辦公室行政精細(xì)化管理工作思路

趙云

摘 要：本文介紹了辦公室行政管理存在的問題及其思路，并提出了辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：辦公室行政；精細(xì)化管理；問題；思路；對(duì)策

辦公室行政管理內(nèi)容復(fù)雜，精細(xì)化管理是提高辦公室管理效率的重要途徑。根據(jù)企業(yè)辦公室的特點(diǎn)，必須走規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化之路。同時(shí)，在樹立企業(yè)精細(xì)化管理文化的過程中，這一理念必須深入人心，培養(yǎng)員工的工作習(xí)慣，進(jìn)而全面提高辦公室行政管理水平。

1 辦公室行政管理存在的問題

1）沒有明確的管理目標(biāo)。目前，各部門工作中存在著各種小問題，其主要原因是辦公室行政管理沒有明確的管理目標(biāo)，在工作中缺乏直觀的參考，對(duì)員工工作缺乏考核要求。在管理學(xué)中，對(duì)管理工作的明確性有嚴(yán)格的要求，嚴(yán)格的管理制度直接規(guī)定了權(quán)責(zé)統(tǒng)一和人的責(zé)任管理制度，對(duì)員工的工作有嚴(yán)格的要求。

因此，在實(shí)際工作中，員工為了自己的利益，會(huì)更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。此外，缺乏明確的管理目標(biāo)，不符合職位要求，缺乏處罰機(jī)制，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)工作氛圍在錯(cuò)誤的方向，缺乏一個(gè)正確和積極的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)氛圍，這可能會(huì)導(dǎo)致工作的怠慢情況屢禁不止。

2）缺乏科學(xué)的量化手段。缺乏科學(xué)的量化手段是造成管理效率低下的主要原因，主要體現(xiàn)在以下方面：（1）日常工作內(nèi)容“品德、能力、績(jī)效”沒有進(jìn)行具體量化，也沒有很好的進(jìn)行區(qū)分，“重績(jī)效，輕品德”的傾斜十分嚴(yán)重。（2）崗位考核過程中考核的指標(biāo)與員工的工作內(nèi)容出現(xiàn)脫節(jié)，或不同的崗位都使用同一種考核標(biāo)準(zhǔn)，在某些程度上對(duì)員工工作目標(biāo)造成一定的誤導(dǎo)。（3）設(shè)立量化指標(biāo)的過程中未考慮實(shí)踐操作性，致使一些部門以敷衍的態(tài)度對(duì)待每月的考核工作，令年終考核失去了重要的參考依據(jù)。

3）管理人員管理意識(shí)不高。實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要前提是管理人員需具備良好的精細(xì)化管理意識(shí)。若能具備這種意識(shí)，在制定辦公室各種規(guī)章制度的時(shí)候，會(huì)更加客觀、更加細(xì)致，及時(shí)對(duì)存在的不足做出局部或整體性更改，促使制定出的指標(biāo)更具科學(xué)化。但從實(shí)際調(diào)查結(jié)果來看，很多管理人員依然缺乏這種意識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)管理工作漏洞百出，管理水平停滯不前。

2 辦公室行政管理精細(xì)化的思路

1）對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行劃分并細(xì)化。在很多企業(yè)中，辦公室往往負(fù)責(zé)很多后勤事務(wù)與行政事務(wù)，也使管理側(cè)重這兩方面，將很多事務(wù)并入到一起管理，這是出于節(jié)省人力及成本考慮，但卻使管理缺少銜接，管理較為分散、模糊的管理狀態(tài)使辦公室日常工作缺少引導(dǎo)，變得更加雜亂、無(wú)序。企業(yè)管理者是辦公室行政管理的總管家，需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)職能，對(duì)各項(xiàng)工作的管理進(jìn)行細(xì)化與量化處理，但遠(yuǎn)沒有達(dá)到精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)。由此，要想讓辦公室管理更加精細(xì)化、更為有序，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，就要對(duì)管理內(nèi)省進(jìn)行細(xì)化。這種細(xì)化就是讓某項(xiàng)工作更加有邏輯、更有條理，符合事物特征，使工作主次分明，從而為決策提供更加全面的借鑒與參考。此外，對(duì)管理進(jìn)行細(xì)化，還可減少出現(xiàn)流水賬，使各項(xiàng)工作合理分配，各級(jí)人員合理分工，提高工作效率，同時(shí)，才能對(duì)更加細(xì)小的工作任務(wù)進(jìn)行測(cè)量，從而將工作需要花費(fèi)的時(shí)間得出，這就是量化，將量化與精細(xì)化結(jié)合起來，從而取代傳統(tǒng)的管理模式，讓一起工作都可以量化進(jìn)行，從而使管理更加可控。

2）引入流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的理念。法制化與規(guī)范化一直以來都是每個(gè)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則。應(yīng)通過工作的流程化和標(biāo)準(zhǔn)化來實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作精細(xì)化，保證企業(yè)的工作質(zhì)量，讓辦公室的管理能力得到加強(qiáng)。引入流程化理念，有效分解工作，有序開展工作，有效貫徹落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化理念。強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化理念，并將管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化。

3）通過經(jīng)濟(jì)化意識(shí)的滲透來提升全員的協(xié)同化意識(shí)。對(duì)現(xiàn)階段的企業(yè)而言，要想實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的“精細(xì)化”并不是僅憑一個(gè)人、兩個(gè)人的力量便可實(shí)現(xiàn)，它不僅是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，而且還需要多個(gè)環(huán)節(jié)、多個(gè)部門、全體員工共同協(xié)作才可實(shí)現(xiàn)。例如以實(shí)際的“精細(xì)化”管理中文件簽收為例，從收到文件到上傳下達(dá)的處理環(huán)節(jié)，直至最后的存檔，每一個(gè)步驟都需要各個(gè)相關(guān)部門密切配合、相互協(xié)調(diào)而完成。所以這種狀況下，各部門、各員工間的協(xié)調(diào)必須要具備高度的經(jīng)濟(jì)化與協(xié)同化，要時(shí)刻想到用最精簡(jiǎn)的工作成本獲取最大回報(bào)。只有掌握了正確的管理模式來開展工作，才能在管理成本不斷減少的過程中提升整體的管理效率。

3 辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策

1）增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)與精品意識(shí)。辦公室擔(dān)負(fù)著對(duì)外交往和對(duì)內(nèi)服務(wù)等各項(xiàng)繁重工作，是協(xié)調(diào)各部門、連接企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層的重要紐帶，辦公室每名工作人員要充分認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性。在具體工作中，要以高度的責(zé)任心和敏銳的洞察力來保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，嚴(yán)格按照企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，做好自己的本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作，只有這樣才能確保各項(xiàng)工作不出差錯(cuò)，真正發(fā)揮辦公室協(xié)調(diào)、服務(wù)等各項(xiàng)職能。此外，還要增強(qiáng)自身的精品意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，而精品意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)來自于對(duì)自身工作的高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求。

2）采用制度化管理方式。制度化管理方式也是辦公室行政管理的主要方法，這就需要制定完善的約束機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，保證行政管理流程更加順暢。實(shí)現(xiàn)精細(xì)化行政管理需具備科學(xué)的規(guī)章制度，將其作為管理的基準(zhǔn)和約束相關(guān)人員的有效方式，從而使其內(nèi)部形成統(tǒng)一的規(guī)范模式，采用制度化管理方式，使其發(fā)展更加迅速，最終提升它的經(jīng)濟(jì)效益，使公共管理更加精細(xì)化。同時(shí)，采用制度化管理方式可有效開展精細(xì)化行政管理工作，這對(duì)其發(fā)展有著極大地幫助。

3）建設(shè)精細(xì)化企業(yè)文化。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)行政管理工作的精細(xì)化，必須在企業(yè)中營(yíng)造精細(xì)化企業(yè)文化。長(zhǎng)久以來，辦公室行政管理效率不高，且管理中沒有量化與標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，造成企業(yè)管理中成本效益沒有得到體現(xiàn)。營(yíng)造精細(xì)化企業(yè)文化，有利于在企業(yè)行政管理工作中建立標(biāo)準(zhǔn)化與流程化管理方式。建設(shè)精細(xì)化企業(yè)文化，要努力用“制度化、流程化、規(guī)范化”全面提升辦公室精細(xì)化管理的品質(zhì)，要建立“公文處理、會(huì)務(wù)、接待、值班”等各方面的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，強(qiáng)調(diào)辦公室工作的精品意識(shí)，從而使辦公室成員在工作中養(yǎng)成精細(xì)化思想，使企業(yè)辦公室管理實(shí)現(xiàn)從制度化約束向文化約束的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提高精細(xì)化水平。

4）培養(yǎng)員工精細(xì)化的工作習(xí)慣。為了實(shí)現(xiàn)行政精細(xì)化管理，行政管理人員需要營(yíng)造一個(gè)良好的精細(xì)化工作環(huán)境，為精細(xì)化行政管理構(gòu)建一個(gè)良好的實(shí)施環(huán)境。行政管理人員需積極培養(yǎng)員工的精細(xì)化工作習(xí)慣，并培養(yǎng)員工書寫工作總結(jié)，促使員工能詳細(xì)的對(duì)工作進(jìn)行劃分，并明確個(gè)人的職責(zé)，合理的對(duì)員工進(jìn)行考核，從而有效的提高員工的工作效率。員工養(yǎng)成良好精細(xì)化的工作習(xí)慣是行政管理精細(xì)化的重要保障，從而有效的實(shí)現(xiàn)行政管理的精細(xì)化。

5）完善量化考核評(píng)估機(jī)制。企業(yè)行政管理需要注重效果的反饋，精細(xì)化管理更需要考察實(shí)際效果并不斷加以完善，因此必須將精細(xì)化管理內(nèi)容納入管理考核機(jī)制中，堅(jiān)持周期考核，并相應(yīng)實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等手段，使精細(xì)化管理工作常抓不懈，從而使管理有方法，落實(shí)有成效?？己嗽u(píng)估機(jī)制可和培訓(xùn)提升機(jī)制有機(jī)結(jié)合起來，本著有利于推進(jìn)工作、有利于調(diào)動(dòng)員工積極性的原則制定執(zhí)行，重視考核結(jié)果的應(yīng)用，以考促管，不斷改進(jìn)和完善管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中占有重要的位置，通過開展辦公室的精細(xì)化管理可促進(jìn)企業(yè)行政工作的有效開展，對(duì)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用。同時(shí)，通過開展辦公室的精細(xì)化管理可顯著提高員工的工作效率，降低經(jīng)營(yíng)的成本，從而全面提升其管理水平。

參考文獻(xiàn)

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