信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究

梁喆強(qiáng)

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)已經(jīng)滲透到人們的日常工作和生活中，各種信息都可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速找到。信息化時(shí)代對檔案管理模式有巨大的意義，而信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理模式就顯得尤為重要。筆者就簡要分析在信息化時(shí)代下檔案管理工作存在的問題以及創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的一些舉措。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 創(chuàng)新

隨著我國進(jìn)入了新時(shí)代，檔案管理服務(wù)工作已經(jīng)越來越得到重視為了順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，應(yīng)該積極探索創(chuàng)新檔案管理工作的模式和方法，充分讓檔案管理工作能夠高效有序的進(jìn)行，充分提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此在信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)迫在眉睫。

1 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)工作的重要作用和意義

如今，隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息化檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展速度和方向。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是紙質(zhì)檔案管理占著主體作用，這樣不僅降低管理工作的效率，還可能增加產(chǎn)生錯(cuò)誤的幾率，增加檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)和工作質(zhì)量。并且在日常生活和自然作用的影響下，紙質(zhì)檔案可能在空氣中受到腐蝕和火災(zāi)的破壞，失去的數(shù)據(jù)和信息可能無法修復(fù)，對管理工作造成嚴(yán)重的工作負(fù)擔(dān)，為了避免這種情況的發(fā)生而保持檔案的完整性就需要對檔案管理工作投入大量的人力和物力資源。并且紙質(zhì)檔案管理的存在繁瑣的信息管理和信息查詢的過程，需要進(jìn)行大量的搜索和尋找才能得到有效的數(shù)據(jù)和信息，增加檔案管理工作的工作量。而在信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作模式可以充分的保證檔案數(shù)據(jù)的有效保存，減少檔案管理工作的人力和物力，提高檔案管理工作者的工作效率，有效的減少檔案管理工作者的工作量。當(dāng)然，創(chuàng)新檔案管理工作的模式和方法和可有有效的保證檔案管理服務(wù)工作的正常進(jìn)行，充分提高檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量。

2 在信息化時(shí)代檔案管理服務(wù)工作存在的一些問題

2.1 檔案管理工作人員不能有效的轉(zhuǎn)變思想觀念

如今，隨著進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理工作在信息化時(shí)代的影響下工作質(zhì)量和工作效率得到一定的進(jìn)步和改善。然而，盡管在信息化高速發(fā)展的今天，檔案管理工作也存在著許多問題和不足，如檔案管理工作者缺乏創(chuàng)新意識(shí)是檔案管理工作產(chǎn)生問題的重要原因。檔案管理用作者繼續(xù)采用傳統(tǒng)的工作模式和方法，受著傳統(tǒng)觀念的影響和束縛，不能及時(shí)的對檔案管理工作模式和方法進(jìn)行創(chuàng)新思考。同時(shí)無法勇于打破傳統(tǒng)的思想觀念，而傳統(tǒng)的管理思維和觀念嚴(yán)重的阻礙著檔案管理工作的有序進(jìn)行和發(fā)展，嚴(yán)重的降低檔案管理工作的效率和質(zhì)量。大量的檔案管理工作者缺乏一定的創(chuàng)新意識(shí)，不敢勇于突破傳統(tǒng)觀念的阻礙從而在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)過于死板和機(jī)械，無法有效的保證檔管理工作的正確進(jìn)行。

2.2 部分檔案管理仍然是實(shí)體檔案為主缺乏統(tǒng)一信息化管理

盡管在如今信息化高度發(fā)展的今天，許多檔案管理大都采用信息化手段進(jìn)行檔案管理，但是仍然存在許多以實(shí)體檔案為主的管理模式，忽視對檔案管理模式的創(chuàng)新和完善，這樣極大的降低了檔案管理的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)在搜集和搜索檔案的時(shí)候需要大量的工作量，對檔案管理工作高效和有序的進(jìn)行有著嚴(yán)重的阻礙作用。而且檔案管理缺乏信息化的統(tǒng)一管理，可能讓檔案數(shù)據(jù)失去一定的時(shí)效性和真實(shí)具體性從而無法及時(shí)的獲得相關(guān)數(shù)據(jù)。在如今的大量的檔案管理工作中，因?yàn)楦鞣N各樣的原因和因素，如不同的工作環(huán)境，各種部門之間的工作聯(lián)系和資金的投入都對檔案管理工作的規(guī)范性和工作質(zhì)量都有著重要的影響，可以有效的提升檔案管理工作效率，并且缺乏統(tǒng)一的信息化管理可能讓檔案管理工作失去一定的時(shí)效性和真實(shí)性從而無法達(dá)到預(yù)想的效果。

2.3 缺乏檔案管理系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)機(jī)制

隨著我國信息化時(shí)代的不斷深入和發(fā)展，雖然檔案管理工作也進(jìn)行了一定的信息化處理和改善，創(chuàng)造了許多的檔案管理系統(tǒng)和機(jī)制，但是如今的檔案管理系統(tǒng)也存在著許多的問題和缺陷，比如缺乏檔案管理系統(tǒng)之間的相互聯(lián)結(jié)通道，各種檔案管理軟件之間不能充分結(jié)合，缺乏一定的空間通用作用，不能將大數(shù)據(jù)充分融合到檔案管理中，這樣將大大增加檔案管理工作的工作量，增加檔案管理工作的復(fù)雜程度，在這種情況下將不能高效的運(yùn)轉(zhuǎn)檔案管理工作，降低檔案管理工作的服務(wù)水平。同樣缺乏檔案管理系統(tǒng)的通用機(jī)制將無法保證檔案管理的工作效率。

3 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的相關(guān)策略和方法

3.1 充分培養(yǎng)和提高檔案管理工作者的專業(yè)能力和素質(zhì)

隨著信息化時(shí)代的不斷深化和發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的要求越來越高，這不僅要求檔案管理人員需要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和基礎(chǔ)專業(yè)知識(shí)，還需要培訓(xùn)檔案管理工作人員的信息化處理能力，充分掌握和利用信息化手段進(jìn)行檔案管理工作。同時(shí)需要正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作人員是信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案服務(wù)的主體，提升全體員工的計(jì)算機(jī)和軟件知識(shí)，提高員工利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)管理。進(jìn)一度加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)及時(shí)定時(shí)定量的培養(yǎng)和提高檔案管理人員的創(chuàng)新管理能力，如此可以進(jìn)一步保證檔案管理工作的正確和順利進(jìn)行。當(dāng)然檔案管理人員應(yīng)該積極響應(yīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，積極參加，主動(dòng)努力提升自身的專業(yè)技能和計(jì)算機(jī)知識(shí)，更應(yīng)該充分調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性適應(yīng)新時(shí)代對檔案管理工作產(chǎn)生的變化。

3.2 創(chuàng)新檔案管理信息資源利用率和服務(wù)機(jī)制

如今信息化時(shí)代最顯著的特點(diǎn)就是充分體現(xiàn)資源利用率從而有效的提高信息化的應(yīng)用價(jià)值，想要提高檔案管理信息資源利用率，就要求充分體現(xiàn)資源共享和有效的檔案管理體制。檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥和乏味的工作，為了提高工作人員的積極性和工作熱情，就需要完善當(dāng)前的管理機(jī)制和制度。對表現(xiàn)良好的員工應(yīng)該及時(shí)的提出表揚(yáng)和晉升的機(jī)會(huì)，樹立優(yōu)秀的模范作用，充分調(diào)動(dòng)工作人員對于檔案管理工作的熱情，同時(shí)激發(fā)出管理人員對于學(xué)習(xí)信息化的積極性。有一些機(jī)構(gòu)缺乏創(chuàng)新意識(shí)，對于自身的信息資源利用率和機(jī)制沒有及時(shí)得到進(jìn)行完善和創(chuàng)新，也沒有正確了解到信息化檔案處理對于檔案管理服務(wù)的重要作用和意義。因此通過在信息化時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理的資源利用率和服務(wù)機(jī)制可以進(jìn)一步的提升檔案管理工作的服務(wù)水平和質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)之間的聯(lián)結(jié)通道

想要充分的提升檔案管理工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，需要及時(shí)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的各種軟件。在科技的不斷進(jìn)步中，檔案人員需要充分的認(rèn)識(shí)到技術(shù)支撐對于管理工作的重要性，良好的檔案管理信息系統(tǒng)可以根據(jù)客戶的需求及時(shí)準(zhǔn)確的提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，良好的檔案管理工作離不開良好的信息管理系統(tǒng)，可以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的時(shí)效性和真實(shí)性。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作的信息系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)通道可以從根本上突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的潮流，根據(jù)實(shí)際的需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的信息系統(tǒng)和機(jī)制，有效的體現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。同時(shí)，這也為檔案管理提供了正確的發(fā)展方向，可以將大數(shù)據(jù)充分融合在檔案中從而持續(xù)的提升檔案管理信息和歷史價(jià)值。

4 結(jié)束語

在信息化不斷發(fā)展的今天，檔案管理服務(wù)工作需要處理大量的信息，在這種新形勢下，檔案管理的工作量是非常巨大的，因此在新信息化時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式是大勢所趨，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式可以充分的提升檔案工作的效率和質(zhì)量，從而進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理服務(wù)工作的服務(wù)水平和社會(huì)影響力。

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