淺談有效崗位說明書的編寫

劉紅霞 金軼群

中圖分類號：F243 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）3-145-02

摘 要 崗位說明書是人力資源部最基礎(chǔ)的工作，然而大多數(shù)企業(yè)的崗位說明書并未起到任何作用，而是從制定之日起就成為束之高閣的“歷史文獻”，幾乎無人翻閱，究其原因多數(shù)是崗位說明書與實際工作脫離，是一份無效的崗位說明書。為了更好的發(fā)揮崗位說明書的價值，本文結(jié)合工作經(jīng)歷，提出幾點建議，以期待促進崗位說明書編寫工作的完善。

關(guān)鍵詞 崗位說明書 有效 工作標(biāo)準(zhǔn) 工作指南

一、崗位說明書現(xiàn)狀分析

崗位說明書作為人力資源最基礎(chǔ)的工作，如今已經(jīng)廣泛流傳于各個企業(yè)，然而各個企業(yè)所編寫的崗位說明書經(jīng)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)卻是“千姿百態(tài)”，“五花八門”。大多企業(yè)的崗位說明書僅僅是工作職責(zé)的簡單羅列：“負責(zé)……工作；”少數(shù)企業(yè)崗位說明書相對完善，明確了崗位的基本信息，上下級關(guān)系，以及該崗位的勝任要求。但是崗位說明書在實際編寫及使用過程中仍然存在很多問題，主要歸納為以下幾個方面。

（一）崗位說明書制定后一成不變，成為束之高閣的“歷史文獻”

在大多數(shù)企業(yè)中，崗位說明書編寫工作成為一項例行的公事。然而這樣編寫的崗位說明書實用性卻不強，從成為之日起，就被束之高閣。究其原因，首先，大多數(shù)企業(yè)在編寫崗位說明書時，與實際工作脫離。崗位說明書編寫工作未得到各個部門、各個崗位實際操作人員的支持，實際崗位人員參與度不高。各部門主管僅僅是為了應(yīng)付人力資源部的一項作業(yè)。其次，在有些企業(yè)中，崗位說明書編寫由人力資源部“代行其事”，完全喪失去了編寫崗位說明書的本意。再次，在很多企業(yè)，特別是一些老國有企業(yè)，往往根據(jù)現(xiàn)有人員的情況來編寫崗位說明書，在此過程中會過多摻雜現(xiàn)有任職者的身影，中從而使得使崗位說明書偏離了它本身的特點，缺乏客觀公正性。最后，崗位說明書編寫完成后，成為一勞永逸的工作，且編寫時即按照現(xiàn)有人員情況編寫，在職責(zé)發(fā)生變化時，在人員發(fā)生變動時，在企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)重點發(fā)生調(diào)整時，都不曾變化。以上種種原因，使得崗位說明書成為 “歷史文獻”，不能發(fā)揮應(yīng)有的效用。

（二）崗位最本質(zhì)的用途被忽視

崗位說明書作為人力資源管理的基礎(chǔ)文獻資料，是員工工作的操作指南，是公司管理的工具，同時為工作分析、員工招聘、績效管理、組織架構(gòu)調(diào)整、培訓(xùn)與發(fā)展等提供基礎(chǔ)信息，在人力資源管理中起非常重要的作用。崗位說明書主要用于崗位價值評估確定員工薪酬，關(guān)鍵績效指標(biāo)提取，員工培訓(xùn)需求提取，招聘候選人資格審核，任職資格素質(zhì)評估等。

然而，崗位說明書最本質(zhì)的作用卻往往容易被忽視。崗位說明書其實就是一個崗位的“操作說明書”。員工在拿到崗位說明書時，能夠根據(jù)崗位說明書的描述順利完成崗位相關(guān)工作，這才是有效的崗位說明書，這次是崗位說明書最本質(zhì)的用途。

二、有效崗位說明書的編寫與維護

（一）明確一份完整、有效崗位說明書的組成

一份完整的崗位說明書含崗位基本信息，崗位存在價值和目的，崗位職責(zé)，崗位勝任素質(zhì)要求，工資條件，職業(yè)行為禁區(qū)，關(guān)鍵績效指標(biāo)等內(nèi)容。

（二）明確編寫原則及編寫流程

崗位說明書必須是由實際最了解崗位工作的人來編寫，而不是部門主管的事或是人力資源部的事，因此在實際操作過程中必須堅持“最了解的人編寫”的原則。同一個崗位如果有多人從事，可以根據(jù)每個人的績效情況、該崗位從業(yè)經(jīng)歷等篩選出該崗位的標(biāo)桿員工（即最了解工作的人）負責(zé)編寫，其他員工負責(zé)補充。在編寫完成后有直接上級修改，所在部門負責(zé)人審閱修訂，最終由人力資源部或?qū)I(yè)機構(gòu)審核。在過程中有人力資源部或?qū)I(yè)機構(gòu)提供專業(yè)培訓(xùn)或技術(shù)指導(dǎo)以及規(guī)范、統(tǒng)一的表格。

（三）編寫內(nèi)容

首先，梳理部門職責(zé)工作，明確部門崗位設(shè)置，完成各崗位職責(zé)分解。在部門職責(zé)分解的基礎(chǔ)上，明確各個崗位職責(zé)，具體“做什么”。依據(jù)“最了解的人編寫”的原則，梳理出崗位標(biāo)桿員工，有由標(biāo)桿員工完成崗位職責(zé)、工作模塊梳理提煉。標(biāo)桿員工需要先行梳理崗位工作流水賬，詳細記錄自己每天的工作任務(wù)、事項，然后將流水賬記錄的崗位工作內(nèi)容進行整理、分類，把同一類的具體工作事項進行歸納，提煉出崗位職責(zé)或職能模塊。

其次，明確崗位工作標(biāo)準(zhǔn)即“怎么做”、“做到什么程度”。崗位說明書是員工的操作指導(dǎo)書，因此崗位說明書必須非常明確各項工作職責(zé)應(yīng)該怎么做、做到什么程度。員工在梳理是可以參考表1規(guī)范模塊進行梳理。

在表1的基礎(chǔ)上歸納概括出崗位說明書崗位職責(zé)要求見表4。

對于相對復(fù)雜的工作，可以進一步梳理工作操作指南?？砂凑毡?模板進行梳理。

最后，梳理完成崗位基本信息，崗位目的，崗位協(xié)作關(guān)系，崗位勝任素質(zhì)要求，崗位關(guān)鍵績效指標(biāo)，崗位職業(yè)行為禁區(qū)以及崗位工作條件等，一份完整的崗位說明書即編寫完成。

（四）崗位說明書維護

崗位說明書不是一成不變的文本，而是根據(jù)公司發(fā)展、戰(zhàn)略調(diào)整以及部門職責(zé)變化等隨時調(diào)整。因此要想保持崗位說明書的持續(xù)有效性，必須建立崗位說明書相關(guān)制度；同時保證每份崗位說明書都應(yīng)充分與現(xiàn)任職人討論，每份崗位說明書都應(yīng)經(jīng)過部門負責(zé)人的審核。另外人力資源部作為崗位說明書日常管理部門，每年至少審核一次，當(dāng)出現(xiàn)崗位調(diào)整、崗位職責(zé)變化、公司戰(zhàn)略調(diào)整、部門職責(zé)變化，編制變化等情況出現(xiàn)及時調(diào)整：

三、結(jié)語

崗位說明書作為人力資源部基礎(chǔ)文件，如何完善崗位說明書，如何保持崗位說明書的有效性是人力資源部重要工作。只要將這項工作持之以恒，才能保證崗位說明書發(fā)揮應(yīng)有的價值。

參考文獻：

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