淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化1

劉敏

摘 要：檔案管理主要是對所有的工作進(jìn)行記錄，是為了在以后的檢查以及查找資料的時候所必須的管理憑證。檔案管理的種類非常多，可以是文本檔案，可以是錄音檔案還可以是圖形檔案等等。檔案管理是非常重要的一項管理工作，在任何工作活動中都存在重要的意義，這些活動可以是經(jīng)濟(jì)活動，可以是政治活動也可以是教育活動等。檔案是所有活動的重要歷史依據(jù)，是一切活動的展開的基礎(chǔ)。隨著我國經(jīng)濟(jì)政治不斷發(fā)展，在這新的形式下，檔案管理工作有了新的要求，對于檔案管理工作的要求越來越嚴(yán)格，對于面臨的新形式是檔案管理工。作的新挑戰(zhàn)，所以本文從我國檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討新形式下檔案管理工作的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理憑證；歷史依據(jù)；規(guī)范化

檔案管理工作在許多行業(yè)中都是十分重要的存在。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)新形式下的管理工作，所以科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作方式必須堅持與時俱進(jìn)，借鑒那些優(yōu)秀的檔案管理部門的工作方式，取長補短，在不斷的革新中適應(yīng)檔案管理工作的新形式，進(jìn)一步提升檔案管理新局面，只有這樣才能更好的提升企業(yè)或者公司的管理水平。做好檔案管理工作，不僅僅提升的是公司的管理水平，還實現(xiàn)了檔案管理工作的自身價值，好的檔案管理方式為我國檔案管理部門給予提供和指導(dǎo)，遵照優(yōu)秀的檔案管理工作方式也培養(yǎng)了許多檔案管理工作者的責(zé)任感，為我國社會經(jīng)濟(jì)做出一份貢獻(xiàn)。

1 檔案管理工作的意義

檔案管理工作要合理科學(xué)，合理科學(xué)的檔案管理工作不僅可以衡量企業(yè)等單位的工作業(yè)績還可以衡量企業(yè)等單位的檔案管理水平。檔案作為公司企業(yè)的工作記事本有著還原歷史工作的作用，檔案真實的記錄了公司企業(yè)在過去完成任務(wù)或者業(yè)績考察和研究的內(nèi)容，這些內(nèi)容可以給公司企業(yè)提供完備的研究資料，公司企業(yè)通過對檔案的合理科學(xué)的分析，制定公司企業(yè)未來的發(fā)展方向。在新形式下的中國，發(fā)展與進(jìn)步已經(jīng)成為大趨勢，所以檔案管理工作也要不斷的發(fā)展完善，在發(fā)展完善的過程中不僅僅是改變檔案管理工作的陳舊觀念，管理方式也要尋找最優(yōu)的方案，利用科學(xué)合理的檔案管理方案進(jìn)行檔案管理工作，才能實現(xiàn)檔案管理的價值。所以檔案管理工作對于企業(yè)公司的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。

2 檔案管理工作的作用

檔案管理工作的作用也不可忽視，檔案管理的作用也是其他管理工作不可替代的作用。檔案管理工作的其中一個作用就是歷史參考作用，檔案作為最可靠參考資料，是不可以被篡改的，檔案必須是當(dāng)事人親自辦理最后親筆簽名的，有些檔案還必須包含照片或者錄音記錄，所以檔案是最為有利的憑據(jù)。檔案的內(nèi)容是非常廣泛的，檔案記錄的是一個公司從成立到目前的所有的工作內(nèi)容，如果公司企業(yè)有遇到的困難問題等都可以查閱檔案，尋找前代人關(guān)于此類問題的解決方案。還有一個重要作用就是檔案作為考察依據(jù)的作用，檔案作為歷史憑據(jù)，與其他類別的文本是不同的，檔案是受到法律的保護(hù)的，不是任何人都可以查看檔案的，并且檔案的管理保存也是一個公司作為私密的文件，檔案是公司企業(yè)作為考察的最為重要的依據(jù)。由此可見檔案管理工作的作用是非常多的，作為公司企業(yè)的檔案管理者必須要有職業(yè)道德，要保管好檔案，定期檢查核對檔案，做好檔案管理保密工作，樹立正確的思想觀念，熱愛檔案管理這份工作。

3 檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是公司企業(yè)等單位的最為基本的工作內(nèi)容，檔案管理工作也是每個單位最為重要的工作。在日常的生活中，除了檔案管理人員外，公司的其他工作人員可能會忽視檔案管理工作，檔案管理工作的內(nèi)容也不會被職員所關(guān)心，但是隨著國家的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作也要求與時俱進(jìn)，向前發(fā)展，這就要求檔案管理工作的在不斷簡化的同時，還必須提高檔案管理工作的整體規(guī)范化的程度。檔案管理工作是必須保密的，所以每個公司企業(yè)都有存放檔案的具體地點，所有的檔案集中化管理保存，確保檔案不會丟失和泄露。要達(dá)到檔案管理的規(guī)范化，必須對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保工作人員在工作過程中不會對檔案造成損壞或者丟失，檔案管理人員還要對檔案進(jìn)行復(fù)印保留，以免原來的檔案存放時間過久導(dǎo)致檔案破損，公司企業(yè)內(nèi)部人員如果要借閱或者瀏覽檔案一定要有借閱記錄。只有嚴(yán)格的檔案管理規(guī)范化，才能為日后的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

檔案管理工作的信息化也是非常重要的，檔案管理工作的靈活性會影響到檔案管理工作的效率，與過去的檔案管理工作相比較，現(xiàn)在的檔案管理工作增加了信息化的檔案管理，以往企業(yè)公司都是通過紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行保存，現(xiàn)在的檔案管理工作增加了電腦版的檔案進(jìn)行保存，這樣應(yīng)用了現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)使得檔案管理工作更為靈活方便，不僅提高了檔案管理成果還提高了檔案管理的效率。

最后檔案管理工作的安全性是必須提及的關(guān)鍵，檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格把關(guān)，在初步建立檔案的過程中需要檔案管理人員的規(guī)范化執(zhí)行，要保證檔案的完整，安全。管理工作的集中保存很好的提高了檔案管理的安全性。在檔案查閱環(huán)節(jié)必須設(shè)置相應(yīng)的規(guī)定，非相關(guān)人員不得入內(nèi)，進(jìn)行檔案查閱人員必須有查閱記錄。

4 檔案管理工作中存在的問題

首先就是檔案管理工作人員的個人素質(zhì)，有些檔案管理人員缺乏最基本的職業(yè)素養(yǎng)，再加上檔案管理工作的整體規(guī)范化不夠高，使得檔案管理工作落后于時代的發(fā)展。在檔案管理工作開展以來，領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作的重視度不夠高，這就使得整個公司職員對于檔案管理工作的積極性不夠高，不會去重視檔案管理工作，最終導(dǎo)致檔案的遺漏或者損失。還有一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作是非常簡單的工作，對于檔案管理工作的規(guī)范化認(rèn)識不夠深，沒有真確認(rèn)識到檔案管理工作的管理不當(dāng)會帶來的嚴(yán)重后果。還有就是檔案管理信息化水平過低，局限在過去的管理方式上，沒有將信息化全面推廣當(dāng)檔案管理工作中去，這使得查閱人員耗費大量的時間去查閱原來的檔案，造成時間上的損耗。

5 檔案管理工作對策

5.1 強化檔案管理人員職業(yè)意識和職業(yè)素養(yǎng)

強化檔案管理人員的職業(yè)意識和職業(yè)素養(yǎng)，對進(jìn)入檔案管理工作的員工要進(jìn)行相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，規(guī)范檔案管理工作的要求，加強檔案管理人員的素質(zhì)，幫助檔案管理人員了解檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，培養(yǎng)檔案管理人員在檔案管理工作中所必須的基礎(chǔ)知識，也加強檔案管理人員對于檔案管理的重視。

5.2 推廣檔案管理工作的全面信息化

全面推廣檔案管理人員在檔案管理中應(yīng)用信息化管理，隨著科技的不斷進(jìn)步，電腦已經(jīng)是常見的電子科技，應(yīng)用電腦保存檔案的公司企業(yè)也越來越多，通過實現(xiàn)檔案管理工作的電子化，大大提高了檔案管理的效率，并且在查閱過程中節(jié)省大量的時間，所以推行信息化在檔案管理中是非常必要的。

5.3 保障檔案管理工作的安全進(jìn)行

在檔案管理過程中要做好防火，防盜以及防蛀等措施，保證檔案保管不會丟失或者損壞，檔案作為重要的資料必須保障檔案管理工作的安全進(jìn)行。

6 結(jié)束語

在新形勢下，檔案管理工作規(guī)范化要求越來越嚴(yán)格，為了更好的保管檔案，出現(xiàn)了多種形式的檔案管理方式，這些方式都是為了更好的實現(xiàn)檔案的資源利用。通過對檔案管理工作的整體分析，針對問題解決問題，提升檔案管理工作的效率是最為重要的。

參考文獻(xiàn)

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