試述數(shù)字化檔案管理對(duì)提升醫(yī)院管理水平的作用

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項(xiàng)活動(dòng)開展過程中，諸如管理、發(fā)展以及改革等活動(dòng)中所形成的一切具有保存價(jià)值的文字、圖像、音頻、視頻、圖像等資料。通過充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的作用，能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展制定科學(xué)合理的決策提供準(zhǔn)確的資料，推動(dòng)醫(yī)院更加穩(wěn)定健康的發(fā)展。本文通過具體論述數(shù)字化檔案管理對(duì)提升醫(yī)院管理水平的作用，并根據(jù)實(shí)際情況提出醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的策略，旨在為醫(yī)院發(fā)展提供可參考的資料。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；管理水平

就醫(yī)院檔案而言，其主要是由醫(yī)院管理檔案資料、醫(yī)務(wù)人員的檔案資料以及患者的檔案資料三部分組成。而基于以上三部分資料無一不具有極大的需求量，故使得醫(yī)院的檔案管理工作亦面臨著巨大的工作壓力。在醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作，其無論是檢索檔案或是辦理相關(guān)業(yè)務(wù)均是以人工的方式來進(jìn)行，因而使得實(shí)際管理工作開展不僅耗費(fèi)大量的人力及物力，且工作效率也不盡如人意[1-2]。尤其是在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，醫(yī)院的檔案管理工作要想切實(shí)滿足時(shí)代發(fā)展需求，便必然要積極致力于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，以此既有助于全面提高醫(yī)院檔案管理水平，又能提升醫(yī)院管理向高效、高質(zhì)量發(fā)展的水平[3]。

1 數(shù)字化檔案管理

當(dāng)前我國已全面步入信息化時(shí)代，而基于網(wǎng)絡(luò)信息、通信等技術(shù)的不斷發(fā)展，使得醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式已然無法滿足新時(shí)代背景下的檔案管理需求。因此，檔案管理的信息化已然成為時(shí)代發(fā)展的必然需求。當(dāng)然，這對(duì)檔案管理而言既是一種挑戰(zhàn)，也是一種機(jī)遇。而通過與發(fā)達(dá)國家對(duì)比我們不難發(fā)現(xiàn)，就我國現(xiàn)階段的檔案管理工作而言，其發(fā)展速度相對(duì)較為滯后。2006年，我國相關(guān)部門方才提出要及運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)去完善傳統(tǒng)的檔案管理模式，這與國外發(fā)達(dá)國家的施行時(shí)間更是有著極大的差距。為切實(shí)彌補(bǔ)我國與國外發(fā)達(dá)國家之間的差距，則必然要注重對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)。在數(shù)字化檔案管理的過程中，通過創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式，采取數(shù)字化管理方式來進(jìn)行醫(yī)院檔案資料的前端搜集、分類、歸檔、保管和利用，重視醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源全面、便捷、高效的最大化利用，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作得到更好的發(fā)展[4-5]。

2 醫(yī)院管理

醫(yī)院管理是對(duì)醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)等各項(xiàng)管理職能的總稱。具體則是依照醫(yī)院工作的客觀規(guī)律，以結(jié)合現(xiàn)代管理的理論及方法來對(duì)醫(yī)院所述的人、事、物、信息以及時(shí)間等資源予以有計(jì)劃的調(diào)控，從而確保醫(yī)院整體運(yùn)行功能均能得到充分有效的發(fā)揮，繼而切實(shí)維護(hù)醫(yī)院和諧發(fā)展的過程。至于主要的管理手段則可大致分為計(jì)劃、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、認(rèn)識(shí)、醫(yī)療以及思想政治管理等。

3 數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)、途徑

3.1 數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

3.1.1 檔案數(shù)字化管理

作為對(duì)醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，因數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)本身便可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案及檔案資料的搜集、鑒別、整理以及保管等數(shù)字化的日常管理工作，故可在極大程度上減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。不僅如此，數(shù)字化的檔案管理，其還可基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽、查看、借閱等功能，故也能極大提升醫(yī)院檔案資源的利用效率。當(dāng)然，鑒于醫(yī)院的部分檔案信息，其也具有一定的保密性質(zhì)，所以為防止醫(yī)院機(jī)密文件的泄露，可以合理地將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理的過程中，明確醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程，設(shè)置分級(jí)授權(quán)的管理機(jī)制，如針對(duì)檔案資料的具體應(yīng)用，無論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或是相關(guān)科室，其要想在辦公室進(jìn)行查閱，則均需取得系統(tǒng)管理員授權(quán)。如若為外來單位想要查檔，則無論是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程閱檔或是到醫(yī)院檔案室進(jìn)行電腦查檔，均需得到相關(guān)授權(quán)，如此既可保證理想的工作效率，又能切實(shí)提升醫(yī)院檔案管理工作的水平與質(zhì)量，繼而促使醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作逐步由單純的管理向信息的研究及利用方向轉(zhuǎn)

變[6-7]。

3.1.2 檔案數(shù)字化采集

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)收集與歸檔，無論是收集、分類、歸檔、提卷、拆卷或校對(duì)檔案頁數(shù)等各方面工作均需人力完成，不僅耗費(fèi)管理人員大量的管理精力，且實(shí)際的管理效果也不盡如人意。但若基于數(shù)字化技術(shù)，則避免了檔案資料前端收集元數(shù)據(jù)的流失，保證了電子檔案的真實(shí)性、完整性，便于檔案管理人員的數(shù)據(jù)采集、鑒別、分類和歸檔，提高將紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子檔案的速度，在甄別與原檔案校對(duì)并確認(rèn)無誤后便可進(jìn)行最后的歸檔工作，確保檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，且以流水線的方式完成醫(yī)院檔案信息的采集、分類、歸檔與審核等相關(guān)工作，使醫(yī)院檔案管理水平得到高效提升。

3.1.3 檔案數(shù)字化查閱

傳統(tǒng)的檔案查閱過程，通常需要查閱人員告知管理者，自己需要哪些方面的檔案資料，而后由管理者基于查閱人員告知的檔案內(nèi)容關(guān)鍵詞、時(shí)間查閱檔案編號(hào)，再到對(duì)應(yīng)編號(hào)的檔案架上查找，在這期間必將浪費(fèi)大量時(shí)間。而數(shù)字化的檔案管理，應(yīng)其是以專用資源網(wǎng)為基礎(chǔ)，且系統(tǒng)本身還包含了B/S架構(gòu)，以此來支持遠(yuǎn)程查詢與閱檔工作。不僅如此，出于安全上的考量，則相關(guān)的閱檔授權(quán)則需采取按職務(wù)、利用目的、查閱資料的密級(jí)、開放權(quán)限、開放時(shí)限等多種方式來進(jìn)行，以此保證檔案查閱的安全性，且無需浪費(fèi)查找檔案的時(shí)間，繼而可切實(shí)提升數(shù)字化檔案資源的利用效率，并切實(shí)維護(hù)醫(yī)院檔案管理工作的有效開展。

3.2 數(shù)字化檔案管理的途徑

3.2.1 完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度建設(shè)，無疑是促進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化與規(guī)范化發(fā)展的重要推動(dòng)力。對(duì)此，醫(yī)院務(wù)必注重檔案管理制度的建設(shè)與完善，結(jié)合新形勢(shì)下檔案管理的變化和特點(diǎn)，及時(shí)增補(bǔ)、修改醫(yī)院數(shù)字化檔案管理核心制度。當(dāng)然，除了必要的制度外，目標(biāo)管理考核制度建設(shè)亦極有其必要性。除此之外，基于數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，其本身便具有完善的檢索與排序，故醫(yī)院的檔案管理工作開展還需注重檔案管理信息化應(yīng)用技術(shù)的充分運(yùn)用，以便及時(shí)找出醫(yī)院當(dāng)下在檔案管理工作中存在的問題，繼而積極針對(duì)問題商討適宜的解決策略，以此方有助于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化開展。

3.2.2 完善數(shù)字化設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，其必然離不開完善的數(shù)字化硬件設(shè)施的支撐。對(duì)此，醫(yī)院務(wù)必對(duì)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)投入適當(dāng)?shù)馁Y金，并在后續(xù)對(duì)數(shù)字化的相關(guān)設(shè)施設(shè)備予以及時(shí)更新，以此方能在保證數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性和運(yùn)維的穩(wěn)定性，同時(shí)為醫(yī)院檔案管理工作的有效開展提供技術(shù)方面的支撐。

3.2.3 做好人才儲(chǔ)備

對(duì)現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理工作而言，數(shù)字化建設(shè)無疑是一個(gè)全新的領(lǐng)域，故更需得到人才方面的支撐。對(duì)此，醫(yī)院務(wù)必做好人才的儲(chǔ)備工作，尤其是針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員，更是需要強(qiáng)化對(duì)他們的信息化素養(yǎng)素質(zhì)要求。當(dāng)然，醫(yī)院管理層面則需加強(qiáng)信息化人才梯隊(duì)培養(yǎng)的頂層設(shè)計(jì)，組建集檔案管理、信息應(yīng)用、保管技術(shù)等專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)化、信息化培訓(xùn)，綜合如此方能為醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展提供有效保障。

4 數(shù)字化檔案管理與醫(yī)院管理的關(guān)系

4.1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理上的創(chuàng)新，推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)

醫(yī)院檔案既詳細(xì)記錄了醫(yī)院開展醫(yī)療技術(shù)、援外支農(nóng)、科研教學(xué)、醫(yī)院文化等活動(dòng)的全過程，又必然對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起到良好的借鑒和促進(jìn)作用。對(duì)此，為切實(shí)提升醫(yī)院檔案的利用效率，則需積極促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程。至于該如何促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。首先，就硬件系統(tǒng)方面，醫(yī)院需對(duì)此前使用的老舊設(shè)備予以淘汰，并增添硬件設(shè)備的內(nèi)存量來存放日益增多的檔案材料。其次是軟件系統(tǒng)方面，就醫(yī)院檔案管理的軟件系統(tǒng)建設(shè)，其主要包含了查詢與管理端兩大方面。其中，查詢端的面向?qū)ο笾饕轻t(yī)院患者，而管理端的主要面對(duì)對(duì)象則是醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員。當(dāng)然，基于兩者的有效結(jié)合，方可形成一套完善的綜合服務(wù)體系，繼而可為患者及醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在此則是針對(duì)時(shí)下日益突出的網(wǎng)絡(luò)安全問題。故醫(yī)院在促進(jìn)自身檔案管理的數(shù)字化建設(shè)過程同時(shí)亦需不斷提升自身的網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)，在管理機(jī)制和手段上防范醫(yī)院機(jī)密信息外泄，強(qiáng)化電子檔案密級(jí)管理流程。否則，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化建設(shè)非但無法幫助醫(yī)院提升其檔案管理工作成效，且反而會(huì)讓醫(yī)院蒙受諸多不必要的損失。

4.2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案的靈活運(yùn)用，充分發(fā)揮其價(jià)值

在當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作中，最突出的問題便是要如何突破信息共享的壁壘。加大對(duì)檔案的開發(fā)與利用力度本是醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)，而醫(yī)院檔案作用的顯現(xiàn)又需要在醫(yī)院參與各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)方能得以慢慢顯現(xiàn)。然而，因共享壁壘的障礙無疑是極大阻礙了數(shù)字化檔案管理作用的充分發(fā)揮。對(duì)此，醫(yī)院務(wù)必根據(jù)自身管理工作的特點(diǎn)和實(shí)際需要，結(jié)合醫(yī)院檔案形成環(huán)節(jié)的捕獲率、存檔率和利用率，在保證其安全性的前提下利用好醫(yī)院檔案資源，如此方有助于消除醫(yī)院檔案管理的共享壁壘，繼而切實(shí)推動(dòng)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理向服務(wù)化的方向靠攏。

4.2.1 醫(yī)院檔案編研角度

為切實(shí)做到靈活運(yùn)用醫(yī)院的檔案，則首要之務(wù)當(dāng)是從檔案編研工作入手?；诋?dāng)下的時(shí)代背景，繼續(xù)一成不變地沿用此前的編研形式是無法滿足醫(yī)院檔案編研的深層次發(fā)展需求。對(duì)此，醫(yī)院的檔案編研亦需在傳統(tǒng)編研的基礎(chǔ)上予以合理創(chuàng)新。除此之外，最主要的管理工作事項(xiàng)還是要對(duì)原本雜亂無章的檔案資料予以整理并提煉，而非僅是無腦的堆積。當(dāng)然，為確保檔案整理與提煉的有序性，則具體管理工作的開展需有一個(gè)明確的中心思想，而后圍繞該中心思想進(jìn)行選擇，如若是與該中心思想有關(guān)聯(lián)的材料則可完全保留，但若完全與中心思想無關(guān)，則再優(yōu)秀的材料也應(yīng)舍棄。其次則需選材的過程必須確保相關(guān)材料具有真實(shí)性。唯有真實(shí)的檔案材料方能在后續(xù)的利用過程中發(fā)揮正確的指導(dǎo)作用，否則將會(huì)讓醫(yī)院的各項(xiàng)重大決策出現(xiàn)偏差，以致造成無可挽回的嚴(yán)重后果。最后則是為激發(fā)醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的查閱興趣，則選擇還需具有一定的實(shí)用性和新穎性。如此方能讓更多的服務(wù)對(duì)象通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)了解醫(yī)院檔案資源，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案利用率，繼而可切實(shí)維護(hù)醫(yī)院檔案管理工作的有效發(fā)展。

4.2.2 醫(yī)院檔案利用空間角度

醫(yī)院檔案自然也包含了對(duì)醫(yī)務(wù)人員職業(yè)生涯種種表現(xiàn)的記錄文件。而這些記錄文件在醫(yī)務(wù)人員離職后對(duì)其個(gè)人將有一定的利用價(jià)值。因此，對(duì)這部分人員而言，實(shí)有必要對(duì)醫(yī)院檔案工作予以一定的了解，以意識(shí)到醫(yī)院檔案的真正作用，繼而可在其離職之時(shí)提供各種幫助。除此之外，為切實(shí)提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的利用空間，醫(yī)院還需注重對(duì)配套服務(wù)軟、硬件設(shè)備的完善與升級(jí)，并積極建立一套完善的查詢與檢索系統(tǒng)來確保系統(tǒng)能隨時(shí)隨地為用戶提供查詢與檢索服務(wù)。

4.2.3 醫(yī)院檔案的作用角度

重視醫(yī)院檔案的利用價(jià)值，醫(yī)院需要對(duì)檔案的使用過程予以嚴(yán)密的監(jiān)督。對(duì)此，醫(yī)院的檔案管理工作開展過程需主動(dòng)聯(lián)系醫(yī)院管理的職能部門，在掌握醫(yī)院管理環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，分部門、分類別、分期限、分級(jí)別歸檔醫(yī)院檔案，從作用角度全方位掌握醫(yī)院文書檔案、病案檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、特殊載體檔案的形成過程，采取技術(shù)手段管理檔案資料，強(qiáng)化其真實(shí)性、完整性，善用《檔案法》來約束違法行為的產(chǎn)生，切實(shí)防范醫(yī)院檔案數(shù)字化利用的安全風(fēng)險(xiǎn)。

5 數(shù)字化檔案管理對(duì)提升醫(yī)院管理水平的作用

5.1 使用檔案的便捷性

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，均是管理紙質(zhì)檔案，故不僅查閱與使用極度不方便，且使用的效率也是極其低下。而數(shù)字化的檔案管理則可基于網(wǎng)絡(luò)來完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、分類及存檔，如此將免受許多傳統(tǒng)因素的限制，這便是數(shù)字化檔案管理最大的優(yōu)勢(shì)。

5.2 保護(hù)檔案的完整性

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，因面向?qū)ο鬄榧堎|(zhì)檔案資料，故在收集、保存中還需避免人為因素、保存條件對(duì)檔案文件的篡改、遺失與損害。而數(shù)字化的檔案資料則有效規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的不足，從前端管理入手，全程監(jiān)控檔案形成過程，有效保證了檔案的真實(shí)性和完整性。

5.3 減少人力資源浪費(fèi)

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，通常是由職能和臨床醫(yī)技科室負(fù)責(zé)收集，上交檔案管理部門后，由專職人員予以整理、鑒別、分類、分保存期限、編碼、錄入，最后再予以裝盒統(tǒng)一上架歸檔，其中的工作量亦可想而知。但基于數(shù)字化的檔案管理，則檔案管理人員僅需基于網(wǎng)絡(luò)便可完成對(duì)各科室電子文件歸檔的接收、分類、保存、歸檔，以此將極大減少檔案管理的工作量，并可保證理想的工作效率。

總之，基于新時(shí)代數(shù)字信息化的全數(shù)據(jù)環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理數(shù)字化必將成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。對(duì)此，為促進(jìn)醫(yī)院檔案利用、提高全方位服務(wù)能力、提升醫(yī)院管理水平三大作用的充分發(fā)揮，則必然要基于對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化技術(shù)的合理運(yùn)用，如此方能不斷激發(fā)創(chuàng)新發(fā)展醫(yī)院管理新動(dòng)能的同時(shí)為醫(yī)院創(chuàng)造更高質(zhì)量的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益，繼而全面提升我國醫(yī)院檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)水平。

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作者簡(jiǎn)介

陳雪漫（1972-），女，漢，廣東湛江，本科，檔案館員，湛江中心人民醫(yī)院。