高校檔案管理與服務(wù)的大數(shù)據(jù)思維

孟瑛

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨讓高校檔案管理工作有了新的發(fā)展方向，大數(shù)據(jù)思維不僅能夠有效的提高高校檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，更能提升檔案信息管理的質(zhì)量，并能夠合理并有效的對(duì)資源進(jìn)行利用，在提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面也有著很大的促進(jìn)作用?；诖?，本文主要探討了大數(shù)據(jù)思維下提升高校檔案管理與服務(wù)的幾點(diǎn)策略，希望能夠?yàn)榇龠M(jìn)高校檔案管理工作的有效開(kāi)展起到一定的作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;服務(wù)模式;策略

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必備基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)發(fā)展的代表，更是當(dāng)前各行業(yè)發(fā)展中必不可少的關(guān)鍵部分，在引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展的同時(shí)，大數(shù)據(jù)更改變了傳統(tǒng)行業(yè)的發(fā)展形勢(shì)，尤其對(duì)于高校的檔案管理工作而言，在大數(shù)據(jù)思維的滲透下，管理的模式和服務(wù)的模式上進(jìn)行了改變，在效率上也得到了明顯的提升。

1.大數(shù)據(jù)對(duì)于高校檔案管理與服務(wù)的影響

對(duì)于高校檔案管理而言，信息管理與信息使用是主要的工作內(nèi)容。傳統(tǒng)高校檔案建設(shè)主要是按照業(yè)務(wù)的方向進(jìn)行區(qū)分，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容應(yīng)用不同的處理方法，各檔案之間的聯(lián)系被割斷，雖然在檔案分類(lèi)管理上有著一定的工作效率，但在檔案內(nèi)容的互通上有著一定的弊端，對(duì)于整個(gè)檔案建設(shè)的規(guī)劃不能做整體的審視和管理，降低了檔案信息的利用率。高校檔案管理的主要價(jià)值在于保存檔案數(shù)據(jù)信息以及提高檔案的利用率，這是高效檔案管理與服務(wù)的主要目的，保存數(shù)據(jù)的完整增強(qiáng)用戶(hù)的檔案使用體驗(yàn)是最主要的工作內(nèi)容。在沒(méi)有引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)思維之前，用戶(hù)對(duì)于檔案資源的搜索只能按照檔案分類(lèi)進(jìn)行瀏覽和使用，這種信息獲取方式不僅需要用戶(hù)進(jìn)行多次的查找和瀏覽，更讓信息搜尋變得機(jī)械化和復(fù)雜化，這不僅降低了檔案的利用率，也降低了檔案信息的功能，不利于檔案行業(yè)的發(fā)展。在高校檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠增強(qiáng)檔案信息之間的縱向連接，用戶(hù)在獲取資源的過(guò)程中可以根據(jù)檔案存儲(chǔ)的位置和檔案的格式進(jìn)行有目的的瀏覽和選擇，能夠提升檔案信息的使用價(jià)值，用戶(hù)能夠?qū)ζ溥M(jìn)行簡(jiǎn)單、方便的獲取，增強(qiáng)了檔案的應(yīng)用功能。

2.簡(jiǎn)述大數(shù)據(jù)思維下高校檔案管理與服務(wù)模式探討

2.1充分互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)不斷優(yōu)化完善檔案管理服務(wù)系統(tǒng)

充分利用大數(shù)據(jù)功能和優(yōu)勢(shì)開(kāi)拓檔案歸檔范圍，并且也可為高校檔案管理工作，提供海量的信息存儲(chǔ)空間。從而有效解決檔案收集整理工作受歸檔范圍、內(nèi)容以及保存時(shí)間的約束的問(wèn)題，能夠把高校在各種教學(xué)及活動(dòng)等所產(chǎn)生的檔案信息數(shù)據(jù)，全部歸納到檔案管理范圍當(dāng)中來(lái)，極大的提高高校檔案管理工作效率?？梢詫W(xué)校在教學(xué)及各種活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件、信息數(shù)據(jù)、電子郵件以及視頻文件等，進(jìn)行搜集歸檔，從而形成本校自己的信息化檔案大數(shù)據(jù)集。其次，在大數(shù)據(jù)思維下，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建起信息化的檔案管理系統(tǒng)，全面促進(jìn)高校檔案管理工作信息化建設(shè)及發(fā)展，同時(shí)制定并建立起一整套健全完善的信息檔案管理、信息數(shù)據(jù)搜集整理、格式轉(zhuǎn)換等工作制度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)資源之間實(shí)現(xiàn)有效搜集、整理、整合及共享。最后，在大數(shù)據(jù)思維和技術(shù)支撐下，切實(shí)推動(dòng)高校檔案管理工作信息化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理及服務(wù)流程的不斷優(yōu)化和完善，從而極大的提升檔案管理工作效率及服務(wù)質(zhì)量。

2.2樹(shù)立大數(shù)據(jù)檔案管理和服務(wù)理念

在大學(xué)檔案管理工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)自身具備的便捷性，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)高校檔案有關(guān)信息數(shù)據(jù)的全面分析，從而為高效教師提供更加便捷、形式多樣的檔案信息數(shù)據(jù)服務(wù)。因?yàn)橐酝母咝n案管理工作存在一定的局限性，一些重要的、良好的信息檔案資源無(wú)法及時(shí)提供給需求者使用和共享，極大的降低了高校信息檔案管理工作質(zhì)量和功能價(jià)值。如果能夠及時(shí)的引入并運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，則能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)高校信息檔案相關(guān)的大部分信息數(shù)據(jù)展開(kāi)有效搜集和整合，繼而構(gòu)建起可以滿(mǎn)足多種不同需求的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，繼而真正實(shí)現(xiàn)開(kāi)放和共享。并且，由于高校檔案自身具備信息量多、數(shù)量大、類(lèi)別繁雜等特征，這就要求在對(duì)高校信息檔案展開(kāi)搜集、整理、分析和存儲(chǔ)和歸檔的過(guò)程中，應(yīng)制定一整套統(tǒng)一的工作準(zhǔn)則、構(gòu)建起信息數(shù)據(jù)云平臺(tái)，從而把各種類(lèi)別、各種格式及形式的信息數(shù)據(jù)展開(kāi)有效集成分析，從而構(gòu)建起數(shù)據(jù)模塊，形成高校信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.3大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)高校信息檔案管理的實(shí)時(shí)互通和互聯(lián)

在高校信息檔案管理工作過(guò)程中，由于信息檔案的格式以及形式存在差異，然而各個(gè)檔案文件之間又存在一些緊密關(guān)系。比如，某文檔與某些財(cái)務(wù)報(bào)表及合同等內(nèi)容之間存在一些相同之處，而在用戶(hù)搜索信息檔案時(shí)，一份信息檔案無(wú)法解決實(shí)際需求，這時(shí)就需要使用與之相關(guān)的其他信息檔案。但是，不同的檔案其內(nèi)容、來(lái)源、名稱(chēng)、側(cè)重點(diǎn)等存在一定差異，導(dǎo)致各信息檔案之間不存在邏輯關(guān)系，從而‘信息孤島的情況依然較為普遍。這時(shí)，引入并運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，用戶(hù)只要搜索相關(guān)的關(guān)鍵詞或者內(nèi)容的少部分語(yǔ)言信息，大數(shù)據(jù)就能夠把不同類(lèi)別的檔案全部關(guān)聯(lián)出來(lái)，在用戶(hù)瀏覽一個(gè)檔案資源時(shí)，就能關(guān)聯(lián)出相關(guān)的其他文件檔案，從而有效解決用戶(hù)反復(fù)查找，切實(shí)解決“信息孤島”的問(wèn)題，極大的提高信息檔案使用效率和服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)：

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)各行業(yè)的發(fā)展有著很大的影響，尤其對(duì)于分類(lèi)多、檔案關(guān)聯(lián)性差、用戶(hù)需求多的高效檔案管理來(lái)說(shuō)更是有著很大的促進(jìn)作用，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用讓檔案資源充分的發(fā)揮了自身的應(yīng)用價(jià)值，不僅能夠更好的服務(wù)于用戶(hù)，更有效的提升了高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)了高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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