知識(shí)管理與檔案管理研究

隆化縣扶貧辦開(kāi)發(fā)辦公室 河北 承德 068150

引言

現(xiàn)階段,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的興起為檔案管理的工作升級(jí)提供了支持,也向其發(fā)出了一定挑戰(zhàn)。為了更好的滿足當(dāng)前社會(huì)背景下對(duì)檔案管理工作的要求,在其中引入知識(shí)管理內(nèi)容極為必要。結(jié)合知識(shí)管理,能夠推動(dòng)檔案管理向著科學(xué)化、信息化的方向發(fā)展,真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的升級(jí)。

一、知識(shí)管理與檔案管理之間的聯(lián)系分析

對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō),其主要為對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過(guò)程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)。相比于檔案管理來(lái)說(shuō),雖然兩者具有一定的區(qū)別,但是也擁有大量相似之處,聯(lián)系緊密。

第一,管理目標(biāo)重疊。在檔案管理工作中,主要的管理目標(biāo)為組織內(nèi)的多種文件與檔案;在知識(shí)管理工作中,主要管理目標(biāo)為多種顯性知識(shí)、隱性知識(shí)。其中,對(duì)于隱性知識(shí)而言,根據(jù)職能活動(dòng)的不同,可以轉(zhuǎn)化為多種檔案文件,也可以轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)庫(kù)、報(bào)紙、期刊內(nèi)容等等[1]。由此能夠看出,檔案文件屬于隱性知識(shí)的一種表現(xiàn)形式,能夠納入知識(shí)管理的范疇中。進(jìn)一步分析可得,檔案管理目標(biāo)包含在知識(shí)管理目標(biāo)內(nèi)。

第二,管理技術(shù)相同。就當(dāng)前的情況開(kāi)看,電子信息技術(shù)逐步成為檔案管理與知識(shí)管理的主要方法,換言之,實(shí)現(xiàn)了檔案管理與知識(shí)管理的信息化建設(shè)。經(jīng)過(guò)對(duì)比能夠發(fā)現(xiàn),兩者得在信息安全維護(hù)、檢索、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、平臺(tái)構(gòu)建等方面均使用了相同的模式。

第三,管理層面相似。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō),其工作要點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)檔案文件的制度化、規(guī)范化管理;對(duì)于知識(shí)管理來(lái)說(shuō),其工作對(duì)人性化管理更為強(qiáng)調(diào),涉及外源顯性知識(shí)、內(nèi)源顯性知識(shí)以及保存在人類大腦中的隱性知識(shí)。站在管理層面進(jìn)行分析可知,知識(shí)管理的工作范疇更大,涉及的內(nèi)容更為廣泛,包含著檔案管理的內(nèi)容。

二、知識(shí)管理背景下檔案管理的創(chuàng)新策略探究

(一)檔案管理理念的創(chuàng)新。對(duì)于檔案管理工作而言,其是知識(shí)管理的主要因素;而對(duì)于知識(shí)管理工作而言,其是檔案管理工作范圍的進(jìn)一步拓展。結(jié)合上文的分析能夠得出,檔案管理與知識(shí)管理在目標(biāo)、技術(shù)等方面均具有極高的相似性。基于這樣的情況,結(jié)合知識(shí)管理理念落實(shí)檔案管理工作高度可行。

為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),需要結(jié)合知識(shí)管理對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作理念進(jìn)行更新,徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)展開(kāi)單一內(nèi)源顯性知識(shí)管理的模式,依托信息技術(shù)以及檔案管理信息化建設(shè)理念,促使檔案管理信息化模式與組織中常規(guī)的內(nèi)部管理機(jī)制良好結(jié)合。

與此同時(shí),還要積極拓展檔案管理空間,引入多樣性的檔案管理模式,構(gòu)建起高科學(xué)性、合理性與系統(tǒng)性的檔案管理體系?；诖?可以為檔案管理工作升級(jí)提供更加充足的驅(qū)動(dòng)力。另外,在知識(shí)管理視域下,相關(guān)人員重點(diǎn)明確檔案管理與知識(shí)管理之間的聯(lián)系性,將知識(shí)管理的目標(biāo)、技術(shù)等融入檔案管理實(shí)踐中,深入挖掘檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)整合利用,最大程度的發(fā)揮檔案信息的作用,避免資源浪費(fèi)。

(二)檔案管理模式的創(chuàng)新。在檔案管理工作模式的創(chuàng)新中,人才、人員素養(yǎng)是主要支撐。因此,要重點(diǎn)落實(shí)檔案管理人員的專業(yè)教育培訓(xùn),促使其掌握知識(shí)管理理念以及先進(jìn)技術(shù)。在此基礎(chǔ)上,可以構(gòu)建起學(xué)習(xí)型的檔案管理團(tuán)隊(duì),為檔案管理工作升級(jí)提供支持[2]。在知識(shí)管理的指導(dǎo)下,需要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的收集范圍,以私密文檔、電子文檔為要點(diǎn)內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)高復(fù)雜性、多元化信息資源的采集、整合、分析與歸檔,為檔案管理后續(xù)工作(例如檔案資源利用、成果轉(zhuǎn)化等)提供更加充足的資料參考。

在基于知識(shí)管理理念的檔案管理模式構(gòu)建中,相關(guān)管理人員要以檔案知識(shí)內(nèi)容提取、拓展、共享目標(biāo),并將共享設(shè)為核心,實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式(儲(chǔ)存管理模式)的更新,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。在這一流程中,主要包含以下環(huán)節(jié):檔案資源的接收與采集;檔案整理;檔案管理;檔案資源再利用;用戶需求分析;知識(shí)產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)與共享。

與此同時(shí),還要構(gòu)建起知識(shí)資源安全訪問(wèn)與權(quán)限制度,實(shí)現(xiàn)檔案管理與知識(shí)管理的有機(jī)融合,推動(dòng)檔案管理安全性提升、服務(wù)升級(jí)。另外,還要積極引入信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),組建起資源共享平臺(tái),使得檔案信息遠(yuǎn)程儲(chǔ)存管理成為現(xiàn)實(shí),完善檔案管理的信息化建設(shè)。

(三)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。

1.檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。為了方便后續(xù)管理、資源的開(kāi)發(fā)利用,應(yīng)當(dāng)利用電子檔案逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。針對(duì)已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案,可以使用掃描儀將多種格式的文件導(dǎo)入管理系統(tǒng)中。同時(shí),依托檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),將文檔、音視頻等不同格式的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與管理,結(jié)合關(guān)聯(lián)檢索、逐層檢索、容錯(cuò)檢索、信息摘要等功能,完成元數(shù)據(jù)、百萬(wàn)數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)的秒級(jí)返回。

2.大數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)。在知識(shí)管理視域下,要積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù),對(duì)檔案資源中有價(jià)值的知識(shí)資源進(jìn)行深入挖掘;結(jié)合數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的智能分析,推動(dòng)隱性知識(shí)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí),方面后續(xù)檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的展開(kāi)。

3.二維碼/條形碼技術(shù)?？梢詫?duì)檔案庫(kù)房中所有的檔案設(shè)置二維碼或條形碼。使用掃碼槍掃描二維碼或條形碼后,能夠迅速實(shí)現(xiàn)相應(yīng)檔案信息的提取。

總結(jié)

綜上所述,為了更好的滿足當(dāng)前社會(huì)背景下對(duì)檔案管理工作的要求,在其中引入知識(shí)管理內(nèi)容極為必要。對(duì)于知識(shí)管理與檔案管理來(lái)說(shuō),兩者具有較高的相似性,展開(kāi)理念融合有著極高的可行性。在知識(shí)管理的指導(dǎo)下,通過(guò)更新檔案管理的工作理念、工作模式以及管理技術(shù),實(shí)現(xiàn)了檔案管理的工作升級(jí),更好的滿足了當(dāng)前環(huán)境對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求。