現(xiàn)代文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合

何 飛 楊 瑩

金川集團(tuán)股份有限公司 甘肅 金昌 737100

在企業(yè)發(fā)展過程中,文秘工作以及檔案管理工作都具有非常重要的作用,想要更好的推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展,還需要將文秘工作和檔案管理工作結(jié)合起來,不僅要對(duì)文秘的職責(zé)進(jìn)行充分的發(fā)揮,還要對(duì)檔案的利用價(jià)值進(jìn)行充分的挖掘,如此才能為單位的平穩(wěn)發(fā)展提供有力支撐,因此,針對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行深入的研究是很有必要的。

一、文秘工作與檔案管理結(jié)合過程中的問題

(一)文秘及檔案管理在職務(wù)內(nèi)容方面無法進(jìn)行有效銜接。從本質(zhì)上來看,現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作在職務(wù)方面具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性,而且兩者又具有各自的特色,所以,在分工結(jié)果方面會(huì)存在較大的差異,很多機(jī)構(gòu)主管為了對(duì)兩項(xiàng)工作之間的配合狀態(tài)進(jìn)行有效的維持,往往會(huì)通過各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)力量以及技術(shù)力量的有效應(yīng)用,對(duì)分體式的控制體系進(jìn)行構(gòu)建,凸顯了相關(guān)管理制度的科學(xué)性和時(shí)效性,但也正是由于這種體制的影響,導(dǎo)致文秘與檔案管理間的銜接問題日漸凸顯。而在實(shí)際操作當(dāng)中,很多文秘工作人員還存在檔案處理水平不高的情況,而檔案人員對(duì)于文秘職務(wù)則表現(xiàn)的極為陌生,這也導(dǎo)致兩者不能真正實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合的目標(biāo)。

(二)文秘及檔案管理當(dāng)中缺乏相應(yīng)的人才供應(yīng)。就目前我國(guó)的產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)展情況來看,很多機(jī)構(gòu)都會(huì)將檔案管理工作交由文秘人員進(jìn)行兼職,也就是說,在這些機(jī)構(gòu)當(dāng)中并沒有設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員,在這種情況下,很多文秘人員在實(shí)際工作中都會(huì)將主要的精力放在辦公室文件收發(fā)以及修改宣傳等事務(wù)上,不能在一定時(shí)間范圍當(dāng)中對(duì)各種重要檔案資料進(jìn)行有效的收集,且沒有對(duì)現(xiàn)有資料的真?zhèn)芜M(jìn)行仔細(xì)的堅(jiān)定,受到這種情況影響,產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)當(dāng)中的檔案資料管理出現(xiàn)了漏洞百出的情況,加上負(fù)責(zé)檔案管理的人員綜合素質(zhì)不高,又沒有對(duì)個(gè)人核心職責(zé)加以明確,導(dǎo)致文秘在對(duì)檔案進(jìn)行收集和處理的過程中產(chǎn)生了許多弊端問題。

(三)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于兩項(xiàng)工作的結(jié)合不夠關(guān)注。很多機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文秘以及檔案管理工作的融合并不重視,甚至部分機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)將該項(xiàng)工作歸為次要工作,片面的認(rèn)為文秘檔案管理工作只不過是通過各種渠道對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行收集,然后建立相應(yīng)的目錄,對(duì)其進(jìn)行重整劃分即可,而且文秘檔案管理期間,很難獲得直接的經(jīng)濟(jì)效益,即便針對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐度?但想要在短期之內(nèi)獲得良好的改革成效,是不現(xiàn)實(shí)的,因此,很多機(jī)構(gòu)在對(duì)文秘工作與檔案管理進(jìn)行融合的過程中,還只是片面的關(guān)注檔案材料的保管成果[1]。

二、推動(dòng)文秘工作與檔案管理有效結(jié)合的方法

(一)對(duì)相關(guān)工作的銜接進(jìn)行強(qiáng)化。所謂的檔案,從本質(zhì)上來講就是一種文件,而對(duì)于檔案管理成果而言,想要判斷其是否達(dá)標(biāo),還需要以文秘文件規(guī)范為基礎(chǔ)對(duì)其進(jìn)行評(píng)估認(rèn)證,因此,現(xiàn)代文秘工作者應(yīng)該對(duì)自身綜合素質(zhì)進(jìn)行不斷的提升,掌握一定的檔案管理知識(shí)和管理技能,能夠很好的完成各類檔案材料的立卷劃分工作,盡可能的提升文秘與檔案管理之間銜接的緊密性,而從本質(zhì)上來講,上述結(jié)果都需要文秘工作人員對(duì)文件材料的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)[2]。

(二)對(duì)文秘檔案管理的全新職務(wù)加強(qiáng)關(guān)注。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)自身的觀念進(jìn)行積極的轉(zhuǎn)變,盡可能的提升文秘及檔案管理工作的層次性,而對(duì)于現(xiàn)有的文秘人員要做好培訓(xùn)教育工作,使其能夠在短期之內(nèi)掌握相應(yīng)的檔案管理技能。與此同時(shí),要將檔案管理工作納入到機(jī)構(gòu)工作重點(diǎn)和全年規(guī)劃當(dāng)中。對(duì)于文秘檔案管理的有效融合,要加大經(jīng)濟(jì)投入力度,使檔案管理設(shè)施能夠具有較強(qiáng)的先進(jìn)性和規(guī)范化,推動(dòng)傳統(tǒng)文秘檔案管理局面的轉(zhuǎn)變,使文秘檔案融合方面的前瞻性以及主觀能動(dòng)性能夠得到充分的發(fā)揮,從而為機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員提供良好的信息指導(dǎo)服務(wù)[3]。

(三)將文秘檔案管理中的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好。對(duì)于文秘工作以及檔案管理工作而言,對(duì)機(jī)構(gòu)文件進(jìn)行有效的收集、鑒定、儲(chǔ)存和分析是推動(dòng)現(xiàn)代文秘與檔案管理有效融合的基礎(chǔ)保障,因此,現(xiàn)代文秘人員在與檔案管理職務(wù)進(jìn)行對(duì)接時(shí),不僅要做好本機(jī)構(gòu)上下級(jí)的資料收集工作,還要通過文字修飾技巧的有效應(yīng)用,對(duì)特定公務(wù)進(jìn)行生動(dòng)的描述,在必要的情況下,可以對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行精確的篩選和整理,在這種情況下,能夠推動(dòng)檔案信息價(jià)值的全面釋放,并可以加快綜合檔案資源的建設(shè)步伐,除此之外,要對(duì)各時(shí)期當(dāng)中的重點(diǎn)工作進(jìn)行準(zhǔn)確的把握,要找準(zhǔn)位置,明確相關(guān)主題,自覺結(jié)合服務(wù)大局對(duì)檔案工作進(jìn)行考慮和安排,從而在機(jī)構(gòu)當(dāng)中形成服務(wù)合力[4]。

結(jié)語

綜上所述,對(duì)現(xiàn)代文秘與檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合,能夠?qū)ο嚓P(guān)機(jī)構(gòu)的發(fā)展產(chǎn)生很大的推動(dòng)作用,因此,相關(guān)機(jī)構(gòu)一定要對(duì)兩者的結(jié)合保持重視,根據(jù)自身情況,對(duì)各種強(qiáng)化措施進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用,以此來提升兩者的結(jié)合效果,使其能夠?yàn)闄C(jī)構(gòu)發(fā)展提供有力支撐。