高校辦公室管理工作的新特點(diǎn)與新舉措

張新婭

當(dāng)今社會(huì)中高校管理系統(tǒng)對(duì)于高校管理工作尤為重要。社會(huì)的不斷發(fā)展要求高校管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，這也是當(dāng)前階段高校發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校的管理工作不僅需要把握時(shí)代特點(diǎn)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)不斷更新和改革。因此本文將對(duì)高校辦公室管理的工作進(jìn)行深入探究，分析當(dāng)前高校辦公室管理工作的現(xiàn)狀與策略。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的教育事業(yè)也不斷的進(jìn)行改革。在此背景下，我國(guó)的高校辦公室管理工作變得更加繁重。高校辦公室管理工作是學(xué)校整體管理系統(tǒng)核心工作，既能展現(xiàn)學(xué)校的形象，又是學(xué)校與外界溝通、傳遞信息的重要渠道，對(duì)于建設(shè)和諧校園有著至關(guān)重要的作用。目前，高校辦公室管理工作也在進(jìn)行一系列的改革，展現(xiàn)出一系列的新特征，因此高校管理人員應(yīng)把握這些新特征，運(yùn)用科學(xué)有效的舉措，提升辦公室管理工作的質(zhì)量，能夠更好的為教育事業(yè)服務(wù)。

1 高校辦公室管理工作的新特點(diǎn)

1.1 綜合性

高校辦公室管理工作是學(xué)校整體管理系統(tǒng)核心工作，此部分管理工作具多樣性、復(fù)雜性特征。全校的師生都需要辦公室的服務(wù)與管理，當(dāng)師生或其他部分的工作人員產(chǎn)生問(wèn)題和矛盾時(shí)，都需要經(jīng)過(guò)辦公室管理人員進(jìn)行調(diào)解。此外，辦公室人員還負(fù)責(zé)學(xué)?；顒?dòng)、文化建設(shè)及教學(xué)工作等。因此，高校的辦公室管理工作更具綜合性。

1.2 政策性

高校辦公室管理工作要絕對(duì)的執(zhí)行上級(jí)部門(mén)的政策及相應(yīng)的規(guī)整制度，還要能夠根據(jù)這些政策和制度開(kāi)展相應(yīng)的工作，因此管理人員要能夠及時(shí)了解上級(jí)部分的政策及能夠熟練的掌握這些業(yè)務(wù)。這樣才能有效開(kāi)展工作，同時(shí)在工作中也要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，提升自身的政治文化修養(yǎng)，提升工作質(zhì)量。

1.3 服務(wù)性

從目前的辦公室管理工作發(fā)展來(lái)看，其更具服務(wù)性。管理人員除了要制定學(xué)校的管理制度和教學(xué)制度以外，還要為師生、領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)、活動(dòng)及科研的開(kāi)展提供有效的服務(wù);且在進(jìn)行服務(wù)的過(guò)程中，管理人員應(yīng)具備耐心和熱心，積極為他人解決問(wèn)題。

1.4 科學(xué)性

現(xiàn)階段是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，高校辦公室管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，同時(shí)也對(duì)辦公室管理人員提出更高的標(biāo)準(zhǔn)。管理人員在學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)外，還要積極學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，創(chuàng)新思維，將網(wǎng)絡(luò)知識(shí)運(yùn)用到辦公室的管理工作中。此外，隨著高校辦公室管理工作不斷的發(fā)展，所開(kāi)展的科學(xué)項(xiàng)目活動(dòng)也越來(lái)越多，與其他科學(xué)企業(yè)的合作也日益頻繁，因此工作人員還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)和技術(shù)，開(kāi)發(fā)先進(jìn)的教育方式，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，提供更好的服務(wù)。

1.5 決策性

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展背景下，高校辦公室管理工作不僅要完成行政工作，同時(shí)還要為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)合理的決策。隨著我國(guó)的教育事業(yè)不斷的發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題也在逐漸增多，例如，高校的招生情況、高校的擴(kuò)張發(fā)展等，這些問(wèn)題都是需要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。但在當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展背景下，高校的辦公室管理工作能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供合理的決策方案，幫助領(lǐng)導(dǎo)選取出高校發(fā)展的重要信息，從而做好輔助工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出更加準(zhǔn)確和科學(xué)的判斷。

2 高校辦公室管理工作的問(wèn)題表現(xiàn)

2.1 管理人員對(duì)工作缺乏認(rèn)識(shí)

高校辦公室管理工作是學(xué)校整體管理系統(tǒng)核心工作，有著非常重要的作用。但辦公室的管理人員認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)，不明確自身的職責(zé)，這樣就使整體的工作水平逐漸下降，不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。目前，很多的辦公室管理人員無(wú)論是思想上和工作上都對(duì)辦公室管理工作存在誤區(qū)，對(duì)自身職責(zé)模糊，認(rèn)為辦公室工作沒(méi)有前途，很大程度上削弱了辦公室管理的職能，導(dǎo)致管理工作的質(zhì)量嚴(yán)重降低。

此外，高校辦公室的管理工作非常復(fù)雜，不僅要做好校領(lǐng)導(dǎo)之間的管理工作，還要對(duì)全校師生做起熱情服務(wù)，所有工作都要做到精益求精。因此，沒(méi)有完善的管理制度，工作人員都對(duì)處于松懈的狀態(tài)，甚至失去凝練力和團(tuán)體精神。

2.2 缺乏有效的溝通能力

高校辦公室是學(xué)校與外界溝通、傳遞信息的重要渠道，也是高校內(nèi)部之間的中樞系統(tǒng)。如果缺乏有效的溝通交流能力，就會(huì)造成師生與辦公室之間的誤會(huì)，甚至?xí)绊憣W(xué)校的整體形象，缺乏有效的溝通和交流，同樣也會(huì)使工作人員看不清自身與他人的差距，十分不利于自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)的提高。此外，缺乏有效的溝通能力，還十分不利于轉(zhuǎn)達(dá)學(xué)校或上級(jí)部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)工作目標(biāo)，從而達(dá)不到工作目標(biāo)。

2.3 員工的綜合素質(zhì)有待提高

高校辦公室管理人員由于工作事務(wù)十分繁忙，因此會(huì)更多的精力和時(shí)間花費(fèi)在處理事務(wù)上，從而難以提升自身的政治素養(yǎng)。同時(shí)在管理人員在面對(duì)學(xué)歷進(jìn)修或是科研項(xiàng)目時(shí)缺乏好的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致辦公室管理人員思想多存在消極的情緒，對(duì)于工作失去熱情，缺乏上進(jìn)心理。此外，管理人員大都缺乏正規(guī)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，在面對(duì)工作時(shí)也采用能推就推的工作習(xí)慣，從而形成不良的工作風(fēng)氣，對(duì)于整體的工作風(fēng)氣造成極大的負(fù)面影響。

2.4 缺乏全局規(guī)范及信息化技術(shù)

我國(guó)絕大部分高校辦公室管理人員對(duì)于相關(guān)的管理內(nèi)容都不是特別的了解，因此也無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的工作調(diào)整，這對(duì)于高校辦公室管理將來(lái)的發(fā)展十分不利。此外，在當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展下，我國(guó)的高校辦公室管理還嚴(yán)重缺乏信息化專(zhuān)業(yè)人才和設(shè)備管理人才，所使用的管理方法過(guò)于傳統(tǒng)，不能進(jìn)行及時(shí)的創(chuàng)新和改革。

3 高校辦公室管理工作的新舉措

3.1 明確辦公室管理的職責(zé)

明確高校辦公室管理的職責(zé)和職能對(duì)于深化高校的發(fā)展和完善有著非常重要的作用，要能夠了解認(rèn)識(shí)辦公室管理在建設(shè)高校工作的地位和作用。首先，要建立完善的辦公室管理團(tuán)隊(duì)，全面發(fā)揮出辦公室的作用，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)辦公室管理的重視，把辦公室管理定位在高校管理的中心環(huán)節(jié)。這樣既可以使領(lǐng)導(dǎo)更加了解辦公室的工作，方便監(jiān)督和管理，同時(shí)還能減少辦公室管理人員的工作壓力，從而增強(qiáng)對(duì)工作的主動(dòng)性和針對(duì)性。

3.2 提升管理人員業(yè)務(wù)能力

提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，堅(jiān)持以人為本的理念，培養(yǎng)高端管理人才，不斷提升管理人員的政治素養(yǎng)、文化能力及綜合能力。定期對(duì)管理人員開(kāi)展培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，加強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，提升對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的掌握，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)理念。同時(shí)要對(duì)管理人員經(jīng)常開(kāi)展思想政治培訓(xùn)，提升管理人員的責(zé)任感和使命感，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性和主動(dòng)性，培養(yǎng)其互相幫助，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神。此外，在選用管理人員的制度上，加強(qiáng)管理，采用合理的用人機(jī)制，選取有能力和責(zé)任的人員參與工作，具有強(qiáng)烈的上進(jìn)心，能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)，營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。

3.3 完善規(guī)章制度

高中辦公室管理工作作為學(xué)校整體管理系統(tǒng)的重中之重，必須要制定出一套科學(xué)、合理的的規(guī)章制度，規(guī)范辦公室管理人員的行為，使工作更具規(guī)范化，從而不斷提升辦公室管理的工作質(zhì)量。同時(shí)全面實(shí)施責(zé)任個(gè)人制，落實(shí)到個(gè)人身上。此外，還可以建立獎(jiǎng)懲制度及考核制度，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，樹(shù)立學(xué)習(xí)榜樣，并且能夠隨著時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)行改革和完善，使這些規(guī)章制度發(fā)揮出最大的作用。

3.4 實(shí)現(xiàn)辦公室管理自動(dòng)化

要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公室管理理念，就必須要有現(xiàn)代化的設(shè)計(jì)作為支撐，實(shí)現(xiàn)辦公室管理自動(dòng)化，這樣不僅能夠有效的提升工作效率，還可以演變出其他的工作方法。辦公室管理工作經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，但對(duì)于自動(dòng)化設(shè)備的投入還有待提升。就目前的情況來(lái)看，還存在很大的提升空間。例如，可以打造出一整套的通訊系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而提升辦公室管理工作的水平。首先可以借助網(wǎng)絡(luò)局網(wǎng)作為整套網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的服務(wù)器，個(gè)人電腦為鏈接終端，這樣可以快捷將信息進(jìn)行傳遞，對(duì)于資料整料和事物的管理有著很大的作用。其次，在辦公室內(nèi)可以配備全面的現(xiàn)代化自動(dòng)設(shè)備，如打印機(jī)、投影儀及掃描儀等，提升工作的效率，同時(shí)在辦公的過(guò)程中，還可以使用資源傳輸和存儲(chǔ)設(shè)備，有利于存儲(chǔ)大量的重要文檔資料。最后，還可以建立視頻通話系統(tǒng)，打破空間和時(shí)間的限制，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行開(kāi)會(huì)或商討，節(jié)省大量的時(shí)間和精力。

3.5 運(yùn)用新媒體技術(shù)

目前新媒體時(shí)代的發(fā)展已經(jīng)改變了人們的生活和工作方式，已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的重要組成部分。因此在辦公室的管理工作中運(yùn)用新媒體技術(shù)是必然的，也是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，可以確保高校辦公室管理工作的先進(jìn)性以及科學(xué)性。因此辦公室管理人員必須要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。管理人員要積極了解和學(xué)習(xí)各種新媒體的功能，并能加以運(yùn)用，從中發(fā)現(xiàn)信息。此外，培養(yǎng)大量現(xiàn)代化管理的人才，使用科學(xué)的技術(shù)武裝自身，提升辦公室管理工作的水平。

3.6 加強(qiáng)員工學(xué)習(xí)交流

鼓勵(lì)員工參加各種形式的培訓(xùn)或是相關(guān)的學(xué)術(shù)研究，不斷的提升自我的思想政治理論、現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)理論及專(zhuān)業(yè)的技術(shù)知識(shí)。此外，還可在高校辦公室內(nèi)，打造以互相學(xué)習(xí)為主題的辦公室，激發(fā)人員的學(xué)習(xí)熱情和興趣，加強(qiáng)員工之間的交流，共同創(chuàng)新和發(fā)展，不斷的完善自我，超越自我，共同成長(zhǎng)。

3.7 加強(qiáng)資源整合，提升工作效率

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的背景下，高校的辦公室管理發(fā)展必須要加大信息化平臺(tái)的建設(shè)，要能主動(dòng)的去搜集其他高校的資料，進(jìn)行總結(jié)和歸納，做好數(shù)據(jù)分析。同時(shí)要對(duì)高校辦公室管理工作有長(zhǎng)久的打算，并制定相關(guān)的計(jì)劃未雨綢繆，確保能夠跟上時(shí)代的發(fā)展。此外，在發(fā)展過(guò)程中還要考慮多方面因素，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，還要確保有足夠的資金和技術(shù)支持。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所言，隨著教育改革不斷的發(fā)展，高校的辦公室管理工作也隨之出現(xiàn)了很明顯的變化。因此，管理人員一定要能夠了解和把握當(dāng)前管理工作的新特點(diǎn)，并能結(jié)合這些特點(diǎn)對(duì)工作不斷的進(jìn)行創(chuàng)新和完善，積極學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)，熟練運(yùn)用新媒體工具，不斷的培養(yǎng)人才，從而提高高校辦公室管理工作的水平，提升工作效率。此外，在面對(duì)當(dāng)今管理效率快速發(fā)展的時(shí)代，高校辦公室管理要確保跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，管理方式能夠與時(shí)俱進(jìn)，確保高校辦公室管理工作的先進(jìn)性以及科學(xué)性，進(jìn)而促進(jìn)高校教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（作者單位：陜西學(xué)前師范學(xué)院幼兒教育學(xué)院）