探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

胡小玲

摘 要：現(xiàn)階段，我國市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作與現(xiàn)階段社會的發(fā)展不符。為了更好地利用事業(yè)單位的檔案管理，事業(yè)單位必須將思路轉(zhuǎn)變，在檔案管理中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，加大檔案管理信息化建設(shè)的力度，進(jìn)而為事業(yè)單位的整體發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。本文筆者結(jié)合自身工作時間經(jīng)驗，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略進(jìn)行了探討，以期有效提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

在我國社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展下，事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理模式日趨完善。一些單位仍未完善有效管理事業(yè)單位內(nèi)部的檔案。在事業(yè)單位檔案管理工作中檔案管理信息化占據(jù)著十分重要的位置，事業(yè)單位的檔案管理既會直接影響單位領(lǐng)導(dǎo)者的決策，同時和單位內(nèi)部人才的考核與培養(yǎng)息息相關(guān)?，F(xiàn)階段，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)現(xiàn)下，以及諸多檔案管理軟件的產(chǎn)生，我國事業(yè)單位的檔案管理工作也慢慢實現(xiàn)現(xiàn)代信息化。因此，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化發(fā)展的大勢所趨。

1 加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)力度

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中人才發(fā)揮著極為重要的作用[1]。檔案部門應(yīng)在最短的時間內(nèi)將一支高素質(zhì)的檔案干部隊伍構(gòu)建起來，以使檔案信息化建設(shè)的需要得到滿足。為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)速度的加快，可以運(yùn)用引進(jìn)和培養(yǎng)兩種方法，加大檔案干部隊伍建設(shè)力度。將現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作做好，積極安排工作人員參與現(xiàn)代管理技術(shù)、信息管理技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等知識的培養(yǎng)，積極開展形式多樣的技術(shù)交流和培訓(xùn)，定期或不定期組織組織干部外出參觀學(xué)習(xí)，竭盡全力創(chuàng)設(shè)學(xué)習(xí)新知識、技術(shù)的良好環(huán)境；大膽地將現(xiàn)有技術(shù)骨干的作用發(fā)揮出來，為其安排任務(wù)，讓他們承擔(dān)一定的責(zé)任，使他們在實踐的過程中不斷成長，在工作中獲得進(jìn)步；積極地把具有專業(yè)知識的技術(shù)人才引進(jìn)，并為他們營造寬松、愉悅的工作環(huán)境。

2 完善各項基礎(chǔ)設(shè)施

在單位檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)在最短的時間內(nèi)對各項基礎(chǔ)設(shè)施予以完善。單位必須經(jīng)資金投入力度加大，將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入到自身發(fā)展規(guī)劃之中，配備檔案信息化管理需要如數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、計算機(jī)、刻錄機(jī)等設(shè)施設(shè)備，確保順利開展檔案管理信息化建設(shè)，使光盤、照片、文字等檔案資料更加安全和完整。同時事業(yè)單位還要運(yùn)用正規(guī)的軟件，結(jié)合自身實際，把軟件開發(fā)工作做好，從而更好地借助計算機(jī)收集、分類、整理、存儲和利用檔案。

3 完善檔案信息化管理制度

制度是展開檔案信息化建設(shè)的重要保障。事業(yè)單位要以制度為切入點，規(guī)范和約束檔案管理工作，將完善的檔案信息化管理制度構(gòu)建起來，有效保障單位檔案信息化管理的順利開展。在搜集檔案信息上，要對收集的方式和手段予以創(chuàng)新，確保信息搜集的規(guī)范化，要結(jié)合重點搜集和廣泛搜集，把檔案資料的形成規(guī)律掌握到，并要展開統(tǒng)一集中線的檔案管理，以便于更好地查找檔案信息。此外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對單位發(fā)展?fàn)顩r和目標(biāo)進(jìn)行分析，基于此，把行之有效的檔案信息化管理計劃制定出來，使統(tǒng)一性的網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式形成，使檔案管理更加全面[2]。同時還要和國家的相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及自身的發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，對標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部檔案管理體系予以制定，統(tǒng)一規(guī)范檔案的格式、內(nèi)容、目錄以及數(shù)據(jù)庫信息資源等，使電子信息的數(shù)據(jù)共享順利實現(xiàn)，促進(jìn)檔案資料利用率的提高。

4 確保信息安全

信息安全問題是檔案管理信息化建設(shè)中必須高度重視的問題?？紤]到檔案資源信息化建設(shè)的進(jìn)程，事業(yè)單位應(yīng)在某一固定時間安排專人認(rèn)真檢查數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案信息化設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)第一時間解決[3]。同時，事業(yè)單位還應(yīng)將檔案管理人員的安全意識提高，針對檔案安全意識，積極展開宣傳教育，對檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，讓其規(guī)范操作，盡可能把認(rèn)為因素引發(fā)的安全隱患減少。此外，為了確保檔案資源安全，檔案管理部門應(yīng)為檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻，針對檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)做到每天展開病毒掃描，防止因為病毒入侵而泄露檔案信息資源。檔案管理部門應(yīng)重視管理涉密檔案，向外公布檔案內(nèi)容前應(yīng)展開真人檢查，防止檔案信息不當(dāng)產(chǎn)生不良影響。最后，還應(yīng)注意隔離內(nèi)外網(wǎng)，立足認(rèn)證記住和路由器，設(shè)置雙層防護(hù)機(jī)制，以此使檔案管理工作更加安全可靠。

5 結(jié)語

現(xiàn)階段，信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，西安西華的時代特征越來越明顯，事業(yè)單位的檔案管理已成為一種大勢所趨，充分體現(xiàn)了國家和時代發(fā)展的同步。所以，開展事業(yè)單位檔案信息化是關(guān)鍵任務(wù)之一，對事業(yè)單位相關(guān)工作人員提出了更為嚴(yán)格的要求，應(yīng)具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)，同時事業(yè)單位應(yīng)大力支持和理解檔案信息化建設(shè)，在資金上加大投入力度，為事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展奠定重要的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]黃凱.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018，No.136（14）：223.

[2]劉迎迎.信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J].城建檔案，2018，No.223（04）：60-61.

[3]闞澤微.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的探討[J].黑龍江科技信息，2017（5）：146-146.