小議提升基層機關(guān)檔案管理實效的有效策略

陳匯

摘 要：在基層機關(guān)部門，檔案管理是比較重要的一項工作?；鶎訖C關(guān)檔案管理工作要結(jié)合時代發(fā)展的需求，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案發(fā)展，不斷提高檔案管理工作的信息化水平以及現(xiàn)代化水平。基層機關(guān)必須要結(jié)合實際發(fā)展狀況，對檔案管理方法與模式進行創(chuàng)新，提高檔案管理的實效，有效的發(fā)揮檔案管理的效益。

關(guān)鍵詞：基層機關(guān)；檔案管理；策略

檔案管理工作主要是對基層機關(guān)部門的檔案信息進行針對性的管理，并能夠為具體使用單位或者個人提供檔案檢索、檔案查詢以及檔案使用等各項服務。在新形勢下，檔案管理工作也發(fā)生了一定的變化，所涉及的信息內(nèi)容比較復雜，所以為了能夠有效的提高檔案管理的服務水平，為了能夠有效的發(fā)揮檔案信息的作用，基層機關(guān)必須要結(jié)合實際進行有效的創(chuàng)新，不斷提高檔案管理工作的效益與效率。

1 基層檔案管理工作存在的問題

1.1 基礎(chǔ)業(yè)務比較薄弱

有一些機關(guān)單位并沒有認識到檔案管理的重要性，所以在實際開展工作時不能夠?qū)n案管理工作作為一項基礎(chǔ)的業(yè)務來抓。還有一些基層機關(guān)部門不能正確科學的認識檔案管理工作，不能有效的落實與學習相關(guān)的法律法規(guī)與相應制度，從而造成檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務水平相對薄弱，出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。從現(xiàn)階段部分基層機關(guān)檔案管理工作實際來看，缺乏明確的機制、標準以及工作流程，即使建立了相應的檔案管理制度，也不能夠很好的落實下去，缺乏專業(yè)人員負責，單位領(lǐng)導也不能夠做好相應的監(jiān)督管理，從而導致檔案整理不規(guī)范、信息不真實等實際問題出現(xiàn)，這些問題的出現(xiàn)阻礙了機關(guān)單位的發(fā)展，同時也浪費了巨大的資源。

1.2 缺乏專職人員，歸檔立卷制度不完善

有一些基層機關(guān)單位沒有配備專業(yè)的檔案人員或者檔案人員數(shù)量比較少，大多采用的是臨時工、聘用工勤人員、向下級單位借調(diào)人員的各種方式來完成檔案管理工作，從而不能夠有效的保證檔案管理工作的科學性與有效性。與此同時，基層機關(guān)單位檔案管理工作較為復雜、工作量大，所以導致在年末歸檔工作中不能夠有效的完成。同時又因為基層機關(guān)工作人員不能夠有效的認識檔案管理工作的重要性，導致機關(guān)工作人員不能夠全體參與檔案管理工作，所以不利于加強檔案管理工作意識，從而降低基層機關(guān)工作的有效性。還有部分基層機關(guān)單位不能夠有效的落實部門歸檔立卷制度，所以導致在檔案管理工作中非常容易出現(xiàn)相互推諉、職責不清的實際現(xiàn)狀，從而直接阻礙檔案管理工作的有序開展，使檔案出現(xiàn)遺失、收集不全等問題。

1.3 檔案利用方式原始化，檔案利用率不高

受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，導致檔案利用方式依然原始化，同時檔案的利用率也不高。這主要是因為早期機關(guān)檔案部門主要為本機關(guān)工作進行服務，政務信息公開程度偏低，社會大眾想要查詢相關(guān)信息較難，雖然社會信息技術(shù)發(fā)展較快，但是基層機關(guān)檔案發(fā)展的步伐較慢，業(yè)務能力較差，檔案收集不全，再加上對管理工作的不重視，嚴重阻礙了檔案管理的發(fā)展。

2 提升基層機關(guān)檔案管理實效的有效策略

2.1 加強檔案管理重要性，不斷完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)

基層機關(guān)應該著重注意建設(shè)綜合檔案室，加強資金投入，不斷擴充其面積，加強檔案設(shè)施的建設(shè)，使檔案能夠符合標準化、規(guī)范化的實際要求。除此之外，還應該不斷完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，成立專門的檔案管理工作小組，不斷促進檔案管理工作逐漸走向規(guī)范化道路。基層機關(guān)領(lǐng)導應該重視檔案管理工作的重要性，要著重加強檔案工作管理內(nèi)容，不斷提高工作部門的管理水平以及基礎(chǔ)業(yè)務能力。同時還應該使工作分工明確，將檔案管理工作有效落實下去，及時有效的解決檔案工作室達標升級所需要的設(shè)備與經(jīng)費問題，單位全體工作人員都應該加強檔案管理意識，使單位全體工作人員都能夠重視相關(guān)工作，同時促進檔案管理工作的有效運行。著重加強檔案管理工作組織建設(shè)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，可以成立專門的領(lǐng)導小組，從而負責檔案管理工作相關(guān)規(guī)劃與協(xié)調(diào)，能夠保證可以及時的完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，可以利用培訓、學習等具體活動，不斷強化專職或兼職檔案人員的綜合素養(yǎng)，加強工作人員的實踐水平。另外相關(guān)工作人員還應該積極認真的學習一些先進的軟件操作技術(shù)，不斷更新自己的技能，從而提高檔案管理的素養(yǎng)與職業(yè)技能?；鶎訖C關(guān)應該不斷完善相應制度，實現(xiàn)信息化管理，要結(jié)合基層機關(guān)部門發(fā)展實際現(xiàn)狀，不斷完善檔案管理相關(guān)制度，加強制度的可行性，使檔案管理工作能夠有據(jù)可依。每年年初還應該將檔案管理工作納入年度工作計劃中，保證檔案管理工作可以與其他業(yè)務工作進行評比、進行檢查，以此來提高檔案管理工作的實效性與科學性。

2.2 完善歸檔立卷制度，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)

基層機關(guān)部門還應該結(jié)合實際現(xiàn)狀完善歸檔立卷制度，需要成立專業(yè)檔案小組，并不斷完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。首先應該建立科學有效的管理制度，使管理制度能夠有效的落實下去，基層部門還應該建立分管領(lǐng)導負責制與主要領(lǐng)導負責制，明確各負責任的責任所在，使負責人更能夠積極對待檔案管理工作。同時加強工作人員的知識能力與業(yè)務水平是非常重要的，有關(guān)部門必須要結(jié)合實際開展檔案業(yè)務培訓及學習活動，不斷實施再教育，從而更新檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)，使檔案工作人員能夠適應新形勢，結(jié)合新發(fā)展需求，全面提高自身綜合素養(yǎng)，有效促進檔案管理工作的發(fā)展。最后，還應該積極的推動評比表彰等實際活動，要不斷完善工作激勵機制，不斷激發(fā)工作人員的積極性與熱情，有利于培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作人員以及建設(shè)專業(yè)的隊伍，可以有效的提高檔案管理與收集工作的效率，提高檔案整理規(guī)范率與檔案齊全率。在實現(xiàn)檔案信息化管理中，應該不斷對相應的信息化管理系統(tǒng)進行開發(fā)，結(jié)合本部門發(fā)展現(xiàn)狀與實際情況，多購置一些先進的電子設(shè)備，保證能夠從硬件方面滿足檔案管理現(xiàn)代化與信息化的實際需求。

2.3 加強業(yè)務建設(shè)，開發(fā)信息資源

基層機關(guān)首先應該不斷明確各類檔案的基本規(guī)定要求，著重加強檔案的驗收與檢查工作，結(jié)合實際情況制定科學合理的檔案分類方案以及保管期限表制度。另外，還應該注重檔案信息的整理，不斷加強檔案整理的規(guī)范性操作。要建設(shè)專門的檔案管理辦公室，同時不斷完善現(xiàn)代化的設(shè)備，要注意檔案的保管，為檔案的規(guī)范化管理以及安全性保管提供更好的硬件條件。凡實施檔案管理工作時，要注重加強檔案深加工工作，比如可以具體編制案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄等各種檔案檢索工具，提高檔案的科研成果。檔案工作人員也應該不斷提高自身的綜合素養(yǎng)與職業(yè)道德，要樹立愛崗敬業(yè)的態(tài)度，確保能夠提供更優(yōu)質(zhì)的服務，當工作人員應該熟悉工作流程，熟悉掌握各種先進技術(shù)，保證能夠在第一時間快捷、準確的提供檔案材料。

3 結(jié)束語

在新形勢下，基層機關(guān)檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，基層機關(guān)部門應提高對檔案管理工作的認識，將檔案管理工作放在重要的位置，采取相應的措施提高檔案管理工作的實效性，有效的促進檔案管理工作朝著信息化與現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

參考文獻

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