淺析檔案劃控開放工作

張國鈺

摘 要：為貫徹開放檔案的方針政策，進(jìn)一步加快檔案信息資源的開發(fā)利用，方便公民和組織利用檔案，必須堅持正確處理好保守秘密與開放檔案的關(guān)系，在保守秘密的前提下最大限度地做好檔案劃控開放工作，不斷探索檔案劃控開放的新思路。

關(guān)鍵詞：檔案劃控；開放工作

檔案劃控開放是各級各類檔案館館藏檔案達(dá)到開放年限后經(jīng)過組織鑒定審查、劃控、審核、審批，向社會開放的過程，是檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，也是一項政治性、政策性很強的工作。這項工作必須根據(jù)國家檔案法定程序進(jìn)行，將有用的和可用的檔案向社會開放，實現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮其應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。

1 納入正常法制化軌道，依法進(jìn)行檔案劃控開放管理

《檔案法》對開放檔案的有關(guān)概念與具體范圍沒有明確的法律規(guī)定，劃控開放范圍界定的不具體、不科學(xué)，不夠細(xì)化，期限標(biāo)準(zhǔn)不一，操作性不強，已不能適應(yīng)當(dāng)今檔案劃控開放的要求。《檔案法》第19條和《實施辦法》第20條權(quán)利和義務(wù)主體不明，以及涉及公民隱私和國家利益的檔案實行暫緩開放，非公務(wù)的公民個人利用檔案等，檔案開放與利用之間存在許多矛盾，直接影響到檔案劃控開放工作的實踐，導(dǎo)致了該法在某種程度上難以理解和掌握。在檔案劃控向社會開放檔案時，適當(dāng)?shù)匾?guī)定一定的封存年限和利用范圍限制是必要的，但《檔案法》將50年作為檔案開放的期限，上下浮動時間長。因此要進(jìn)一步完善檔案法規(guī)，建立健全檔案劃控開放工作的相關(guān)法規(guī)做到有法可依、有章可循。

2 實地摸清館藏，修訂開放細(xì)則

檔案信息資源開發(fā)和利用必須有相應(yīng)的制度來保障。為切實做好館藏檔案的劃控開放工作，我館對館藏已滿30年未進(jìn)行劃控開放全宗的檔案內(nèi)容進(jìn)行了摸底調(diào)查，梳理出需劃控開放檔案的內(nèi)容，并結(jié)合平日檔案利用時查檔者身份、利用目的、查閱檔案的具體內(nèi)容等，本著對社會、對歷史、對公眾負(fù)責(zé)的態(tài)度，根據(jù)《各級國家檔案館開放檔案辦法》、《各級國家檔案館解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》及《政府信息公開條例》，結(jié)合館藏檔案的實際情況和利用特點，專門修訂了《常州市檔案館開放檔案實施細(xì)則》，對“經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等檔案”實行最大程度開放，對“涉及公民隱私和國家利益的檔案”實行暫緩開放，細(xì)則進(jìn)一步細(xì)化、規(guī)范了檔案劃控的標(biāo)準(zhǔn)，使從事檔案劃控開放的一線人員有章可循，最大限度地統(tǒng)一了劃控開放的尺度。

3 開展業(yè)務(wù)研討，統(tǒng)一開放標(biāo)準(zhǔn)

由于經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，20多年前國家關(guān)于檔案劃控開放的規(guī)定已不能適應(yīng)現(xiàn)今檔案劃控開放的要求，未能覆蓋現(xiàn)今檔案的所有門類，存在著一定空白。為總結(jié)20多年來我市各轄市、區(qū)檔案館檔案劃控開放工作的寶貴經(jīng)驗，解決劃控工作中存在的問題，為今后的檔案劃控開放工作提供更有效的方法，我市檔

案館于2009年6月召開了所轄市區(qū)檔案館檔案劃控開放業(yè)務(wù)的專門研討會，各檔案館對以前的檔案劃控開放工作進(jìn)行了認(rèn)真總結(jié)，并對當(dāng)前檔案劃控開放工作中存在的難點如劃控開放的自由度的控制、開放檔案的公布權(quán)限等進(jìn)行了研討，研討會就檔案劃控開放的范圍、劃控開放的方法、開放檔案公布和利用程序、查閱制度等達(dá)成了共識，統(tǒng)一了常州市各級國家綜合檔案館檔案劃控開放的標(biāo)準(zhǔn)，提升了檔案劃控人員的業(yè)務(wù)水平。

4 制定相應(yīng)的檔案劃控開放規(guī)范和配套辦法

自各地開始開放工作以來，就缺少檔案劃控開放范圍和實施細(xì)則，在具體劃控開放操作時沒統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，存在很多難以解決的實際問題。我們要加快制定可操作性強的檔案劃控開放實施辦法，明確開放檔案的主體和權(quán)利、對象和義務(wù)、開放的期限標(biāo)準(zhǔn)和范圍、開放的具體原則和條件、開放的要求以及各種例外的情

形，統(tǒng)一范圍，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案劃控開放程序。先定密，后劃控，控制到哪一級，哪些可向社會公開開放，哪些不宜開放，列出詳表，具體的條目應(yīng)與館藏檔案內(nèi)容相對應(yīng)。做到開放檔案主體的權(quán)利與義務(wù)明確、開放檔案的范圍清楚、例外原則清晰，相互銜接，相互配套，形成科學(xué)的規(guī)范開放檔案的規(guī)則體系，有利于檔案依法、有效、有利地向社會和公眾開放。為科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍，使館藏檔案劃控開放工作做實做細(xì)，不出差錯，檔案館可以貼近社會、貼近民生為指導(dǎo)，成立了檔案劃控鑒定小組，根據(jù)需劃控檔案的數(shù)量，對工作量進(jìn)行初步測算，制定了詳實的工作計劃，對從事劃控的人員進(jìn)行了統(tǒng)一的培訓(xùn)。工作人員對照劃控的原則和范圍要求，集中時間、集中人力，以卷為單位實行劃控，逐卷逐件審定，遇到難以確認(rèn)“開放或控制”的檔案交劃控小組討論認(rèn)定，必要時向相關(guān)部門請示。對開放的檔案做好標(biāo)記，及時做好開放檔案的統(tǒng)計，并編制開放檔案案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄，利用電視、廣播、報紙、網(wǎng)絡(luò)等新聞媒體以及通過街頭宣傳、發(fā)放宣傳資料等方式，向社會公布檔案開放的信息。

5 應(yīng)用現(xiàn)代化手段同步開展檔案劃控開放工作

首先，盡快實現(xiàn)檔案目錄中心，電子檔案中心。規(guī)范文檔一體化、館室檔案工作一體化管理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)增加檔案開放渠道。凡是國家全宗的全部檔案，只要是開放檔案，利用者就可在網(wǎng)上查找申請利用已開放檔案，檔案部門在一定時限內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)給利用者明確答復(fù)。其次，加快全省檔案館內(nèi)局域網(wǎng)運作。對外局域網(wǎng)連接政府網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，參與政府上網(wǎng)工程建設(shè)，實現(xiàn)檔案辦公自動化技術(shù)在局館的應(yīng)用，及時定期開放到期檔案，確保開放檔案安全管理。其三，檔案部門定期匯編各種檔案史料公布檔案，編寫開放檔案資料出版，做好檔案開放和服務(wù)工作。

6 加快統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺建設(shè)

館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)發(fā)展不平衡，不能充分利用檔案數(shù)字化優(yōu)勢，加快開放力度。我們要加快館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)，檔案檢索體系數(shù)字化建設(shè)，把館藏檔案的全部全引目錄、案卷目錄、文件級目錄和專題目錄，實行檔案全文級的檢索機檢。加快檔案電子數(shù)據(jù)庫，電子數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系建設(shè)，保證電子數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、規(guī)范和安全。利用檔案數(shù)據(jù)管理平臺建設(shè)，拓寬開放服務(wù)的渠道，滿足公眾對檔案利用的需求。在開展工作調(diào)研的基礎(chǔ)上，廣泛征求基層檔案館（室）和利用者的意見，按照現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合館藏檔案內(nèi)容，編制出臺了各種服務(wù)手冊、指南。內(nèi)容涵蓋我市各檔案館簡介、利用須知、利用流程示意圖、利用制度、館址示意圖等，將各類檔案特別是涉及民生的專題檔案的查閱對象、范圍和制度進(jìn)行告知。如可將館藏檔案對檔案的形成者、移交者、捐贈者開放；婚姻檔案、宅基地登記檔案、訴訟檔案等只對當(dāng)事人開放；職工名冊、調(diào)資表、登記表、履歷表、退休審批表等對當(dāng)事人及直系親屬開放；公檢法和紀(jì)檢監(jiān)察部門可查閱與案件相關(guān)的檔案等。