鋼鐵企業(yè)備件材料采購管控模式與招標(biāo)比價(jià)組織分析

劉 正，劉錦峰（.天津布萊德爾機(jī)床有限公司，天津300380；.天津天鐵冶金集團(tuán)有限公司，河北涉縣056404）

0 引言

近年來，面對(duì)企業(yè)成本控制的不斷精細(xì)化，對(duì)企業(yè)備件材料采購供應(yīng)的質(zhì)量、價(jià)格提出了越來越高的要求。面對(duì)復(fù)雜的采購環(huán)境，市場(chǎng)供需博弈[1-2]，如何從管控機(jī)制、流程及采購的方式、方法方面，保證采購供應(yīng)工作的透明、公平、規(guī)范運(yùn)行，保證采購價(jià)格的合理、質(zhì)量適宜，實(shí)現(xiàn)性價(jià)比最優(yōu)，許多企業(yè)都進(jìn)行了積極的償試探索，形成了一些既得到共同認(rèn)可，又各具特點(diǎn)的做法。筆者結(jié)合多年的備件材料采購經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析與探討。

1 管控模式與運(yùn)行機(jī)制

1.1 集中一貫?zāi)Ｊ?/h3>

該模式的運(yùn)行機(jī)制是由企業(yè)備件材料采購供應(yīng)部門負(fù)責(zé)從需求計(jì)劃的接收、審核、采購計(jì)劃的編制到供應(yīng)商選擇、采購組織、到合同履行、到貨驗(yàn)收、倉儲(chǔ)發(fā)放、辦理付款等全部采購供應(yīng)流程的工作。

其運(yùn)行機(jī)制一般是在采購供應(yīng)部門內(nèi)按職能與備件材料屬性設(shè)置，業(yè)務(wù)、招標(biāo)、倉儲(chǔ)等機(jī)構(gòu)，分別負(fù)責(zé)相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)采購流程上內(nèi)部的相互制約與過程的透明化。業(yè)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)計(jì)劃的接收審核與采購計(jì)劃編制、供應(yīng)商選擇推薦，參加招投標(biāo)，及合同簽訂、異議處理、付款計(jì)劃申報(bào)等合同履行的相關(guān)工作，是采購供應(yīng)的牽頭與核心部門。招標(biāo)部門主要負(fù)責(zé)招投標(biāo)的組織，供應(yīng)商推薦與復(fù)審，簽發(fā)定標(biāo)通知書，參與合同異議處理等工作。倉儲(chǔ)部門主要負(fù)責(zé)到貨接收、驗(yàn)貨、存放保管等工作一切采購活動(dòng)均需有計(jì)劃申報(bào)單位、業(yè)務(wù)、招標(biāo)、監(jiān)督等部門的人員共同參加，以會(huì)議形式公開進(jìn)行，集體確定，既分工負(fù)責(zé)又相互制約，保證采購過程的公開透明。

其典型的流程見圖1。

圖1 流程圖1

該模式的特點(diǎn)是以業(yè)務(wù)部門為龍頭，供應(yīng)責(zé)任清晰，信息溝通路線短、環(huán)節(jié)少，工作協(xié)調(diào)容易，采購周期短、效率高，不足是在目前市場(chǎng)環(huán)境下，針對(duì)招投標(biāo)過程中一些不規(guī)范行為，因采購全過程集中于一個(gè)部門，內(nèi)部科室相互間的制約、監(jiān)督力度較弱，對(duì)采購組織及合同履行等過程中出現(xiàn)的一些問題，如質(zhì)量偏差、異議，采購方式選擇不當(dāng)及工作差錯(cuò)等行為不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)，容易在內(nèi)部消化掩蓋問題。該模式應(yīng)在公司層面，建立有相關(guān)部門全程參與的，事前過程監(jiān)督與事后結(jié)果抽查審計(jì)相結(jié)合的監(jiān)控制度。

1.2 職能分離模式

相對(duì)于集中一貫?zāi)Ｊ?，職能分離模式是指在企業(yè)層面平行分設(shè)不同的職能部門，將集中在一個(gè)部門內(nèi)的采購供應(yīng)職能與流程分解在不同的部門，各負(fù)其責(zé)，各自獨(dú)立地實(shí)施相應(yīng)流程的工作，實(shí)現(xiàn)集中的權(quán)力分散化與相互制約監(jiān)督，確保采購過程在陽光下進(jìn)行，保證采購過程與結(jié)果的合理。

其典型的流程見圖2。

圖2 流程圖2

設(shè)備部門負(fù)責(zé)需求計(jì)劃的審核，采購計(jì)劃的編制；供應(yīng)部門負(fù)責(zé)計(jì)劃的打包整合，采購方案的制定，合同的簽訂履行，付款計(jì)劃的編制，對(duì)保證供應(yīng)負(fù)責(zé)；招標(biāo)部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)的組織，簽發(fā)采購?fù)ㄖ獣?；倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收、存儲(chǔ)與發(fā)放供應(yīng)，及反饋到貨信息工作。

該模式的特點(diǎn)是設(shè)備部門結(jié)合設(shè)備運(yùn)行狀況與檢修計(jì)劃，審核備件材料采購計(jì)劃，更專業(yè)、更準(zhǔn)確，有利于從源頭控制需求。采購過程不同階段的工作分散于平行的部門之間，各負(fù)其責(zé)，其相互制約監(jiān)督的力度更強(qiáng)，過程更加透明，更有利于約束個(gè)人與部門權(quán)力，防止權(quán)力、人情關(guān)系對(duì)采購活動(dòng)的干擾，防止不規(guī)范甚至違規(guī)違紀(jì)行為發(fā)生，有利于廉政。缺點(diǎn)是部門間協(xié)調(diào)效率低，溝通比較復(fù)雜，易發(fā)生扯皮，采購周期較長，工作效率低，機(jī)構(gòu)人員設(shè)置等管理成本較高。

1.3 介于兩者之間的模式

職能集中與分散，流程的長與短是相對(duì)的，模式間并無絕對(duì)明確的界限與固定的方案，也無優(yōu)劣之分，集中一貫?zāi)Ｊ絺?cè)重于提高效率，職能分離模式側(cè)重于相互監(jiān)督制約?；蛘哒f藥的品種是多樣的，其功效各具特點(diǎn)，藥效不一，但藥方是需要組合的，關(guān)鍵是醫(yī)生要針對(duì)具體的醫(yī)療對(duì)象，合理地調(diào)配藥方，達(dá)到最佳療效是目的，也就是說在具體的采購流程、機(jī)構(gòu)、職能的設(shè)置上均需結(jié)合各自企業(yè)的情況，產(chǎn)能規(guī)模、管理文化、現(xiàn)狀管理水平及企業(yè)整體的管理體制機(jī)制等因素綜合考慮來科學(xué)確定，分離模式相關(guān)機(jī)構(gòu)也不一定單獨(dú)設(shè)立，相關(guān)職能也可以合并設(shè)置于相關(guān)部門，應(yīng)根據(jù)具體情況合并或分離，如有的單位將倉儲(chǔ)職能合并于設(shè)備管理部門，既增強(qiáng)了驗(yàn)收的技術(shù)力量，又縮短了信息溝通的距離，便于及時(shí)掌握庫存、編制采購計(jì)劃，掌握到貨情況，安排檢修計(jì)劃。

2 招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)方式是目前企業(yè)備件材料采購中最基本的方式。

多年的實(shí)踐證明，招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下一種科學(xué)的，競(jìng)爭(zhēng)充分、程序規(guī)范、公開透明，有效保證采購過程與結(jié)果公平合理的采購方式[2]，在實(shí)踐中不斷總結(jié)完善。實(shí)踐中，針對(duì)企業(yè)備件材料需求具有品種繁雜零散，技術(shù)質(zhì)量要求高，渠道復(fù)雜，臨時(shí)突發(fā)需求多等特點(diǎn)，在招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)方式上具有以下特點(diǎn)與注意事項(xiàng)。

（1）做好投標(biāo)人的選擇、資質(zhì)審核是決定招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)成功與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，投標(biāo)人選擇是采購行為的開始，投標(biāo)人選擇合理與否直接影響到質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)的高低合理。因此在當(dāng)前一些備件材料品種的供求市場(chǎng)魚目混珠、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格控制復(fù)雜的情況下，做好投標(biāo)人選擇更具有現(xiàn)實(shí)意義，必須將抓好投標(biāo)人的選擇管理，作為做好采購工作的重要一環(huán)來認(rèn)真抓好。必須明確規(guī)定投標(biāo)人的選擇確定，在同等條件下必須堅(jiān)持先生產(chǎn)廠家，后中間公司，先知名企業(yè)、名牌產(chǎn)品，后其它，盡可能從廠家直供的原則。具體地講，就是要根據(jù)采購的品種、質(zhì)量要求及市場(chǎng)供求狀況、需求規(guī)律、訂購批量等的不同，選擇不同的貨源渠道與訂購方式。

對(duì)技術(shù)質(zhì)量要求高、批量大或涉及到生產(chǎn)技術(shù)安全的品種，如壓力容器、鋼絲繩等，適于從廠家直接訂購的品種，應(yīng)選擇直接廠家投標(biāo)，廠家直購具有流通環(huán)節(jié)少，防止假冒偽劣，采購成本低，利于質(zhì)量控制的優(yōu)點(diǎn)，應(yīng)成為采購的主渠道與主要的訂購方式。對(duì)市場(chǎng)價(jià)格上下浮動(dòng)幅度大、波動(dòng)快，而因?yàn)椴少徟?、時(shí)間要求，需直接面向市場(chǎng)采購的部分品種，如一些臨時(shí)發(fā)生的急用品種、不常用的品種，可選擇中間商投標(biāo)，嚴(yán)格實(shí)施“比質(zhì)、比價(jià)、比服務(wù)”的原則，擇優(yōu)定標(biāo)，對(duì)首次參與競(jìng)爭(zhēng)單位資質(zhì)審核要從嚴(yán)。

（2）針對(duì)企業(yè)備件材料需求技術(shù)性強(qiáng)，質(zhì)量要求復(fù)雜，層次多，有些需有持續(xù)的技術(shù)服務(wù)，有些需求需對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工況有深入的了解掌握，有的需要專門研發(fā)及考慮現(xiàn)場(chǎng)使用習(xí)慣等特點(diǎn)，目前企業(yè)備件材料采購招標(biāo)以邀請(qǐng)招標(biāo)方式為主，邀請(qǐng)單位一般在行業(yè)優(yōu)秀企業(yè)與經(jīng)多年合作并經(jīng)評(píng)價(jià)的，合格供應(yīng)商清單中選擇，以保證產(chǎn)品質(zhì)量與使用上的穩(wěn)定性、互換性，技術(shù)上的一貫性，以及利于供需長期合作。鑒于邀請(qǐng)招標(biāo)的競(jìng)爭(zhēng)局限性及易發(fā)生串標(biāo)、圍標(biāo)行為的不足，隨著市場(chǎng)供求中不斷有新的滿足企業(yè)需求的供應(yīng)商出現(xiàn)，及企業(yè)對(duì)備件材料采購要求的不斷嚴(yán)格，在備件材料采購中盡可能擴(kuò)大公開招標(biāo)的品種范圍，已得到越來越多企業(yè)的認(rèn)同，公開招標(biāo)應(yīng)用力度在不斷增強(qiáng)。

（3）對(duì)招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)過程中的質(zhì)量控制必須給予高度的重視，樹立質(zhì)量第一的觀念，質(zhì)量是采購工作的生命，也是決定價(jià)格的重要因素，沒有質(zhì)量則談不上價(jià)格，質(zhì)量的高低決定著其使用壽命，甚至產(chǎn)品的質(zhì)量還可能威脅到人身與設(shè)備的安全，影響到生產(chǎn)的正常進(jìn)行，甚至造成事故。采購成本的控制不單是價(jià)格的降低，而是質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)的統(tǒng)一，在某種程度上質(zhì)量更為重要。同時(shí)也應(yīng)注意到，對(duì)質(zhì)量的要求也不是越高越好，而是滿足使用要求的適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的掌握控制是復(fù)雜的，具有很強(qiáng)的技術(shù)性與波動(dòng)偏差，不僅要求采購人員要有高度的責(zé)任心，嚴(yán)細(xì)的工作作風(fēng)，而且要掌握較高的產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量知識(shí)及鑒定能力，了解產(chǎn)品的使用環(huán)境、條件等，還需掌握一定的質(zhì)量、成本的分析方法，具備一定的檢驗(yàn)手段與工具，才能做好質(zhì)量控制。

（4）要將招標(biāo)與與詢價(jià)比價(jià)與加強(qiáng)管理相結(jié)合，與提高采購產(chǎn)品質(zhì)量相結(jié)合，與優(yōu)化貨源渠道相結(jié)合，不能“以招代管”[1]。要不斷擴(kuò)大從生產(chǎn)廠家直接訂購的范圍，優(yōu)質(zhì)名牌產(chǎn)品的范圍，以合理的渠道來保證質(zhì)量，既防止假冒偽劣，又便于發(fā)生質(zhì)量問題后進(jìn)行判定處理。對(duì)技術(shù)質(zhì)量要求高及關(guān)鍵品種、大批量品種要進(jìn)行采購前的質(zhì)量考察認(rèn)證不購進(jìn)生產(chǎn)工藝技術(shù)落后企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品，這是做好采購環(huán)節(jié)質(zhì)量控制的重要一環(huán)。要將采購產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣列入對(duì)采購人員及有關(guān)驗(yàn)收部門的考核建立質(zhì)量責(zé)任追蹤制度。采購人員對(duì)所采購產(chǎn)品的質(zhì)量要負(fù)責(zé)到底，對(duì)購進(jìn)假冒偽劣產(chǎn)品、“三無”產(chǎn)品、不符合采購制度規(guī)定要求的產(chǎn)品及在生產(chǎn)使用中出現(xiàn)質(zhì)量問題的，要給予有關(guān)采購及驗(yàn)收人員公開通報(bào)批評(píng)及經(jīng)濟(jì)處罰。要建立采購產(chǎn)品質(zhì)量狀況定期評(píng)議報(bào)告制度，定期公開、公布各類產(chǎn)品的質(zhì)量狀況。要嚴(yán)格招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)條件中質(zhì)量及對(duì)發(fā)生質(zhì)量問題后的處理要求，特別是對(duì)驗(yàn)收中難以發(fā)現(xiàn)或無法試驗(yàn)，需在使用中發(fā)現(xiàn)問題的產(chǎn)品質(zhì)量要求應(yīng)更為嚴(yán)格、具體、明確。

（5）充分準(zhǔn)備，不匆忙招標(biāo)，對(duì)暫不具備招標(biāo)條件的不遷就招標(biāo)，強(qiáng)行湊數(shù)招標(biāo)。充分的準(zhǔn)備工作是保證招標(biāo)成功與有序規(guī)范進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)，準(zhǔn)備工作包括投標(biāo)人的選擇、資質(zhì)確認(rèn)、標(biāo)書編制、必要的市場(chǎng)調(diào)查，標(biāo)底測(cè)算等。特別是對(duì)部分技術(shù)質(zhì)量要求復(fù)雜的品種，招標(biāo)前應(yīng)召開有關(guān)會(huì)議，就有關(guān)的設(shè)計(jì)方案、產(chǎn)品特點(diǎn)等技術(shù)質(zhì)量問題進(jìn)行論證統(tǒng)一方案后再組織招標(biāo)[1]。重點(diǎn)產(chǎn)品招標(biāo)前要開展充分的市場(chǎng)調(diào)查分析，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地掌握采購產(chǎn)品的技術(shù)、質(zhì)量、渠道、價(jià)格、市場(chǎng)共求等情況，信息要公開化，不能只由少數(shù)采購人員掌握、壟斷。

（6）在招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)組織方式上主要有兩種情況：一是成立具有國家招投標(biāo)資質(zhì)的專業(yè)招標(biāo)公司，嚴(yán)格按招投標(biāo)法等法律法規(guī)組織運(yùn)行，比較規(guī)范，隨著企業(yè)相關(guān)基礎(chǔ)管理的不斷提升，招投標(biāo)采購管理水平的不斷提升使該模式的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大；二是設(shè)立相關(guān)的招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司的招投標(biāo)采購管理指導(dǎo)檢查，具體實(shí)施由各專業(yè)采購供應(yīng)部門負(fù)責(zé)，該模式因組織方式靈活、工作效率較高，比較適應(yīng)于多數(shù)企業(yè)目前的采購管理機(jī)制，適應(yīng)于企業(yè)備件材料采購，具有頻次高，品種多、要求周期快的實(shí)際。規(guī)范的招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)管理制度，工作程序是保證招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)規(guī)范有序進(jìn)行的基礎(chǔ)條件，招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)必須嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)格地按程序與規(guī)定進(jìn)行。

（7）對(duì)正在履行的批量招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)合同或雖合同已履行完畢，但所履行產(chǎn)品的市場(chǎng)供求沒有很大變化，且所供產(chǎn)品的質(zhì)量合格，合同履行良好，在距招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)時(shí)間較近時(shí)，可以按照原招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)條件續(xù)簽合同；對(duì)到期的渠道招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)合同及經(jīng)招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)確定的供應(yīng)商，如供方是行業(yè)知名骨干企業(yè)，名牌產(chǎn)品，且合同期內(nèi)所供產(chǎn)品質(zhì)量合格、交貨期、售后服務(wù)等合同條款履行良好，在充分的市場(chǎng)調(diào)查基礎(chǔ)上，經(jīng)談判協(xié)商認(rèn)為其價(jià)格合理時(shí)，可以續(xù)簽合同采購。

（8）在招標(biāo)與詢價(jià)比價(jià)手段上，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)施網(wǎng)上招標(biāo)，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段來促進(jìn)招標(biāo)采購的進(jìn)一步規(guī)范化，進(jìn)一步提高招標(biāo)采購的效率[1]，以管理的信息化，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部物流管理、采購方式的規(guī)范化。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境下，面對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊、價(jià)格、貨源渠道復(fù)雜的采購環(huán)境，如何做好企業(yè)備件材料采購中的渠道、價(jià)格、質(zhì)量控制，降低采購成本，維護(hù)企業(yè)利益，是企業(yè)備件材料采購中面臨的一項(xiàng)重要課題。本文對(duì)目前大型鋼鐵企業(yè)在備件材料管控體制機(jī)制模式與采購方式方法方面的成功經(jīng)驗(yàn)做法，進(jìn)行了分析比較與探討，以期能對(duì)行業(yè)內(nèi)備件材料采購管控水平的提升，提高相關(guān)管控效果起到一定的參考借鑒作用[2]。