淺析EXCEL中數(shù)據(jù)有效性的應(yīng)用

付媛媛

摘要：時(shí)代和科技的發(fā)展進(jìn)步，數(shù)據(jù)的有效性不僅僅在是在簡單的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)有效性方面有所作用，同時(shí)在也在其他方面有所發(fā)展作用。第一，在制作單元格為了讓人們看的更加清晰，可以給單元格添加備注;第二，有些時(shí)候我們可能在不同的行列想要輸入英文和中文替換，以前需要我們手動(dòng)去更換，數(shù)據(jù)的有效性就可以幫我們實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的發(fā)展;第三，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)唯一性的檢驗(yàn);第四對(duì)數(shù)據(jù)可以進(jìn)行選擇錄入。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)有效性

中圖分類號(hào)：TP311 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）13-0237-02

新的時(shí)代在不斷的發(fā)展進(jìn)步，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，我們的很多工作都是使用計(jì)算機(jī)去完成。在工作中我們難免需要處理一些數(shù)據(jù)，這時(shí)EXCEL就開始發(fā)揮它的作用。在處理數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)于這些數(shù)據(jù)的有效性相信處理過數(shù)據(jù)的人都知道其重要性。這時(shí)根據(jù)已經(jīng)設(shè)定的預(yù)先條件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，目的是為了防止一些本就無用的數(shù)據(jù)產(chǎn)生。以上所提及的僅僅只是數(shù)據(jù)有效性發(fā)揮的最基本的作用，當(dāng)然通過不斷地發(fā)展，數(shù)據(jù)有效性已經(jīng)在各個(gè)方面都有所作用。

1 通過數(shù)據(jù)有效性給單元格添加標(biāo)注

我們?cè)诠ぷ髦羞M(jìn)行處理數(shù)據(jù)的時(shí)候大部分是需要將數(shù)據(jù)提供給別人，方便大多數(shù)人進(jìn)行觀看，這時(shí)候就需要對(duì)表格內(nèi)的單元格進(jìn)行注釋。但是如果我們只是利用“插入”選項(xiàng)卡內(nèi)的批注功能并不能更加方便別人進(jìn)行閱讀，如果是使用此方法進(jìn)行加注的批注，我們只能在使用鼠標(biāo)對(duì)該單元格進(jìn)行選定的時(shí)候才可以看到我們所加的批注。但是如果我們?cè)凇皵?shù)據(jù)有效性”的窗口中的“輸入信息”這個(gè)選項(xiàng)卡中進(jìn)行輸入想要補(bǔ)充說明的信息。這樣不管是我們使用鼠標(biāo)還是使用鍵盤去選定該單元格都能夠看到我們所添加的批注信息。

2 通過數(shù)據(jù)有效性自動(dòng)實(shí)現(xiàn)輸入法中英文轉(zhuǎn)換

有些時(shí)候我們可能在不同的行列想要輸入英文和中文替換，以前需要我們手動(dòng)去更換，數(shù)據(jù)的有效性就可以發(fā)揮它的作用幫我們實(shí)現(xiàn)英文與中文的自動(dòng)轉(zhuǎn)化，這樣不僅僅提高了我們的工作效率而且也為我們的工作帶來了方便。我們可以先找到“數(shù)據(jù)”（如圖1）點(diǎn)擊進(jìn)入，然后在“數(shù)據(jù)工具”中找到“數(shù)據(jù)有效性”（如圖2）這個(gè)選項(xiàng)卡打開出現(xiàn)如圖3的界面，然后在“輸入法模式”選項(xiàng)下對(duì)我們需要篩選的信息進(jìn)行設(shè)置，最終點(diǎn)擊確定，完成篩選。

3 通過數(shù)據(jù)的有效性對(duì)數(shù)據(jù)唯一性檢驗(yàn)

我們總是會(huì)處理一些填寫身份的信息，但是我們每個(gè)人的身份都是唯一的，我們的身份證號(hào)碼等都是唯一的，或者說我們有時(shí)可能會(huì)需要填寫一些發(fā)票的號(hào)碼，這些號(hào)碼也都是具有唯一性的。如果我們利用數(shù)據(jù)的有效性，就可以在輸入了這些信息后，對(duì)于所輸入信息進(jìn)行錯(cuò)誤的檢查，防止出現(xiàn)重復(fù)輸入的現(xiàn)象出現(xiàn)，如果我們單純的認(rèn)為去檢查這一項(xiàng)失誤可能，所耗費(fèi)的時(shí)間和精力是大量的，所以數(shù)據(jù)的有效性較少了我們的工作量。

4 下拉菜單選擇錄入

對(duì)于期末考試評(píng)價(jià)來說，老師最大的工作量就是對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)信息進(jìn)行錄入，但是如果表格的數(shù)據(jù)過多而導(dǎo)致的老師不能夠準(zhǔn)確的對(duì)學(xué)生評(píng)價(jià)進(jìn)行錄入，這對(duì)學(xué)生也是有一定打擊的，所以這一項(xiàng)工作就需要投入一定的精力。人的精力都是有限的，在長時(shí)間的高度緊張的狀態(tài)下工作是最容易出問題的。這時(shí)候?qū)τ诒砀窆ぷ鬟M(jìn)行選擇性的錄入就可以對(duì)所錄入信息進(jìn)行一定程度的篩選，這樣一些不必要出現(xiàn)的問題就可以在一定程度上避免，同時(shí)也減輕了人員的工作難度。

4.1 直接自定義序列

首先是最直接的方式那就是直接定義序列，我們首先可以選定想要作用的區(qū)域，然后對(duì)該區(qū)域進(jìn)行設(shè)置。找到菜單欄中的“數(shù)據(jù)”（如圖1）點(diǎn)擊進(jìn)入，然后在“數(shù)據(jù)工具”中找到“數(shù)據(jù)有效性”（如圖2）這個(gè)選項(xiàng)卡打開出現(xiàn)如圖3的界面，然后在“設(shè)置”選項(xiàng)下對(duì)我們需要篩選的信息進(jìn)行設(shè)置，最終點(diǎn)擊確定，完成篩選。

4.2 自動(dòng)增長式序列

一般的情況下，如果我們使用了以上方式進(jìn)行設(shè)定，那么我們?cè)谝韵碌南吕斜砝锩娴倪x項(xiàng)也都一并固定下來了。但是如果在源頭的數(shù)據(jù)進(jìn)行增加的時(shí)候，EXCEL并不能夠進(jìn)行自動(dòng)的添加到原來的設(shè)置中，所以我們必須要進(jìn)行重新的設(shè)置，這樣給我們的工作造成了不便，所以我們可以使用數(shù)據(jù)的有效性，達(dá)到數(shù)列的自動(dòng)增長。

5 數(shù)據(jù)有效性限制單元格輸入數(shù)據(jù)

有些時(shí)候我們?cè)谔幚頂?shù)據(jù)的時(shí)候有些單元格是不需要出現(xiàn)那么多小數(shù)點(diǎn)的，而且有些單元格僅僅是輸入日期的，這時(shí)如果我們進(jìn)行一一修改，必定會(huì)浪費(fèi)我們大多數(shù)的時(shí)間，這時(shí)數(shù)據(jù)的有效性就幫助我們解決了這個(gè)問題。

當(dāng)我們進(jìn)行數(shù)據(jù)的有效性設(shè)置時(shí)，找到“數(shù)據(jù)”（如圖1）點(diǎn)擊進(jìn)入，然后在“數(shù)據(jù)工具”中找到“數(shù)據(jù)有效性”（如圖2）這個(gè)選項(xiàng)卡打開出現(xiàn)如圖3的界面，然后在“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的允許范圍進(jìn)行更改，如果不出現(xiàn)也可以進(jìn)行自定義，只要通過這種方式的自定義就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)單元格輸入數(shù)據(jù)范圍的限制了。例如我所設(shè)置的是如圖4所示的限制，但是當(dāng)我在單元格內(nèi)輸入0.02時(shí)就會(huì)出現(xiàn)如圖5所示的錯(cuò)誤提示。

6 二級(jí)菜單的實(shí)現(xiàn)

在我們工作處理數(shù)據(jù)的時(shí)候可能會(huì)面臨進(jìn)行二級(jí)分類的情況，到了這個(gè)時(shí)候，我們就需要通過一定的設(shè)置二級(jí)菜單操作進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。比如說我們現(xiàn)在想要實(shí)現(xiàn)對(duì)于備品以及備件等各種需要分級(jí)的物品管理的項(xiàng)目，就需要對(duì)物品進(jìn)行二級(jí)的分類。

首先需要在EXCEL中找到“數(shù)據(jù)”（如圖1）點(diǎn)擊進(jìn)入，然后在“數(shù)據(jù)工具”中找到“數(shù)據(jù)有效性”（如圖2）這個(gè)選項(xiàng)卡打開出現(xiàn)如圖3的界面，接下來找到“設(shè)置”點(diǎn)擊，在允許選項(xiàng)中找到“來源”選項(xiàng)卡（計(jì)算機(jī)配件，或是網(wǎng)絡(luò)配件）最后配置完畢點(diǎn)擊確定結(jié)束。

7 通過數(shù)據(jù)的有效性對(duì)數(shù)據(jù)長度進(jìn)行檢查

我們?cè)趯?duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的時(shí)候，有很多字段十分長的單元格，這時(shí)就容易出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤，尤其是我們的身份證號(hào)碼信息，這樣如果能夠?qū)?shù)據(jù)的長度進(jìn)行檢查，在一定程度上就可以減少。首先需要在EXCEL中找到“數(shù)據(jù)”（如圖1）點(diǎn)擊進(jìn)入，然后在“數(shù)據(jù)工具”中找到“數(shù)據(jù)有效性”（如圖2）這個(gè)選項(xiàng)卡打開出現(xiàn)如圖3的界面，然后在里面找到“設(shè)置”點(diǎn)擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡里面的“允許”，在那里面尋找“自定義”，對(duì)自己想要設(shè)置的信息進(jìn)行設(shè)置，接下來就是出現(xiàn)錯(cuò)誤的時(shí)候的錯(cuò)誤警告，這時(shí)找到“錯(cuò)誤警告”的這個(gè)選項(xiàng)卡，在所顯示的錯(cuò)誤信息里面進(jìn)行填寫如果出錯(cuò)的話顯示“您輸入的數(shù)字位數(shù)有錯(cuò)誤”，確認(rèn)結(jié)束后單擊確定。接下來就可以測試一下自己設(shè)置的是否準(zhǔn)確。

8 通過數(shù)據(jù)有效性實(shí)現(xiàn)對(duì)多條件的數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行設(shè)置

我們?cè)谔幚礓浫霐?shù)據(jù)的時(shí)候，可能胡面臨有一些單元格不僅僅只是受一個(gè)條件的制約，所以就就需要對(duì)對(duì)多條件的數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行設(shè)置。比如就像我們的身份證號(hào)碼，我們既不能讓號(hào)碼的長度錯(cuò)誤，也不能出現(xiàn)重復(fù)，并且還可以進(jìn)行自動(dòng)的檢查。可以進(jìn)行如下設(shè)置選擇需要進(jìn)行設(shè)置的區(qū)域，然后需要在EXCEL中找到“數(shù)據(jù)”（如圖1）點(diǎn)擊進(jìn)入，然后在“數(shù)據(jù)工具”中找到“數(shù)據(jù)有效性”（如圖2）這個(gè)選項(xiàng)卡打開出現(xiàn)如圖3的界面，然后在里面找到“設(shè)置”點(diǎn)擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡里面的“允許”，在那里面尋找“自定義”，在自定義的公式中輸入“ =COUNTIF（C：C，C1）=1”，，最后檢查無誤后進(jìn)行單擊確定就可以了，對(duì)此區(qū)域設(shè)置結(jié)束之后，可以對(duì)設(shè)置結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證，當(dāng)我們輸入長度不正確，或是數(shù)字重復(fù)的數(shù)據(jù)的時(shí)候，單元格就會(huì)不接受我們所輸入的數(shù)據(jù)，這樣就達(dá)到了我們所要的效果，更加有效的提高工作效率。

9 結(jié)束語

在我們的日常生活中，尤其是對(duì)于處在工作崗位的 工作快速準(zhǔn)確有效的使用EXCEL在一定程度上幫助我們解決了很多問題，同時(shí)也提高了工作效率。時(shí)代和科技的發(fā)展進(jìn)步，數(shù)據(jù)的有效性不僅僅在是在簡單的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)有效性方面有所作用，同時(shí)在也在其他方面有所發(fā)展作用。

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】