科技館檔案管理的有效方法探討

王春蘭

摘 要：檔案管理工作在科技館的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，不僅對(duì)館內(nèi)諸多展品實(shí)現(xiàn)了有效管理，還有利于通過(guò)檔案資料的管理實(shí)現(xiàn)科技館的建設(shè)和發(fā)展。在科技館的檔案管理中，由于科技館的發(fā)展導(dǎo)致展品隨著時(shí)代發(fā)展不斷更替，同時(shí)也導(dǎo)致檔案種類多樣化、復(fù)雜化，而傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然不能滿足檔案管理的需求，需要借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，使檔案管理效率提升。本文對(duì)科技館檔案管理的內(nèi)容概述，討論科技館檔案管理中存在的問(wèn)題，并分析如何優(yōu)化科技館檔案管理方法，希望在檔案管理工作的開(kāi)展下，科技館實(shí)現(xiàn)良好建設(shè)，繼續(xù)發(fā)揮出社會(huì)教育的作用。

關(guān)鍵詞：科技館；檔案管理；方法；探討

眾所周知，科技館集自然知識(shí)和科學(xué)技術(shù)知識(shí)，有著展覽教育功能，是公益性科普教育機(jī)構(gòu)。在科技館中，展覽內(nèi)容有短期展覽和長(zhǎng)期展覽，通過(guò)與展品的參與互動(dòng)和輔助性展示方法，可以起到培養(yǎng)科學(xué)興趣和開(kāi)闊視野的作用，進(jìn)而發(fā)揮出社會(huì)教育功能，而科技館所形成的檔案不僅記錄著科普展品，還包括文書(shū)檔案、人事檔案和會(huì)計(jì)檔案，開(kāi)展好檔案管理工作可以讓科技館更好的發(fā)展，需要在科技館的發(fā)展下創(chuàng)新檔案管理方法。

1 科技館檔案管理的內(nèi)容

首先，科普展品檔案。該類檔案是科普展品在知識(shí)宣傳和教育活動(dòng)中形成文字、圖表、影音等方面的資料。按照檔案方式可以分為文字、圖表和音像；按照載體可以分為紙質(zhì)、磁介質(zhì)和實(shí)物，科技館的展品通常有固定的展區(qū)，其中大型科技館的展區(qū)如表一所示。其次，文書(shū)檔案。該類檔案包括行政管理和科技館多種活動(dòng)的檔案。主要包括：行政管理和黨務(wù)工作。再次，會(huì)計(jì)檔案。該類檔案資料包括各類紙質(zhì)和電子版的會(huì)計(jì)憑證和各類報(bào)表。最后，人事檔案。該類檔案資料包括在職和離退休員工、干部的檔案[1]。

9 特種影院

2 科技館檔案管理中存在的問(wèn)題

縱觀當(dāng)前科技館中存在的管理問(wèn)題主要包括以下幾點(diǎn)：其一，領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理的重視程度。很多科技館的員工對(duì)檔案管理都片面的認(rèn)為是對(duì)相關(guān)資料的抄寫(xiě)和管理，對(duì)科技館發(fā)展有利，但是不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，領(lǐng)導(dǎo)普遍重視展品的更新與陳列，缺乏對(duì)檔案管理工作的關(guān)注，未能對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。其二，檔案管理水平不高?？萍拣^的檔案管理人員普遍沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，在檔案材料的收集、整理、錄入、歸檔等業(yè)務(wù)上不能高效開(kāi)展工作，檢索效率不高，無(wú)法滿足檔案管理的需求。同時(shí)，部分檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)化的辦公技能，還存在身兼數(shù)職的情況，面對(duì)科普展品檔案以及人事檔案往往分身乏術(shù)，存在檔案資料不完整的情況。其三，檔案管理人員自身重視程度不足。檔案管理人員自身認(rèn)為檔案管理只是內(nèi)容雜亂，但是沒(méi)有過(guò)多的技術(shù)要求，因此在工作中容易出現(xiàn)懈怠的概況，甚至把當(dāng)日工作拖延數(shù)日，部分資料不能及時(shí)補(bǔ)充和更新，同時(shí)，在工作中缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)新的操作技術(shù)和管理技能。其四，檔案管理制度不完善。科技館的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展需要制度的支持，然而我國(guó)很多科技館的興建較晚，在檔案管理制度上顯然不完善，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中存在一些困難沒(méi)有可依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)解決比如科普展項(xiàng)檔案管理缺乏行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，或者由于制度的不完善導(dǎo)致執(zhí)行中不能完全發(fā)揮出實(shí)效性，而部分有價(jià)值檔案的流失也是我國(guó)文化和科技事業(yè)的損失[2]。

3 如何優(yōu)化科技館檔案管理方法

1）更新科技館檔案管理理念?？萍拣^承載著社會(huì)教育功能的，其工作開(kāi)展的各個(gè)方面理應(yīng)受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，而檔案管理工作起到保障性和指向性作用，更加需要科技館全體工作人員的高度重視，具體說(shuō)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)要通過(guò)會(huì)議向全員宣傳檔案管理的重要意義，不僅關(guān)系到每一名員工的切身利益，也是科技館發(fā)展壯大的有力支撐，起到提供知識(shí)資源的導(dǎo)向作用。在精神文明高度發(fā)達(dá)的今天，包括科技館在內(nèi)的企事業(yè)單位都加強(qiáng)檔案管理工作，而科技館作為傳播知識(shí)文化的前沿占地更要與時(shí)俱進(jìn)，意識(shí)到檔案管理對(duì)社會(huì)教育和國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。作為科技館的領(lǐng)導(dǎo)，必須發(fā)揮出帶頭作用，重視和參與到檔案管理中，加強(qiáng)設(shè)備更新和人才建設(shè)，使科技館檔案管理工作在良好開(kāi)展下為科技館的發(fā)展提供支持和保障[3]。

2）完善檔案管理制度。常言道：“無(wú)規(guī)矩不成方圓”。完善的管理制度是開(kāi)展科技館檔案工作的前提，也是檔案管理工作順利開(kāi)展的保障，檔案管理主要包括搜集、歸檔、保管和利用等內(nèi)容，只有在制度的作用下才能玩決出挖掘出檔案資料的最大價(jià)值，讓信息不斷完善和更新，便于對(duì)資料的使用。當(dāng)前，科技館運(yùn)營(yíng)管理制度相對(duì)健全，但是在檔案管理制度方面仍需加強(qiáng)，需要基于國(guó)家檔案管理工作的相關(guān)規(guī)范，結(jié)合科技館檔案管理實(shí)際，內(nèi)容表述要規(guī)范，使制定的檔案管理制度具有合理性、科學(xué)性和可操作性，在內(nèi)容上不僅要包括科技館的展品類別和相關(guān)信息，還要詳細(xì)記錄文書(shū)檔案和人事檔案等內(nèi)容。此外，制度一經(jīng)制定需要保證執(zhí)行的嚴(yán)肅性，由于檔案資料對(duì)科技館的發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義，需要在制度上明確獎(jiǎng)懲細(xì)則，本著“有功必賞、有過(guò)必罰”的管理原則，保持現(xiàn)制度的權(quán)威性。因此，建立完善的科技館檔案管理制度是高效管理的重要保障[4]。

3）采用信息化的檔案管理方法。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，不論是資料的采集、錄入，還是查閱和使用，都讓檔案管理人員的工作量減輕，讓檔案的載體多樣化?？萍拣^作為文化和科技的前沿占地，其電子文檔和數(shù)字文檔在快速增長(zhǎng)，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的不利因素，使得管理更加高效，也讓信息更加安全，提升了檔案資源的利用率和資源共享率。科技館同社會(huì)發(fā)展共同進(jìn)步，檔案本身是科技館的寶貴資源，同時(shí)也是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的信息資源，科技館在檔案管理的中要促進(jìn)市場(chǎng)化運(yùn)作，打造文化發(fā)展的產(chǎn)業(yè)鏈，使得檔案管理的價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮[5]。

4）強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)。時(shí)代在發(fā)展，檔案管理人員也要不斷更新管理觀念，提升自身的專業(yè)水平，而最為顯著的方法就是科技館的人才培養(yǎng)策略。在系統(tǒng)的培訓(xùn)下，檔案管理人員自身更加重視工作的開(kāi)展，規(guī)范資料的存檔和分類，同時(shí)業(yè)務(wù)能力也會(huì)得到提升，主動(dòng)掌握信息技術(shù)，進(jìn)而打造一支高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)。具體說(shuō)來(lái)：需要以講座和培訓(xùn)等方法培養(yǎng)檔案管理人員的敬業(yè)精神和軟件操作技能，同時(shí)還要定期進(jìn)行科技文化等學(xué)科知識(shí)的宣教，這對(duì)于工作的開(kāi)展都很有幫助[6]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著人們思想的進(jìn)步，每年前來(lái)科技館參觀的人數(shù)不斷攀升，需要科技館自身完善管理的方方面面。在科技館檔案管理中，需要更新科技館檔案管理理念，完善檔案管理制度，并且采用信息化的檔案管理方法。此外，還要強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，這樣科技館的檔案管理才能對(duì)科技館的發(fā)展提供有效支持，為我國(guó)精神文明建設(shè)提供支持。

參考文獻(xiàn)

[1]滕克威.淺析科技館檔案管理的有效方法[J].蘭臺(tái)世界，2017（z1）.

[2]劉敏穎，梁麗明.現(xiàn)代科技館檔案管理創(chuàng)新研究[J].科技傳播，2018，v.10；No.213（12）：195-196.

[3]梁麗明，劉敏穎.現(xiàn)代科技館檔案管理人員綜合素養(yǎng)提升研究[J].城建檔案，2018，227（08）：93-94.

[4]梁麗明.科技館檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展路徑研究[J].城建檔案，2017（11）：65-66.

[5]岳宏云.新常態(tài)下科技館檔案管理人員的素質(zhì)提升[J].神州，2017（31）：247-247.

[6]賴碧英.科學(xué)技術(shù)在科技館科普檔案管理中的作用[J].智能城市，2016（1）：154-156.