物聯(lián)網(wǎng)在智能辦公中的應用研究

田娑潤 吳楠 阮志立

摘 要：本次研究主要是對物聯(lián)網(wǎng)在智能辦公中的應用情況進行研究，通過研究物聯(lián)網(wǎng)在智能辦公中檔案管理、安全監(jiān)控、客戶接待、會議室使用方面的應用情況，提出在智能辦公中應用物聯(lián)網(wǎng)的意義和優(yōu)點，進而體現(xiàn)出物聯(lián)網(wǎng)的應用價值。

關鍵詞：物聯(lián)網(wǎng);智能辦公;應用

前言：目前，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)逐漸步入到人類生活的各個方面，如智能化家居、智能化辦公、智能化建筑管理等，給人們的生活方式帶來更加智能的改變。物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)技術的延伸，將物聯(lián)網(wǎng)技術應用于人的生活及工作中，可增加生活和工作的智能性。如何將物聯(lián)網(wǎng)技術應用于智能辦公中，并提升智能辦公的效率，是物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的一大目標。

一、物聯(lián)網(wǎng)技術

物聯(lián)網(wǎng)技術是在互聯(lián)網(wǎng)基礎上，使用電子信息、無線數(shù)據(jù)通信等技術將各種事物聯(lián)系在一起的一種信息技術。該技術理念于1999年首次被提出的，其根本是互聯(lián)網(wǎng)應用的擴展。智能化辦公系統(tǒng)是指利用先進的技術和設備，提高辦公效率和質(zhì)量，改變員工的辦公條件，降低員工工作壓力的一種科學化辦公系統(tǒng)。智能化辦公系統(tǒng)包含了通信技術、自動化技術及計算機技術等先進的科學技術，在制作過程中還要結(jié)合社會學、行為學等學科理論。利用計算機技術進行智能化辦公可降低因個人失誤所導致的信息誤差，為公司管理者提供更加真實有效的信息，以增加管理者對企業(yè)未來發(fā)展趨勢的掌控。

二、物聯(lián)網(wǎng)在智能辦公中的應用

（一）對公司中的檔案進行管理

檔案是一個公司發(fā)展過程的記錄和根基，包含著這個公司方方面面的相關記錄。通過物聯(lián)網(wǎng)技術建立合理的檔案管理系統(tǒng)，并對公司的檔案進行智能化管理，此管理可分為三個方面：（1）簡化檔案歸納步驟。一個公司中的檔案類別較多，不同檔案的存儲和管理方法不同，在歸納過程中步驟較為繁瑣。進行物聯(lián)網(wǎng)管理后，將檔案的名稱輸入到檔案管理系統(tǒng)并可直接將檔案所屬的儲存類別、儲存位置等快速的表現(xiàn)出來，可簡化檔案的歸納過程。（2）增加檔案管理安全。在對檔案進行管理的過程中，安全性是第一要務。利用物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)對檔案室進行監(jiān)控管理，當有員工借閱檔案的時候，對其進行面部識別，確認好借閱人員的信息并核實其借閱要求符合條件之后，為其發(fā)放檔案。這樣，可以增加檔案在存儲過程中的安全性。（3）簡化借閱步驟。在公司人員借閱檔案時，可通過檔案管理系統(tǒng)直接找到相關檔案，以便于快速找到相關檔案。但是，物聯(lián)網(wǎng)技術因依托于互聯(lián)網(wǎng)絡，所以會受到網(wǎng)絡安全情況的影響，想要提高物聯(lián)網(wǎng)的安全性，以保證公司中材料、信息等檔案的安全性，還要增加相關方面的研究。

（二）對辦公區(qū)域進行安全管控

在一個企業(yè)中，安全管控的地位遠高于其他管控的地位。安全管控中既包括對企業(yè)工作人員的安全管控也包括對企業(yè)信息的安全管控。在停車場、走廊、倉庫等辦公區(qū)域中安裝攝像頭，并在辦公區(qū)域入口處設置警衛(wèi)及門禁是保障企業(yè)中人員和財產(chǎn)安全的重要手段。在大數(shù)據(jù)的浪潮下，智能安防的管控系統(tǒng)得到了很大的應用。在物聯(lián)網(wǎng)技術的支持下，通過大數(shù)據(jù)對進入辦公區(qū)域的車輛牌照進行掃描識別、視頻監(jiān)控，并對進入辦公區(qū)域人員的影像、聲音進行記錄識別，然后通過面部識別進行門禁安檢和打卡，每一個過程都聯(lián)有警報系統(tǒng)。將上述過程通過物聯(lián)網(wǎng)技術進行連接后，在大數(shù)據(jù)的支持下，可以使進入辦公區(qū)域的車輛和人能夠在第一時間內(nèi)被確認身份信息。如此，可降低外來人員及非法人員隨意進入企業(yè)辦公區(qū)域內(nèi)的幾率，對企業(yè)員工及財產(chǎn)的安全起到保護的作用。但是，由于大數(shù)據(jù)在信息的收集和錄入方面也會存在疏漏，所以在對公司進行安全管理的時候，還是要認真仔細，不可全部依靠物聯(lián)網(wǎng)，相關安檢人員也不可松懈自己的工作職責。

（三）對客戶進行接待

利用物聯(lián)網(wǎng)技術對客戶進行接待，可提高接待客戶的效率，并降低人力資源的消耗。當公司接到客戶訪問申請后，通過物聯(lián)網(wǎng)可對公司人員的時間安排進行計算，快速找到接待客戶的最佳時間及在這一時間內(nèi)可用于接待顧客的地點。然后，通過物聯(lián)網(wǎng)設計，可將對客戶的歡迎標語進行設計，并在客戶到達公司前在公司門前的電子屏幕上進行投放。在客戶到達后，可通過對客戶信息的了解在物聯(lián)網(wǎng)中為其設置進入公司的臨時權(quán)限，以保證客戶可以順利進入公司。由此，公司在利用物聯(lián)網(wǎng)對客戶進行接待的時候，可科學的安排接待時間和地點，以防止公司接待人員在接待顧客時仍有其他工作或接待地點被占用的情況發(fā)生，同時還可減少公司進行接待準備工作的時間，并可通過物聯(lián)網(wǎng)對客戶的到達進行監(jiān)控，進而降低工作人員的工作負擔，提高其工作效率。物聯(lián)網(wǎng)會根據(jù)設定進行相關的工作，但在面對突發(fā)情況的時候，如突然有人來訪時，其應對能力仍然不足，需加緊相關研究。

（四）對下班后公司進行控制

一個公司中在正常運作時所需要運行的電器設備較多，員工在下班后很難保證所有的電器設備全部被關閉，此時變需要公司派出專人進行檢查和處理。而且，在有員工加班的情況出現(xiàn)時，還會增加檢查電器安全人員的工作負擔。當物聯(lián)網(wǎng)被應用于公司后，公司可通過在物聯(lián)網(wǎng)中的設計，將公司中的電器設備或電源進行關閉。對于有加班需求的人，可以在物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中進行申請，然后系統(tǒng)在進行相關的處理后，對加班人員所用電器設備進行用電的保留。然后，在加班人員申請加班結(jié)束后，物聯(lián)網(wǎng)再繼續(xù)進行相應電器、電源的關閉，以防止電器設備在無人環(huán)境下長期運作發(fā)生事故。與此同時，物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)還可以對下班后的公司進行監(jiān)控，若公司在員工下班后出現(xiàn)可疑人員或火災等事故，可立即發(fā)出警報，并為公司管理人員提供消息的傳遞，以減少公司的損失。但是，物聯(lián)網(wǎng)對電器等的控制需要通過網(wǎng)絡，目前許多企業(yè)在電器等設施的配備中并沒有完全安裝可用于網(wǎng)絡控制的設備，此類設備的更換費用也相對較高，所以在進行相關控制的時候仍具有局限性。

（五）對會議室進行控制

開會是一個公司傳遞思想、信息、計劃及安排的常用方法，是公司在發(fā)展過程中不可缺少的環(huán)節(jié)，會議室是一個公司開展會議的重要地點。但是，一個公司的部門較多，而會議室的資源及設備有限，在安排不充分的情況下，經(jīng)常會出現(xiàn)占用的情況發(fā)生。利用物聯(lián)網(wǎng)，對公司會議室的使用情況進行分析、安排可降低會議室使用不合理情況的發(fā)生。利用物聯(lián)網(wǎng)對公司的會議室進行管理，在一個部門要進行會議室的使用時，想在物聯(lián)網(wǎng)上進行申請，如果在其設定使用的時間段內(nèi)已經(jīng)有人使用，為申請人做出提醒，并提出使用時間的建議。當申請人的使用申請通過后，利用物聯(lián)網(wǎng)對需要參會的人發(fā)出邀請信息，并在規(guī)定的使用時間內(nèi)，參會人員通過面部掃描識別進入會議室，這樣可以檢測到一定時間內(nèi)沒有進入到會議室的人員，并為會議室使用申請者做出提醒。

總結(jié)

將物聯(lián)網(wǎng)應用于智能辦公中，可以提高企業(yè)中工作人員的工作效率、改善企業(yè)的管理方式，提高企業(yè)的資源利用率及智能辦公的智能性。通過本次研究可知，物聯(lián)網(wǎng)在智能辦公中有著良好的應用優(yōu)勢。由此，我們可以推測到物聯(lián)網(wǎng)在其他方面的應用中也可起到相應的促進作用，尤其可以促進智能化研究及工作的進行。

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作者簡介：

田娑潤（2000-），男，貴州省貴陽市，土家族，在讀本科生研究方向：測控技術與儀器。