淺談信息化技術(shù)在船舶備件管理中的運(yùn)用

王曉冬，潘旭皓

（1.中港疏浚有限公司；2.中交上海航道局有限公司，上海 200000）

船舶備件指的是船舶為主機(jī)、輔機(jī)、輔助機(jī)械、電氣設(shè)備及關(guān)聯(lián)附件所備用的部件、配件和零件。在船舶營運(yùn)成本中，除去燃料費(fèi)，備件費(fèi)用同樣占比很大，備件管理直接影響到公司的經(jīng)濟(jì)效益。船舶設(shè)備分門別類，相應(yīng)的備件更是多種多樣，用電子臺(tái)賬登記往往會(huì)出錯(cuò)，公司管理部門也不能及時(shí)了解船舶備件庫存信息。因此，通過信息化技術(shù)的運(yùn)用，公司就能實(shí)時(shí)了解船舶備件相關(guān)信息及相應(yīng)的運(yùn)營成本，并加以控制。

1 軟件設(shè)計(jì)與開發(fā)

本系統(tǒng)開發(fā)采用的是ASP.NET+SQLSERVER 2016的集成環(huán)境，在ASP.NET技術(shù)下使用C#腳本語言與HEML、JAVASCRIPT代碼相結(jié)合。

本系統(tǒng)船岸統(tǒng)一采用B/S架構(gòu)的模式，通過瀏覽器來訪問系統(tǒng)，客戶端不需要安裝任何專門的軟件。采用ASP.NET技術(shù)，通過IIS提供信息服務(wù)，并用AJAX技術(shù)提高客戶端用戶體驗(yàn)。

船端使用各自獨(dú)立的服務(wù)器，通過登錄頁面的船舶名稱來標(biāo)識(shí)每一臺(tái)服務(wù)器。根據(jù)各船舶自身?xiàng)l件和實(shí)際情況，或形成船端局域網(wǎng)，通過內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行訪問操作，或直接通過服務(wù)器進(jìn)行操作。

船岸數(shù)據(jù)交互程序改變了將數(shù)據(jù)寫入文本文件后通過郵件傳送的方式，避免因數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)過多或船岸數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同步、數(shù)據(jù)相互有約束而無法及時(shí)發(fā)送或接收數(shù)據(jù)的情況出現(xiàn)。新系統(tǒng)的船岸交互采用目前主流的SOCKET通信協(xié)議，由船端主動(dòng)與岸端握手來執(zhí)行數(shù)據(jù)交互。數(shù)據(jù)交互過程中，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)步驟，首先進(jìn)行船岸版本對(duì)比確認(rèn)，版本一致后船端獲取岸端數(shù)據(jù)庫腳本文件并下載到本地并進(jìn)行同步更新（表字段更新、存儲(chǔ)過程更新），通過交互程序指定的數(shù)據(jù)表，相關(guān)基礎(chǔ)表數(shù)據(jù)發(fā)送給所有船舶、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)送給指定船舶，船端接收數(shù)據(jù)并導(dǎo)入到各船系統(tǒng)后，由船端將各船的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)送給岸端。所有船岸交互的數(shù)據(jù)表都通過程序來控制，可以對(duì)其進(jìn)行修改。沒有網(wǎng)絡(luò)的船舶部門通過執(zhí)行單機(jī)腳本來獲取腳本文件并執(zhí)行后續(xù)的操作。軟件采用后臺(tái)運(yùn)行的方式，防止用戶誤操作關(guān)閉程序，在船岸交互環(huán)節(jié)中除了可以進(jìn)行手動(dòng)更新外，程序支持每隔兩個(gè)小時(shí)自動(dòng)發(fā)送和接收數(shù)據(jù)。

設(shè)計(jì)流程如下圖所示：

圖 1

2 數(shù)據(jù)采集

備件基本信息的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到備件供貨的準(zhǔn)確性和船舶安全。本系統(tǒng)有效結(jié)合船舶維修保養(yǎng)體系代碼CWBT（GB/T 16558.2—1996），要求所有備件必須關(guān)聯(lián)相應(yīng)設(shè)備，而設(shè)備又與設(shè)備主管人員相關(guān)聯(lián)，這樣確保備件信息的唯一性和可靠性，同時(shí)也能追溯設(shè)備養(yǎng)護(hù)中備件相關(guān)申請(qǐng)、消耗等的歷史數(shù)據(jù)。

圖2

如圖2所示，備件所需信息包括：父設(shè)備（即該備件所屬的設(shè)備對(duì)應(yīng)船舶維修保養(yǎng)體系中相應(yīng)設(shè)備的名稱），備件所屬設(shè)備的名稱，備件號(hào)，備件名稱，英文名稱（按說明書，如有需填寫），備件的生產(chǎn)廠商，圖紙?zhí)?，備件存放低點(diǎn)，最低庫存等。

3 備件供應(yīng)

3.1 備件申請(qǐng)

備件申請(qǐng)分為3類，季度申請(qǐng)、年度申請(qǐng)和應(yīng)急申請(qǐng)。

圖 3 備件申請(qǐng)明細(xì)單

年度申請(qǐng)：每年年底前各船上報(bào)下一年度船舶備件年度申請(qǐng)；年度備件申請(qǐng)范圍包括大型備件或加工周期較長的備件、小修及以上等級(jí)船舶修理所需的備件。

季度申請(qǐng)：每季度末月15~30日各船上報(bào)下季度船舶備件季度申請(qǐng)；季度申請(qǐng)主要考慮日常及下個(gè)季度養(yǎng)護(hù)、維修所需。

應(yīng)急申請(qǐng)：指船舶突發(fā)故障或搶修所急需的備件申請(qǐng)，但需說明理由并經(jīng)船長確認(rèn)。

為規(guī)范申請(qǐng)流程，季度和年度申請(qǐng)單只會(huì)在相應(yīng)的時(shí)間段開放申請(qǐng)，且申請(qǐng)單由船舶各設(shè)備分管人員開具后匯總至部門長審批，部門長審批后在船長處匯總成一張單子，再由船長審批后通過船岸數(shù)據(jù)交互提交公司管理部門審批。

機(jī)務(wù)主管在岸端收到申請(qǐng)單后，根據(jù)當(dāng)前庫存數(shù)量對(duì)申請(qǐng)數(shù)量進(jìn)行審核，同時(shí)也可通過“查看歷史”查詢?cè)搨浼暾?qǐng)采購歷史記錄。

如對(duì)申請(qǐng)單中有疑問的或是需要船舶重核數(shù)量，可以駁回，讓其進(jìn)行復(fù)核。

所有審批記錄和數(shù)量的修改，都會(huì)在系統(tǒng)中留下痕跡，以便追溯。

3.2 備件采購

備件主管在收到經(jīng)審批的申請(qǐng)單后，依據(jù)備件類別對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行拆分，生成多個(gè)詢價(jià)單，原則上需選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行詢比價(jià)。

系統(tǒng)建立了供應(yīng)商名錄檔案庫，所有詢價(jià)供應(yīng)商均需在檔案庫內(nèi)選擇，如需新增供應(yīng)商，則需報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一錄入。既滿足了規(guī)章制度、管理流程的需要，供應(yīng)商名稱也得到了規(guī)范。

目前備件詢價(jià)審批為四級(jí)審批，備件主管-部門分管備件副經(jīng)理-部門經(jīng)理-公司分管領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)崗位和規(guī)章制度調(diào)整需要，該系統(tǒng)也可由上級(jí)單位調(diào)整審批環(huán)節(jié)的設(shè)定。為簡化審批流程，系統(tǒng)遵照相應(yīng)管理辦法設(shè)置了各級(jí)金額審批權(quán)限，在各自的金額權(quán)限內(nèi)，各級(jí)人員可以直接辦結(jié)，無需再提交下一人審批：單件價(jià)格小于等于0.3萬元（人民幣，下同；如報(bào)價(jià)為外幣，則按照?qǐng)?bào)價(jià)截止日的匯率折算成人民幣）、單批次價(jià)格小于等于1萬元的定單，由備件主管確認(rèn)訂購；單件價(jià)格大于0.3萬元、小于1萬元，單批次價(jià)格大于1萬元、小于3萬元的定單，由設(shè)備部分管備件副經(jīng)理確認(rèn)訂購；單件價(jià)格大于1萬元、小于3萬元，單批次價(jià)格大于3萬元、小于5萬元的定單，由設(shè)備部經(jīng)理確認(rèn)訂購；單件價(jià)格大于3萬元、單批次價(jià)格大于5萬元的定單，由公司分管副總經(jīng)理確認(rèn)訂購。

一旦詢價(jià)審批通過，即生成定單，此時(shí)，通過船岸數(shù)據(jù)交互，船端能馬上查詢到相關(guān)定單信息，便于實(shí)時(shí)掌握備件動(dòng)態(tài)。

3.3 船舶簽收

船舶在接收備件后，核對(duì)備件信息及數(shù)量，如無疑問，則在信息化系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行電子簽收，電子簽收時(shí)必須錄入數(shù)量、簽收時(shí)間及備件存放地點(diǎn)；如有疑義，則及時(shí)聯(lián)系備件主管解決，待解決完成后，再進(jìn)行電子簽收。電子簽收后的備件，庫存量會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)相應(yīng)增加。

4 備件費(fèi)用

待船舶電子簽收后，岸端系統(tǒng)即可查到相應(yīng)信息，備件主管可以對(duì)該訂單進(jìn)行賬單的錄入。錄入信息包括：船舶名稱、訂單號(hào)、發(fā)票號(hào)、發(fā)票金額、發(fā)票日期、稅率、匯率等；同時(shí)還需填寫該批備件的設(shè)備類別和費(fèi)用科目，為統(tǒng)計(jì)分析提供便利。

備件費(fèi)用錄入只有在船舶電子簽收，并上傳發(fā)票等附件后才可提交領(lǐng)導(dǎo)審批。目前該系統(tǒng)與公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)已初步實(shí)現(xiàn)對(duì)接，相關(guān)數(shù)據(jù)即可自動(dòng)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映。待逐級(jí)審批完成后，自動(dòng)生成該筆訂單的列賬單和付款單，財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)收到相關(guān)單據(jù)后，根據(jù)列賬單生成財(cái)務(wù)憑證，根據(jù)付款單安排付款。

5 備件管理

船舶應(yīng)定期對(duì)船舶備件進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，并在領(lǐng)用后及時(shí)清點(diǎn)，確保賬物一致。

船舶對(duì)船舶備件領(lǐng)用后，需做相應(yīng)的消耗登記，在消耗明細(xì)中填寫消耗數(shù)量、日期、原因。

同時(shí)定期對(duì)船舶備件庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，如盤點(diǎn)數(shù)量與庫存數(shù)量不一致，則按實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量錄入，并寫明原因，保存后即生成本次盤點(diǎn)表，可供財(cái)務(wù)人員上船審計(jì)檢查用。

6 結(jié)語

本系統(tǒng)所有操作均在網(wǎng)頁版進(jìn)行，省去了以往在紙質(zhì)上審批簽字的繁瑣，徹底踐行了無紙化辦公的要求。

流程設(shè)計(jì)中，流程只與崗位職務(wù)有關(guān)而與人員無關(guān)，采用逐級(jí)審批、逐級(jí)駁回，降低因人員調(diào)動(dòng)所帶來的影響。

備件管理是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的技術(shù)工作，它不僅關(guān)系到公司的營運(yùn)成本，也涉及航行安全和施工效率。備件數(shù)量過多會(huì)積壓資金，但缺少備件則會(huì)影響生產(chǎn)安全。將信息化系統(tǒng)與船舶備件管理相結(jié)合，能有效提高工作效率和管理水平。今后在此基礎(chǔ)上，我們還將引入二維掃碼和射頻技術(shù)，通過新技術(shù)的運(yùn)用，進(jìn)一步減輕船員工作量，讓備件管理更加便捷高效。