǎn)動態(tài)化，管理更加便捷、有效，以實現(xiàn)資產(chǎn)資源最大化利用。