淺談如何做好人事檔案管理工作

梁思宇

摘 要：人事檔案作為一種信息資源，是反映檔案主體個人成長歷史的一項重要載體，是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在人事管理活動中形成的，反映檔案主體個人成長經(jīng)歷、工作能力、知識結(jié)構(gòu)以及德、能、勤、績、廉等方面情況的原始記錄。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；建議

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認(rèn)為：只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合。

人事檔案作為一種信息資源，是反映檔案主體個人成長歷史的一項重要載體，是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在人事管理活動中形成的，反映檔案主體個人成長經(jīng)歷、工作能力、知識結(jié)構(gòu)以及德、能、勤、績、廉等方面情況的原始記錄，同時也反映了其自然情況、家庭情況、健康狀況、婚姻狀況、獎罰情況、學(xué)歷、特長、專業(yè)特點等方面的內(nèi)容。人事檔案工作做得好壞，直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量，同時也是衡量一個單位人事工作水平的重要標(biāo)志之一。加強人事檔案的規(guī)范化管理是做好人事工作的基本前提，是為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，合理用人，組織人事部門開展人才評價，培養(yǎng)和使用的基礎(chǔ)和依據(jù)，因此必須做到準(zhǔn)確，齊全、真實、有效。

1 當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

1.1 對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人對人事檔案管理工作的認(rèn)識存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

1.2 檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導(dǎo)致了管檔人員工作變動頻繁，加之沒有組織專業(yè)知識培訓(xùn)，導(dǎo)致管檔人員對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。

1.3 人事檔案收集工作力度不夠

由于收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時。如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

1.4 人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，容易造成一定的資源浪費。

2 對目前人事檔案管理的幾點建議

2.1 提高認(rèn)識，進一步加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時還要加強對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，明確檔案工作是各級黨委和部門義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

2.2 加大投入，夯實檔案工作基礎(chǔ)

各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排，特別是對檔案的維護和信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預(yù)算；各單位要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

主管部門應(yīng)定期組織管檔人員參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，認(rèn)清管理檔案的重要性，從而增強責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。

2.4 注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔材料的不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設(shè)小康社會的目標(biāo)服務(wù)。同時加強檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

2.5 健全制度，進一步規(guī)范檔案資料管理

實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，對永久、長期保存的檔案應(yīng)定期向上級檔案主管部門進行移交；再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案管理規(guī)范有序。