對當(dāng)前人事檔案工作重要性的淺析

譚延良

摘 要：人事檔案在我們的日常工作和生活中起著非常關(guān)鍵的作用。它是對職工個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作履歷的客觀記錄，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。本文從我國人事檔案管理的社會價值入手，對人事檔案管理的重要性進行了論述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；重要性；價值

1 人事檔案管理的社會價值

人事檔案的社會價值取決于其社會屬性。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事資料的形成與人事管理活動密不可分，人事檔案工作的現(xiàn)實意義決定了人事檔案存在和利用的社會價值。在計劃經(jīng)濟時期，人事檔案是國家機關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是各項人事管理工作的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。在市場經(jīng)濟條件下，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息已成為重要的社會資源，信息的收集利用也成為一項具有戰(zhàn)略意義的社會工程，人事檔案作為信息的主要載體之一，其社會價值得到了巨大提升。像是人力資源配置、企業(yè)人事管理和社會保障等都依靠于人事檔案工作。因此，人事檔案管理工作的社會價值是毋庸置疑的，人事檔案工作的提升發(fā)展至關(guān)重要，幾乎關(guān)系到每個人的切身利益。

2 我國人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案與職工的切身利益密切相關(guān)，包括了個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績等內(nèi)容，是職工享受各種社會待遇的憑據(jù)以及解決勞動糾紛的依據(jù)。隨著社會的不斷進步，舊有的企事業(yè)人事檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足新的社會發(fā)展趨勢和新型勞動力市場的需求，出現(xiàn)了許多現(xiàn)實問題。

2.1 人事檔案存在多頭管理問題

人事檔案管理經(jīng)過多年的發(fā)展，但目前的人事檔案管理仍處于新舊體制轉(zhuǎn)制時期，管理模式主要是沿襲舊體制。人事檔案普遍由單位、部門統(tǒng)一管理，具體包括黨委組織部門和政府人事部門的人才流動服務(wù)中心、勞動部門的就業(yè)服務(wù)中心、教育部門的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位。這種多頭管理反映了傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式，它一方面束縛了人力資源按照市場需求配置流動，另一方面也影響了人事檔案管理的質(zhì)量。近年來，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

2.2 部分單位的職工檔案存在著客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差的問題

因為檔案管理員沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好檔案材料，致使有的檔案錯漏百出。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用，不給新招錄的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。

2.3 檔案管理人員專業(yè)性有待提高

檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有一定的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。同時，許多單位的檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，距離規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)還有一定差距。有的單位對檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子。

3 加強人事檔案工作的主要措施

要改革現(xiàn)行“人檔合一”的人事檔案管理體制，建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)機構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新收回來，歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心。除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員（包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員）、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位。嚴(yán)肅檔案管理，以制度化、規(guī)范化為基礎(chǔ)，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為人事工作提供準(zhǔn)確、真實可靠的數(shù)據(jù)。

改善人事檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)?，F(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，對所需的設(shè)施都提出了更高的要求。現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案管理部門要積極爭取上級支持，改善檔案管理設(shè)施和設(shè)備。首先是要建立堅固的防火、防潮專用檔案室，檔案室內(nèi)配置鐵質(zhì)的檔案柜、空調(diào)機、除濕機、滅火器等設(shè)備，定期對庫房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設(shè)施和安全措施進行檢查。其次是根據(jù)單位資金實力，合理配置計算機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化設(shè)備。這些現(xiàn)代化設(shè)備的使用，尤其是人事檔案的計算機信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作開展提供及時、準(zhǔn)確、詳細的人員信息。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育檔案管理員要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻。人事檔案可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，是組織、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。人事檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策。它在個人辦理相關(guān)手續(xù)時，比如報考公務(wù)員、工資提升、職稱評定以及退休、辦理養(yǎng)老保險、辦理出國手續(xù)等，都是最原始的依據(jù)，核定個人身份、工齡連續(xù)計算、人社系統(tǒng)核定工資待遇等，人事檔案是最有力的依據(jù)。因此，對于我們每一個人來說，都十分重要，我們一定要重視它。