加強水務(wù)檔案管理的有效措施

張興

摘 要：水務(wù)檔案管理的復(fù)雜化、任務(wù)的艱巨化、要求的現(xiàn)代化，促使水務(wù)檔案必須再上一個新臺階。傳統(tǒng)的檔案（紙質(zhì)）和管理工作越來越難以適應(yīng)新形勢的要求。水務(wù)檔案的現(xiàn)代化管理新特點決定了它的新的管理方法。只有了解和掌握水務(wù)現(xiàn)代化檔案的新特點，應(yīng)用新的管理方法，才能更好的為水務(wù)檔案的現(xiàn)代化管理服好務(wù)。下面，筆者僅就水務(wù)檔案的新特點和新的管理方法談點淺見，僅供參考。

關(guān)鍵詞：水務(wù)檔案；管理；有效措施

隨著水務(wù)一體化管理的開展及深入，水務(wù)檔案管理工作出現(xiàn)了一些新特點，特別是城市供水管理、城市規(guī)劃區(qū)地下水開發(fā)利用管理、市政排水與污水處理設(shè)施管理等，為水務(wù)檔案的建設(shè)管理增加了新的內(nèi)容。水務(wù)檔案管理的復(fù)雜化、任務(wù)的艱巨化、要求的現(xiàn)代化，促使水務(wù)檔案必須再上一個新臺階。傳統(tǒng)的檔案（紙質(zhì)）和管理工作越來越難以適應(yīng)新形勢的要求。下面，筆者僅就水務(wù)檔案的新特點和新的管理方法談點淺見，僅供參考。

1 明確水務(wù)檔案的新特點

1.1 含義新

水務(wù)檔案是對水務(wù)工程建設(shè)和水務(wù)事業(yè)發(fā)展有價值信息的記錄，也是記錄水務(wù)信息的載體。要克服對水務(wù)檔案認識的傳統(tǒng)觀念，不能認為只有經(jīng)過檔案專業(yè)管理部門鑒定和整理過的認為有保管價值的原始的白紙黑字的文件或資料，才能稱為檔案。有很多檔案的原始資料的載體不是紙，內(nèi)容也不是描述的，但是還需要存檔的。如影像資料、音像資料、工程資料電子版儲存等。

1.2 形式新

檔案的主要屬性是原始性，即保留其形成時的原來形式?，F(xiàn)代化檔案形成的原始的信息，不是由手工書寫和繪制而形成的，它的表現(xiàn)形式也不一定是文字或圖形，而是多種多樣的。水務(wù)檔案也是如此，新增了數(shù)字符號、圖像、聲音等形式。

1.3 內(nèi)容新

由于社會的進步和發(fā)展以及經(jīng)濟體制的改革，水務(wù)發(fā)展速度極快，水務(wù)一體化管理、“BOT”的應(yīng)用等都是水務(wù)事業(yè)發(fā)展的象征和表現(xiàn)。如計算機技術(shù)、微電子的應(yīng)用、通信技術(shù)、光電技術(shù)、遙感技術(shù)等。為這些新事物和新科技服務(wù)的檔案必然也會增加許多新內(nèi)容。同時，水務(wù)事業(yè)的發(fā)展離不開先進技術(shù)的應(yīng)用。

1.4 載體新

傳統(tǒng)的記錄檔案信息的載體大多為紙質(zhì)，但從檔案的發(fā)展趨勢看，由于要進行信息保護和記錄不同信息的需要，現(xiàn)代化檔案載體的種類也將日趨多樣化。如塑料制品、半導(dǎo)體存儲器、磁介質(zhì)存儲器和光盤等。

1.5 屬性新

水務(wù)檔案除了具有傳統(tǒng)檔案的屬性外，還具一種新的屬性——多態(tài)性，即以多種形態(tài)存在，以多種方式保存，以多種形式存在，以多種途徑體現(xiàn)利用價值。

2 推進水務(wù)檔案的信息化管理進程

在水務(wù)檔案管理工作中，應(yīng)科學(xué)合理地應(yīng)用好計算機，要克服盲目性，少走彎路，減少浪費，并注意以下問題：一要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強指導(dǎo)。由于水務(wù)部門的檔案專業(yè)技術(shù)力量參差不齊，若都各自為戰(zhàn)，對硬件選型、軟件配置等放任自流，就有可能造成很多的損失浪費，尤其是在微型機換代頻繁的情況下，后果更不堪設(shè)想。另外，選擇什么樣的機型和什么樣的軟件更適合檔案管理，不能受市場炒作的影響，如UNIX操作系統(tǒng)和ORACLE數(shù)據(jù)庫軟件等都能很好地適合于檔案管理。二要搞好長遠規(guī)劃。相對于檔案的生存期，計算機軟硬件的有效生存期就短很多，微型機操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件一般幾年就升級換代一次。必須搞好計算機應(yīng)用與檔案管理相適應(yīng)的長遠規(guī)劃。三要組織推廣水務(wù)檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)用研究的技術(shù)及方法。目前，在水務(wù)工作人員中，從事檔案工作的鮮有懂計算機管理專長，而會計算機的專家又不熟悉檔案管理。檔案管理人員又很難花費主要精力專心致志地去研究現(xiàn)代化管理技術(shù)，因此，搞好水務(wù)檔案管理人員的適用技術(shù)培訓(xùn)已迫在眉睫。

3 應(yīng)采取的保障措施

水務(wù)檔案具有重要的利用價值，如何才能適應(yīng)新特點和新的管理方法的要求，要從以下四個方面做起。

3.1 要建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案情報工作，成立檔案情報室、設(shè)立專職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時，完善制度建設(shè)，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。

3.2 要有超前管理意識

要根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點，拓寬檔案收集渠道。追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息、并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。分階段收集。這種方法適用于建設(shè)周期長的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。強制性收集。對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位，我們采用收取檔案資料押金的做法。當一項水利工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工。施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有—定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

3.3 要及時歸檔立卷

根據(jù)實際情況，制定檔案管理文件。堅持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集舊檔的文件資料進行分類整理，立出預(yù)備案卷。可以裝訂成正規(guī)卷的，及時把它們裝訂成正規(guī)卷，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。

3.4 要強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平

水利工程檔案具有不可回復(fù)性的特點，客觀上對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此，為達到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓(xùn)，講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔，并講解具體的歸檔范圍。同時，按照我們檔案整理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化作詳細的講解。使大家對檔案內(nèi)容提前了解，在工作中更好的發(fā)揮，注意積累資料。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進行。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標準化、規(guī)范化有—個切實的保障。