新時(shí)期人社局人事檔案管理的有效性探析

王曉紅 威海市文登區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

為了充分發(fā)揮人事檔案的信息資源庫作用，更好地服務(wù)人事人才工作，近年來，人社系統(tǒng)全面推進(jìn)人事檔案管理工作，檔案的管理水平和工作服務(wù)質(zhì)量不斷提高，但是在管理方面依然存在一些問題亟待解決，人事檔案管理有效性提升的緊迫感越發(fā)明顯。鑒于人事檔案管理問題的解決方面還未形成統(tǒng)一、成熟的應(yīng)對(duì)方案，因而探尋檔案管理問題的有效解決策略就顯得尤為必要。

一、新時(shí)期人社局人事檔案管理概述

新時(shí)期人社局人事檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了深刻變化，固有的管理理念、模式與方式方法的實(shí)際有效性也在不斷降低。改革的不斷深化也加快了人社系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新管理的步伐，比如說強(qiáng)化教育培訓(xùn)、建立健全機(jī)制等。但是值得注意的是，當(dāng)面對(duì)人事檔案管理中存在的具體問題時(shí)，管理層面創(chuàng)新性的提升并未較好驅(qū)動(dòng)管理有效性的提升。如何對(duì)既有的管理問題進(jìn)行解決，持續(xù)性提升人事檔案管理的有效性是值得思考的現(xiàn)實(shí)性問題。

二、人社局人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理制度不健全

現(xiàn)階段，規(guī)范化管理已然成為人事檔案管理層面的一個(gè)基本趨勢，而規(guī)范化管理以及管理的有效性提升都離不開完善的制度予以支撐。當(dāng)前，人社局人事檔案管理中，行政化管理理念的影響較為明顯，制度化管理特征并不顯著，這也是當(dāng)前人事檔案管理中的共性問題。制度化管理理應(yīng)成為人社局人事檔案管理中的有力抓手，但人事檔案管理制度不健全的情形下，管理層面良好的內(nèi)部環(huán)境就無法形成，一般性人事檔案管理活動(dòng)在開展上也無法得到有效指導(dǎo)和規(guī)范。這一狀態(tài)下，各個(gè)層面與各個(gè)時(shí)期人事檔案管理活動(dòng)開展間的聯(lián)系十分薄弱，在具體的管理規(guī)劃缺失下，人事檔案管理資源也很有可能處于閑置或浪費(fèi)的狀態(tài)之中。

（二）人事檔案管理方式方法單一

人社局人事檔案管理中還存在著管理方式方法單一的問題，突出表現(xiàn)在紙質(zhì)檔案占比較高，人力資源浪費(fèi)大，調(diào)閱成本高，查詢效率低。一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的人社局很難在人事檔案管理層面進(jìn)行創(chuàng)新，基于經(jīng)驗(yàn)主義思想的指導(dǎo)，一些固化且單一的人事檔案管理方式方法也被長時(shí)間沿用，這不僅導(dǎo)致人事檔案管理效率處于較低水平，更加容易催生新的人事檔案管理問題產(chǎn)生。更為嚴(yán)重的是，在人事檔案管理活動(dòng)動(dòng)態(tài)開展的進(jìn)程中，很多管理主體已經(jīng)對(duì)單一的管理方式方法產(chǎn)生了依賴性，這也大為壓縮了管理方式方法的創(chuàng)新空間。從這一層面來看，這已經(jīng)成為了人事檔案管理有效性提升的制約性因素之一。

（三）人事檔案管理缺乏評(píng)價(jià)監(jiān)督

人事檔案管理本身是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，且受到多種因素影響與制約，出現(xiàn)一些管理問題和不足更是在所難免，這就需要客觀的評(píng)價(jià)與反饋信息，從而及時(shí)修正和完善。然而，當(dāng)前人社局人事檔案管理中，與之相對(duì)應(yīng)的評(píng)價(jià)與監(jiān)督機(jī)制往往處于缺位狀態(tài)，繼而導(dǎo)致人社局不能夠及時(shí)對(duì)人事檔案管理方式方法的選用狀況、目標(biāo)達(dá)成狀況等進(jìn)行有效感知，從而使其在人事檔案管理上較為盲目，一些不合理的理念與方式方法很容易被長時(shí)間沿用。另外，在無法對(duì)人事檔案管理狀況進(jìn)行有效監(jiān)督時(shí)，人事檔案管理中一些苗頭性問題可能堆積在一起，也會(huì)進(jìn)一步拖慢人事檔案管理效率，甚至是加大人事檔案管理有效性提升的難度。

三、新時(shí)期人社局人事檔案管理有效性提升的建議

（一）加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)

人社局人事檔案管理的有效性提升需要將制度建設(shè)放在首位。人社局首先要認(rèn)識(shí)到制度化管理的必要性和優(yōu)越性，并持續(xù)進(jìn)行人事檔案管理制度建設(shè)，借助更為科學(xué)、可行的制度來驅(qū)動(dòng)一般性人事檔案管理活動(dòng)開展。例如，湘潭市人社局在人事檔案管理制度建設(shè)上的做法值得借鑒，他們通過前期對(duì)自身人事檔案管理能力與狀況進(jìn)行全面分析，并在較好統(tǒng)籌人事檔案管理資源的基礎(chǔ)上，對(duì)人事檔案管理事務(wù)進(jìn)行有效分割，最終確立出了人事檔案管理權(quán)責(zé)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。這種做法，不僅對(duì)人事檔案管理上的原則、目標(biāo)等也得到了有效細(xì)化，也進(jìn)一步增強(qiáng)了基礎(chǔ)性制度對(duì)一般性管理活動(dòng)開展的指導(dǎo)與規(guī)范性功能。其它地區(qū)人社局也可以將人事檔案管理制度建設(shè)作為前置性工作，通過制度的較好運(yùn)轉(zhuǎn)，為人事檔案管理活動(dòng)開展提供更多幫助與支持。

（二）創(chuàng)新多元檔案管理方式方法

由于人事檔案管理方式方法的選用對(duì)管理進(jìn)程以及最終管理成效取得會(huì)產(chǎn)生直接影響，且單一的管理方式方法嚴(yán)重拖慢了管理效率與有效性。新時(shí)期，人社局在人事檔案管理上需要進(jìn)行管理方式方法的創(chuàng)新升級(jí)，從而驅(qū)動(dòng)人事檔案管理活動(dòng)的高效開展。例如，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，可以充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢，構(gòu)建符合大數(shù)據(jù)時(shí)代特征的檔案管理設(shè)備，通過開展干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為今后干部人事檔案的安全管理、便捷利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，人社局也要強(qiáng)化人事檔案管理人員信息化管理培訓(xùn)，全面提高檔案工作人員的理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，不斷提升人民群眾的滿意度。隨著信息技術(shù)在人事檔案管理中應(yīng)用程度的不斷加深，人社局也能夠積累更多的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)于后續(xù)人事檔案管理的調(diào)整與優(yōu)化也具有啟發(fā)意義。

（三）構(gòu)建檔案管理評(píng)價(jià)監(jiān)督機(jī)制

構(gòu)建人事檔案管理評(píng)價(jià)與監(jiān)督機(jī)制十分必要，這一機(jī)制也可以看作是人事檔案管理制度的有效補(bǔ)充。具體來說，人社局內(nèi)部應(yīng)該對(duì)人事檔案管理狀況進(jìn)行全面精準(zhǔn)掌握，成立專門的人事檔案管理評(píng)價(jià)與監(jiān)督小組，根據(jù)細(xì)化出來的評(píng)價(jià)與監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)，開展對(duì)應(yīng)工作。通過對(duì)人事檔案管理方式方法選用狀況、目標(biāo)達(dá)成狀況進(jìn)行評(píng)價(jià)，人社局在人事檔案管理中能夠更好分析管理形勢，在管理調(diào)整上也可以更為具有方向性。通過對(duì)人事檔案管理進(jìn)行有效監(jiān)督，人社局能夠較為及時(shí)和精準(zhǔn)的發(fā)展人事檔案管理問題，通過分析相關(guān)問題產(chǎn)生的原因，對(duì)相關(guān)問題的負(fù)面影響進(jìn)行消除，人社局在人事檔案管理上的壓力也可以得到較好緩解。更為重要的是，人事檔案管理中系列問題不斷發(fā)展、解決的過程，實(shí)際上也是人社局人事檔案管理有效性不斷提升的過程。

結(jié)語：新時(shí)期，人社局需要在思想意識(shí)層面給予人事檔案管理更多關(guān)注，并確保各項(xiàng)人事檔案管理活動(dòng)可以較好貫徹和實(shí)施下去。值得注意的是，無論是人事檔案管理問題的解決，還是管理有效性的提升都需要一定時(shí)間周期，因此，強(qiáng)化人事檔案管理需要成為一種常態(tài)化制度化工作堅(jiān)持下去。不僅如此，人社局人事檔案管理的客觀環(huán)境、狀況與需求也會(huì)隨著時(shí)間的推移不斷發(fā)生變，因此在具體的管理活動(dòng)開展上也要帶著發(fā)展的眼光審視觀察，不斷進(jìn)行人事檔案管理的科學(xué)調(diào)整與合理優(yōu)化。