新形勢下人口計生檔案管理工作探討

摘 要：隨著人口的爆發(fā)式和無序式的增長，我國開始實行計劃生育政策，目前，我國已具備了較為完備的計劃生育立法。但是，這些法律法規(guī)要想在實踐中產(chǎn)生預(yù)期的效果，必須有一個更先進(jìn)的檔案管理體系當(dāng)做保障。同時，計生檔案管理工作是實施計劃生育的重要環(huán)節(jié)，計劃生育檔案的管理對于計劃生育政策的實施與和諧社會的建設(shè)十分重要。在新形勢下，檔案管理也有自己的新特點(diǎn)，相關(guān)部門在人口和計生檔案管理方面做了很多工作，但是因為一些歷史遺留原因，在當(dāng)前的檔案管理工作中仍存在著管理工作意識淡薄，檔案管理落后，人員素質(zhì)不高，資金嚴(yán)重不足，管理制度不健全的問題。本文將針對這些問題提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：計生檔案；檔案管理；問題與建議

1 引言

作為世界上人口最多的國家，中國的計劃生育工作變得越來越重要，特別是在新形勢下，檔案管理也有自己的新特點(diǎn)。在全面了解新的特征后，可以強(qiáng)化檔案的管理功能。在社會進(jìn)入信息時代以后，隨著信息技術(shù)的普及和計劃生育企業(yè)管理隊伍整體素質(zhì)的不斷提高，計劃生育檔案管理的質(zhì)量和效率明顯提高，計劃生育事業(yè)檔案材料的數(shù)量明顯增加。種類也在向多樣化發(fā)展，對檔案和材料的利用也有所增加。但是，計劃生育檔案的管理一直是被動地進(jìn)行，無法很快地改變。而且，隨著社會的發(fā)展、公眾意識的成長和對合法利益的需求日益增長。計劃生育檔案已成為每項工作的依據(jù)和法律基礎(chǔ)。因此，人口計劃生育檔案的收集、組織和管理不僅對目前的計劃生育工作非常重要，而且對今后關(guān)于計劃生育的研究具有重大的歷史意義。

2 計生檔案管理工作中存在的問題

1）管理工作意識淡薄。在實際工作中，許多職工包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部，尚未認(rèn)識到管理計劃生育檔案的重要性，而且個別計劃生育文件管理人員的思想松弛，檔案收集不完整，文件往往沒有及時提交。由于我國計劃生育政策對于公民的各個方面都具有一定的影響，所以少數(shù)單位在計劃生育檔案中存在掩蓋員工計生情況的現(xiàn)象，而且對離職人員的生育狀況的管理缺失。另外，在各個單位中也存在不實證明、偽資料、假證件的現(xiàn)象，對計劃生育檔案的真實性造成嚴(yán)重影響。

2）檔案管理落后。目前，計劃生育檔案的收集、編纂、清查、檢索和查閱，主要是人工操作的。這在很大程度上阻礙了檔案管理的正常發(fā)展。《檔案法》頒布后，除了國家、各省和市政計劃生育檔案之外，地區(qū)一級人口計劃生育檔案沒有嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)。由于缺乏必要的檔案儲存設(shè)備，特別是在縣一級的計劃生育單位檔案中，造成無法彌補(bǔ)的損失，如檔案損失。

3）人員素質(zhì)不高。從總體上看，人口計劃生產(chǎn)部門的文件管理者，存在著學(xué)術(shù)水平、理論知識、專業(yè)素質(zhì)低下等問題。一些基層檔案管理員信息管理經(jīng)驗不足，管理理念薄弱。隨著新時期的檔案工作的發(fā)展，目前的管理人員無法達(dá)到新時期的檔案工作的要求，在人口規(guī)劃和計劃生育專業(yè)人員的培訓(xùn)中，將特別注意提高技術(shù)專業(yè)人員的素質(zhì)和能力，加強(qiáng)檔案管理員的長期教育。許多檔案保管員的管理仍然是以傳統(tǒng)的經(jīng)驗為基礎(chǔ)的，管理沒有跟上發(fā)展的步伐，缺乏創(chuàng)新和活力。

4）資金嚴(yán)重不足。為了實現(xiàn)計劃生育的信息管理，需要提供更多的物質(zhì)資源和大量的財政援助，而分配給人口和計劃生育部門的財政資源主要依靠財政撥款，缺乏用于建設(shè)的專項資金。有限的辦公資源難以滿足管理信息化的需求，與此同時，檔案自動化過程涉及許多新出現(xiàn)的問題，高度專業(yè)化的因素如啟動、運(yùn)作等，缺乏業(yè)務(wù)準(zhǔn)則，這是計劃生育部門信息化的一個主要障礙。

5）管理制度不健全。在計劃生育部門的工作中，往往注重業(yè)務(wù)、服務(wù)，對機(jī)構(gòu)、人員和檔案缺乏了解。特別是檔案材料的收集和歸檔，沒有關(guān)于收集和歸檔檔案材料的規(guī)則和條例。由于缺乏監(jiān)督和限制，許多規(guī)定無法實施，出生信息的收集不能按照歸檔的原則進(jìn)行規(guī)范，檔案用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，效率很低。中國對計劃生育進(jìn)行了嚴(yán)格的管理，所以許多人偽造家庭人口信息、生育信息，辦理偽證和各種手段篡改戶口信息。高層計劃生育檔案管理者沒有認(rèn)真檢查信息的真實性，因此，大量的人口生育信息沒有參考價值，影響了計劃生育普查工作的開展。

3 計生檔案管理工作的管理及對策

1）明確檔案工作者角色定位。檔案管理人員應(yīng)填寫所發(fā)送材料的轉(zhuǎn)賬表，并仔細(xì)檢查每一份材料。應(yīng)嚴(yán)格檢查筆跡、紙張、印刷、印章、內(nèi)容等，并在不規(guī)范的情況下退還。只有當(dāng)一切都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時，才能歸檔。不完整的材料要及時催促，及時收集歸檔，準(zhǔn)備回憶錄，不要拖延，不要積壓。

在管理檔案的傳統(tǒng)時代，檔案管理員的主要起到檔案保管的作用，主要工作是檔案保護(hù)、文件匯編和審查。然而，在現(xiàn)有檔案計算機(jī)化的范圍內(nèi)，檔案管理員應(yīng)盡快理解其新職能，提高工作質(zhì)量，并適應(yīng)新的工作環(huán)境。這樣，就能夠提供高質(zhì)量的文件管理和高質(zhì)量的知識服務(wù)。

2）加強(qiáng)檔案管理。計劃生育檔案可以有效地幫助計劃生育計劃的實施和管理，這是黨和國家發(fā)展的一個組成部分，但是部分市和地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)人缺乏這種觀念。因此，有必要采取多種措施，并制定法律和條例，根據(jù)《檔案法》，通過廣泛傳播和教育，越來越多地傳播檔案管理條例，提高對計劃生育檔案管理重要性的認(rèn)識，并不斷提高檔案專業(yè)人員的專業(yè)水平，特別是各級計劃生育管理人員和市政當(dāng)局的意識。此外，根據(jù)法律，計劃生育檔案管理和開發(fā)的新農(nóng)村建設(shè)規(guī)劃中編入了黨委員會、政府的管理重點(diǎn)，從人力、物力、財力等全面的支持和保護(hù)。

3）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案工作者在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育是提高檔案工作者素質(zhì)的根本途徑。要重視檔案管理，設(shè)立相應(yīng)的獎勵制度和年度審查制度，調(diào)動管理者的積極性。積極組織檔案管理者接受日常業(yè)務(wù)訓(xùn)練，不斷提高檔案管理者的業(yè)務(wù)能力，及時更新知識儲備，提高文件信息服務(wù)的意識。將訓(xùn)練內(nèi)容與公司文件管理者的專業(yè)水平緊密結(jié)合，實現(xiàn)準(zhǔn)確的訓(xùn)練，介紹當(dāng)前檔案領(lǐng)域的最新研究成果和研究趨勢，進(jìn)一步拓展管理者的學(xué)習(xí)視野；組織管理者參觀學(xué)習(xí)，與兄弟關(guān)系部門交流經(jīng)驗，相互學(xué)習(xí)優(yōu)勢，以多種方式學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作經(jīng)驗和管理方法。

4）建立檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。要做好人口計生檔案管理工作，必須要充分認(rèn)識檔案工作的重要性，作為一個重要的工作，需要具體履行其職能，明確具體的人員崗位加強(qiáng)管理，對工作的系統(tǒng)性管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的計劃生育檔案，系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)可以有效地保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。人口和計劃生育局的部門專門負(fù)責(zé)計劃生育工作的任務(wù)，是收集各種信息的關(guān)鍵，鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政基層事業(yè)部門、部門要建立專職和兼職相結(jié)合的工作組，對人民負(fù)責(zé)，構(gòu)造垂直線。與此同時，這些垂直線必須相互關(guān)聯(lián)、相互關(guān)聯(lián)、互相監(jiān)督和相互控制。該系統(tǒng)應(yīng)相互交叉和協(xié)調(diào)，以形成一個網(wǎng)絡(luò)，該網(wǎng)絡(luò)既是計劃生育工作的基本系統(tǒng)，又是計劃生育檔案的收集和管理系統(tǒng)。

5）制定檔案管理相關(guān)制度。根據(jù)《電子文獻(xiàn)檔案管理辦法》的要求，制定相應(yīng)的服務(wù)管理規(guī)范、信息收集、分析和共享制度、考核制度、系統(tǒng)更新維護(hù)制度等，完善工作的環(huán)節(jié)和步驟，建立專項資金，保障信息化建設(shè)的順利發(fā)展。計劃生育管理部門應(yīng)當(dāng)制定和完善預(yù)申報制度、轉(zhuǎn)賬程序、收檔程序、備案制度等業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，并嚴(yán)格執(zhí)行，納入部門年度績效考核。每個業(yè)務(wù)單位都應(yīng)指定一名專職人員，負(fù)責(zé)實施分級責(zé)任制和基于網(wǎng)格的管理。

4 結(jié)語

提高人口與計劃生育檔案管理水平是非常重要的。本文分析了當(dāng)前檔案管理工作的問題，根據(jù)存在的問題給出了一些合理化建議。期望對相關(guān)工作和員工有重要的指導(dǎo)和實踐意義。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

武云（1979-），女，漢族，本科，現(xiàn)在中級職稱（館員）。