財務(wù)共享中心質(zhì)量控制體系建設(shè)探討

胡超榮

摘 要： 隨著共享經(jīng)濟(jì)方興未艾，如火如荼的發(fā)展，財務(wù)共享中心這一新型財務(wù)管理體系的普及是必然趨勢。財務(wù)共享模式通過梳理分解業(yè)務(wù)流程，將其中基礎(chǔ)性、重復(fù)性、規(guī)律性的業(yè)務(wù)通過業(yè)務(wù)流程再造、信息化改造、資源共享等方式，在統(tǒng)企業(yè)財務(wù)核算制度、集中防控業(yè)務(wù)風(fēng)險、降低企業(yè)整體成本方面發(fā)揮強(qiáng)有效的作用，然而，共享中心這一模式同時也帶來諸多新的挑戰(zhàn)，如何保證共享中心財務(wù)共享的質(zhì)量便是其中之一，為加強(qiáng)集團(tuán)財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)的質(zhì)量管理，建立完善質(zhì)量監(jiān)督體系，合理保證共享中心核算、財務(wù)報告、支付等各項業(yè)務(wù)質(zhì)量，控制部門業(yè)務(wù)風(fēng)險;促進(jìn)各公司業(yè)務(wù)管理提示，降低業(yè)務(wù)風(fēng)險，需要企業(yè)在企業(yè)文化層、組織管理層、業(yè)務(wù)流程控制層共同做出改進(jìn)措施，主要在業(yè)務(wù)流程控制層面初步探索針對財務(wù)共享中心質(zhì)量控制體系建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞： 財務(wù)共享中心;質(zhì)量保證;核算質(zhì)量;報表質(zhì)量;質(zhì)量控制體系

中圖分類號： F23????? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A????? doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.13.060

1 什么是財務(wù)共享中心

財務(wù)共享中心起源于美國福特公司，它主要把不同國家和地點(diǎn)的一些重復(fù)、 簡單的和標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)集中放到財務(wù)共享中心處理，以達(dá)到整合企業(yè)資源，提高企業(yè)財務(wù)信息處理能力。所謂財務(wù)共享模式，是指將財務(wù)管理工作中的財務(wù)核算、資金管理等集中管理，實(shí)現(xiàn)財務(wù)核算與財務(wù)結(jié)算的流程化與規(guī)?；?，從而提高財務(wù)管理效率，降低企業(yè)成本。

2 財務(wù)共享中心面臨的主要質(zhì)量問題

2.1 單據(jù)質(zhì)量

在共享中心模式下， 財務(wù)核算的單據(jù)附件都通過掃描影像系統(tǒng)歸集到總部中心處理，可能會出現(xiàn)諸如發(fā)票不真、發(fā)票抬頭錯誤、缺少驗收單等支持性附件、表單信息填寫錯誤等問題。而且共享中心業(yè)務(wù)處理量通常非常巨大，任何設(shè)備故障原因或人為操作原因都可能對共享業(yè)務(wù)造成影響。另外共享中心通常將分支機(jī)構(gòu)的單據(jù)進(jìn)行集中處理歸檔，業(yè)務(wù)量繁大，單據(jù)在傳遞、歸檔的過程中極易造成單據(jù)丟失，損毀導(dǎo)致泄密和損害共享公司利益。由于 共享中心通常采用遠(yuǎn)程服務(wù)的模式，各項業(yè)務(wù)處理通常采用遠(yuǎn)程掃描原始單據(jù)的形式，前端業(yè)務(wù)人員極易在過失或故意的情況下，重復(fù)使用單據(jù)發(fā)起流程，造成重復(fù)確認(rèn)成本、重復(fù)支付等業(yè)務(wù)質(zhì)量問題。

2.2 核算質(zhì)量

在財務(wù)共享模式下，共享中心的核算會計通常一個人同時處理不同公司的業(yè)務(wù)，不同公司各項業(yè)務(wù)不同，都會有自己的獨(dú)特點(diǎn)，核算會計極易錯誤使用業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致賬實(shí)不符。其次共享模式對新業(yè)務(wù)的反應(yīng)遲緩，對公司的擴(kuò)張、兼并或現(xiàn)有公司偶然發(fā)生帶來的新業(yè)務(wù)反應(yīng)遲緩，從業(yè)務(wù)發(fā)生到制定統(tǒng)一的核算規(guī)則時間過長，導(dǎo)致賬務(wù)處理錯誤。由于核算人員畢竟不是機(jī)器設(shè)備，任何的操作錯誤都會造成核算錯誤，而且為保證后期報表出具的準(zhǔn)確性和信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動匹配，核算時通常需填寫很多特殊數(shù)據(jù)如內(nèi)部交易號、貿(mào)易伙伴等，任何數(shù)據(jù)的遺漏或錯誤都會造成后期財務(wù)報表的不準(zhǔn)確。另外在財務(wù)共享模式下，核算會計通常一個人同時處理不同公司的業(yè)務(wù)，同一個公司的業(yè)務(wù)也會有不同的核算會計處理完成，容易造成相同業(yè)務(wù)，不同處理人員因個人判斷造成業(yè)務(wù)處理尺度不一致，和共享單位前端業(yè)務(wù)人員產(chǎn)生糾紛，引發(fā)所服務(wù)共享單位的不滿。

2.3 報表質(zhì)量問題

共享中心通常要處理幾十上百家共享單位的報表出具業(yè)務(wù)，月末處理壓力很大，財務(wù)報表又非常具有時效性，合并財務(wù)報表保送不及時、財務(wù)報告信息不正確及不完整都會引發(fā)監(jiān)管機(jī)構(gòu)、共享單位管理人員不滿。而且 由于 財務(wù)共享后，核算責(zé)任、報表責(zé)任集中于財務(wù)共享中心，這對共享中心會計人員的專業(yè)業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求，會計人員需了解各成員公司的不同業(yè)務(wù)，熟悉國家會計準(zhǔn)則，防止出現(xiàn)重大會計事項處理不合理或遺漏。

2.4 業(yè)務(wù)風(fēng)險

大部分財務(wù)共享中心都采用了自動批量支付，支付風(fēng)險對系統(tǒng)的穩(wěn)定性有很高的要求，另外為應(yīng)付突發(fā)及特殊情況，手工支付仍需保留，錯付、漏付、提前支付或未辦理支付都會引發(fā)所服務(wù)共享單位的投訴與不滿。由于財務(wù)共享中心既有服務(wù)職能但也有財務(wù)監(jiān)督職能，未及時攔截共享單位違反國家法律，中央政策、企業(yè)制度的業(yè)務(wù)都屬于共享中心的業(yè)務(wù)質(zhì)量問題。

2.5 系統(tǒng)質(zhì)量

財務(wù)共享中心通常實(shí)施了諸如Ocr （影像識別系統(tǒng)）、合同管理系統(tǒng)、憑證校驗系統(tǒng)、自動支付系統(tǒng)等，對信息技術(shù)提出了更高的要求，更多的新業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的開發(fā)都需要及時跟進(jìn)才能達(dá)到預(yù)期效果。另外信息系統(tǒng)在財務(wù)共享中心的廣泛應(yīng)用導(dǎo)致信息系統(tǒng)運(yùn)維必須非常可靠穩(wěn)定，對任何系統(tǒng)故障、缺陷需及時發(fā)現(xiàn)、分析、排除、改進(jìn)。財務(wù)共享中心通常集中了全集團(tuán)的財務(wù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)的授權(quán)應(yīng)適當(dāng)防止泄密。

3 財務(wù)共享中心質(zhì)量控制體系的主要措施

（1）根據(jù)前文所述質(zhì)量風(fēng)險，共享中心各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)建立健全和有效實(shí)施各處的內(nèi)部控制;負(fù)責(zé)分析問題、提出改進(jìn)措施、落實(shí)質(zhì)量問題整改;每年評估自身業(yè)務(wù)風(fēng)險水平及控制措施完善情況，開展相應(yīng)的自查工作。

①針對單據(jù)質(zhì)量問題，部門應(yīng)建立單據(jù)管理制度，建立相應(yīng)信息系統(tǒng)將發(fā)票和稅務(wù)信息系統(tǒng)信息進(jìn)行比對，對業(yè)務(wù)必嬰性支持文件通過系統(tǒng)進(jìn)行控制，通過文字識別系統(tǒng)自動識別非流程所屬附件。

②針對核算質(zhì)量，部門應(yīng)建立培訓(xùn)與交流機(jī)制，使共享中心人員對共享業(yè)務(wù)有深入了解，其次根據(jù)會計科目之間的勾稽關(guān)系、核算規(guī)則建立自查系統(tǒng)，由系統(tǒng)月末實(shí)施自動檢查，防止人因錯賬及漏賬。對于新業(yè)務(wù)，共享單位應(yīng)在實(shí)施業(yè)務(wù)前與共享中心溝通，共享中心提前參與業(yè)務(wù)識別與認(rèn)定并備案。

③針對報表質(zhì)量，部門應(yīng)設(shè)置專人，一方面跟蹤國家發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)，最新會計準(zhǔn)則，側(cè)重于從報表方面分析法律法規(guī)對部門業(yè)務(wù)的影響;另一方面針對共享業(yè)務(wù)的變化開展分析，評估對財務(wù)報表的影響并及時作出應(yīng)對措施。其次加強(qiáng)中心業(yè)務(wù)人員財務(wù)技能的培訓(xùn)，提升職業(yè)技能。

④針對業(yè)務(wù)風(fēng)險，部門加強(qiáng)員工風(fēng)險意識培訓(xùn)，保持職業(yè)敏感性，結(jié)合信息系統(tǒng)對高風(fēng)險業(yè)務(wù)進(jìn)行識別、提醒、監(jiān)控。

⑤針對系統(tǒng)風(fēng)險，部門應(yīng)制定系統(tǒng)需求、測試、投產(chǎn)評審標(biāo)準(zhǔn)，評審人員根據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)參與對系統(tǒng)需求、投產(chǎn)測試案例、系統(tǒng)投產(chǎn)上線前的評審工作，保障系統(tǒng)順利實(shí)施。定期對系統(tǒng)業(yè)務(wù)授權(quán)進(jìn)行檢查，對調(diào)崗人員、離職人員權(quán)限及時清理。

（2）建立獨(dú)立的質(zhì)量保證機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)中心內(nèi)部質(zhì)量管理體系建設(shè)，負(fù)責(zé)對共享業(yè)務(wù)范圍的會計處理、信息披露等業(yè)務(wù)進(jìn)行合法合規(guī)性檢查，統(tǒng)籌部門稽核工作，并做風(fēng)險提示，負(fù)責(zé)部門風(fēng)險控制工作，并在人員、制度、文化、培訓(xùn)幾個方面保障質(zhì)量控制體系的實(shí)施。

（3）建立合理有效的質(zhì)量控制體系，包括事前的質(zhì)量問題預(yù)防及事后的質(zhì)量問題檢測、質(zhì)量問題評估、質(zhì)量問題報告、質(zhì)量問題改進(jìn)和質(zhì)量問題應(yīng)用等以風(fēng)險為導(dǎo)向的閉環(huán)質(zhì)量監(jiān)督控制體系。

4 結(jié)論

隨著社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和相關(guān)科技水平的不斷創(chuàng)新優(yōu)化，企業(yè)對于自身財務(wù)管理工作的實(shí)際要求變得越來越高。而財務(wù)共享中心這一模式對加強(qiáng)集團(tuán)有效管控的作用必然導(dǎo)致財務(wù)共享中心的普及，而財務(wù)共享中心質(zhì)量控制體系在推動企業(yè)完善各部門內(nèi)部控制措施建立業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范員工業(yè)務(wù)操作，提高員工財務(wù)會計安全與質(zhì)量意識，保障共享中心業(yè)務(wù)處理整體質(zhì)量，控制業(yè)務(wù)風(fēng)險方面有非常重要的作用，財務(wù)共享中心質(zhì)量控制體系的建設(shè)非常有必要性和重要性。

參考文獻(xiàn)

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