事業(yè)單位人事檔案的信息化管理

王娟娟

摘 要：現(xiàn)階段，信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，在社會各個領(lǐng)域計算機網(wǎng)絡技術(shù)得到了廣泛應用，我們的生活由此受到了影響和改變，信息化建設(shè)已成為事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。要想使事業(yè)單位人事檔案的信息化管理得到深入推進，將人事檔案工作在信息化中的重要作用充分發(fā)揮出來，就應該科學結(jié)合網(wǎng)絡信息技術(shù)和人事檔案管理技術(shù)，最終實現(xiàn)人事檔案管理的科學化和信息化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化

最近幾年，計算機網(wǎng)絡技術(shù)的應用越來越廣泛，促使檔案信息管理步入現(xiàn)代化管理之中，并有效保障了檔案信息管理的順利開展，在此形勢下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理方式面臨著諸多問題。為了將檔案工作在信息社會中的重要作用充分發(fā)揮出來，事業(yè)單位應積極結(jié)合信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)，為檔案的信息化管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

1 加大管理人員隊伍建設(shè)力度

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案信息管理，信息化的人事檔案對管理人員的素質(zhì)提出了更為嚴格的要求。事業(yè)單位的檔案管理人員要將自己的思想轉(zhuǎn)變，確保自己的思想可以和時代的發(fā)展保持同步，從而保證自己不會被社會淘汰。管理人員要積極學習信息化管理知識，促進自身工作質(zhì)量和技能的提升。第一，檔案管理者要將人事檔案管理的重要性充分認識到，不斷學習計算機知識和管理知識。第二，政治素質(zhì)是檔案管理者必須具備的素質(zhì)，人事檔案管理人員要增強自身的安全意識，做好檔案安全工作。此外，檔案管理人員還需要掌握相關(guān)的信息技術(shù)，這樣才可以把檔案的維護工作做好。

2 建立健全人事檔案信息化管理的規(guī)范和制度

要想促進人事檔案信息化管理水平的提升，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的時候，需要和自身的實際情況相結(jié)合，把完善的人事檔案信息化管理制度構(gòu)建起來，并對健全相關(guān)規(guī)范，對人事檔案信息化管理制度進和相關(guān)規(guī)范的落實情況進行大力監(jiān)督，特別是在實際中要把人事檔案管理的收集工作做好，這直接影響著人事檔案信息化管理的效率進而質(zhì)量。在開展人事檔案信息收集工作的過程中，要嚴格按照具體的標準和規(guī)范，并將認真辨別和歸納工作做好，使人事檔案信息材料更加真實、完整和準確[1]。

3 增強人事檔案信息資源的安全性

在建設(shè)人事檔案信息化的時候，可能會受到病毒、黑客等的入侵，進而丟失或損壞信息資源，就此問題，第一，需要把嚴格的安全保障制度構(gòu)建起來，對人事檔案管理行為和流程予以規(guī)范。第二，將完善的人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制構(gòu)建起來，對節(jié)約行為進行嚴格規(guī)范，使檔案的安全性得到保證。第三，對人事檔案信息化管理人員加大安全教育力度，促進其安全管理意識提高，可以將工作中存在的安全問題發(fā)現(xiàn)，并運用相應的措施進行改善，第四，將存儲介質(zhì)的安全性增強，這要求在實際管理中可以分開存儲紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案，同時有效分開存儲和使用數(shù)字檔案，借助物理手段確保可以安全利用信息資源。

4 加快硬件建設(shè)

在信息化建設(shè)中，硬件設(shè)施的關(guān)鍵，其可以確保更加順利地開展事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)工作，在網(wǎng)絡時代背景下，利用網(wǎng)絡，突顯信息化管理的優(yōu)勢[2]。在實際操作的過程中，建設(shè)硬件設(shè)施需要做好下述兩點：第一，計算機系統(tǒng)硬件建設(shè)，立足于事業(yè)單位人事管理工需要，確保硬件設(shè)施的完善性；第二，網(wǎng)絡硬件建設(shè)，主要內(nèi)容有內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)、互聯(lián)網(wǎng)硬件建設(shè)等，在內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)中，事業(yè)單位人事管理和所有員工的利益息息相關(guān)，借助完善局域網(wǎng)，可以有效整合各類資源，促進人事管理效率的提升，在互聯(lián)網(wǎng)硬件建設(shè)方面，在市場競爭激烈性不斷加強的形式下，對事業(yè)單位人事管理提出了更高的要求，借助硬件設(shè)施，有機結(jié)合人事信息和網(wǎng)絡環(huán)境，從傳統(tǒng)人事管理限制中走出來，使市場發(fā)展需要得到滿足。

5 完善軟件系統(tǒng)

現(xiàn)階段市場上存在的諸多人事管理軟件系統(tǒng)均是就企業(yè)設(shè)計的的，不能使事業(yè)單位人事管理工作的需求得到滿足，在此形勢下，事業(yè)單位應積極開發(fā)利用專用信息化軟件平臺，使自身的各種需求得到滿足。詳細而言，首先，應加大對規(guī)范化的人事信息代碼進行的推廣力度，引導各事業(yè)單位積極在事業(yè)管理領(lǐng)域展開密切合作，對信息和資源進行共享；其次，應注重現(xiàn)代信息技術(shù)的引進，和事業(yè)單位自身的人事管理特點相結(jié)合，把相應的信息平臺開發(fā)出來，以讓人事管理的一些特殊要求得到滿足。除此之外，需要把完善的安全系統(tǒng)構(gòu)建起來，使機密信息得到有效保護。

6 結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位加大人事檔案信息化管理力度既有十分重大意義，其可以促進工作效率的提高，將檔案資料的作用充分發(fā)揮出來。對此，事業(yè)單位要引起高度重視，逐漸加大資金投入力度，對各項管理制度予以完善，為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。而檔案管理人員也要不斷學習，把先進信息技術(shù)用好，使主動服務意識增強，以促進事業(yè)單位的良好發(fā)展。

參考文獻

[1]徐青.新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理信息化探討[J].辦公室業(yè)務，2018，No.293（12）：172.

[2]明浩利.事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題與對策[J].辦公室業(yè)務，2017（16）：94-94.