信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新探索

夏娥梅

摘 要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，文書檔案管理工作主張積極的融入創(chuàng)新的思想，主張合理的運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)，以此規(guī)范文書檔案管理工作的全過程。本文重點(diǎn)闡述信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐，結(jié)合著信息化背景對(duì)文書檔案管理工作起到的積極影響做出合理的分析，明確可以采取的創(chuàng)新思路，運(yùn)用科學(xué)的手段落實(shí)相關(guān)的工作。

關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案管理;創(chuàng)新思路

文書檔案屬于各個(gè)單位以及地區(qū)記錄活動(dòng)發(fā)展的重要參考依據(jù)，其具體的完整性和準(zhǔn)確度能夠產(chǎn)生重要的影響，直接關(guān)系到相關(guān)工作的進(jìn)展。各個(gè)單位和部門應(yīng)該重視文書檔案管理工作的落實(shí)[1]。在信息化背景下，傳統(tǒng)的管理模式和方案顯然無法適應(yīng)新時(shí)代的需要，必須要積極的結(jié)合信息化的背景做出積極的改變，保證相應(yīng)的工作水平和質(zhì)量穩(wěn)步的提升。

1 現(xiàn)階段文書檔案管理工作的實(shí)際情況

目前來看，文書檔案管理工作受到的重視程度不足，主要的原因是此項(xiàng)工作并不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，以至于很多的單位對(duì)其并不關(guān)注，未能建立起較為細(xì)致的管理對(duì)策，使得檔案管理工作在具體開展缺乏基本的配合度，管理沒有真正的踐行系統(tǒng)性和真實(shí)性等基本的要求。加之相應(yīng)的管理制度不夠健全，使得檔案管理工作的成效并不明顯，很多的企業(yè)在管理工作中缺乏合理的制度支撐，檔案管理的水平無法適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際需要。檔案管理人員自身的素質(zhì)也是影響到相關(guān)工作順利開展的根本原因，其在管理知識(shí)的掌握和思維的更新上，未能積極的采取相關(guān)的行動(dòng)，面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，無法對(duì)其有效的綜合和歸類，導(dǎo)致相應(yīng)的工作成效不明顯。檔案管理的信息化程度較低，未能和時(shí)代變遷相互聯(lián)系，使得當(dāng)前相關(guān)工作中缺乏基本的信息化元素[2]。

2 信息化技術(shù)運(yùn)用至文書檔案管理中的優(yōu)勢(shì)之處

2.1 提升查閱及使用率

通過在文書檔案管理中適當(dāng)?shù)娜谌胄畔⒒募夹g(shù)，可以讓文書檔案在網(wǎng)絡(luò)上顯示出來，借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以完成在線瀏覽，這樣能夠在一定程度上穩(wěn)步的提升文書檔案的查閱率和使用率。想要瀏覽相關(guān)信息的人，可以借助于信息化的手段在線了解具體的信息，通過適當(dāng)?shù)妮斎腙P(guān)鍵詞，能夠?qū)ふ业胶线m的信息內(nèi)容，將一些繁瑣的環(huán)節(jié)加以省略，穩(wěn)步的提升資源的瀏覽量。單位部門的工作人員在查閱檔案信息的時(shí)候，若是采取傳統(tǒng)的手段，將會(huì)使得大量的時(shí)間被消耗，借助于信息化的手段，能夠讓檔案管理的成效更加明顯，借助于網(wǎng)絡(luò)查詢，可適當(dāng)?shù)臏p少時(shí)間。

2.2 提升管理的效率

文書檔案管理工作意義重大，對(duì)于相關(guān)部門的發(fā)展能夠產(chǎn)生直接的影響，因此需要重視科學(xué)管理舉措，保證更好的提升管理的成效。因文書檔案管理工作在實(shí)際開展的過程中，需要將一些重要的資料加以整合，其中涉及到多個(gè)方面，比如人事和財(cái)務(wù)等等。在整合相關(guān)資料的時(shí)候，若是采取傳統(tǒng)的手段，將無法保證相關(guān)的工作成效，甚至延誤正常的工作時(shí)間，直接影響到工作的效率和質(zhì)量。通過應(yīng)用信息化的技術(shù)，能夠讓音頻、視頻等資料統(tǒng)一整合，便于查詢和分析，即便是較為復(fù)雜的信息，也可以通過提取，及時(shí)的獲取，保證了工作的效率，省去了較多的流程，在一定程度上緩解了工作人員的壓力。

3 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

3.1 積極的強(qiáng)化對(duì)先進(jìn)理念的認(rèn)識(shí)

文書檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)離不開相關(guān)理念的支持，因此應(yīng)該重視先進(jìn)的信息化管理理念的指導(dǎo)作用，合理的運(yùn)用信息化的手段，保證其更好的為管理工作提供有效的服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該積極地提升對(duì)文書檔案管理的關(guān)注度，保證信息化的文書檔案管理理念可以深入到每一位工作人員的腦海中，適當(dāng)?shù)娜谌雱?chuàng)新的意識(shí)，逐步的優(yōu)化相應(yīng)的檔案管理模式，樹立起新的管理意識(shí)，制定出科學(xué)的方針，將信息化的管理落實(shí)到位。文書檔案管理部門應(yīng)該有計(jì)劃的開展管理工作，重視基礎(chǔ)設(shè)施的完善，保證現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備可以合理的運(yùn)用起來，由此強(qiáng)化人機(jī)交互的力度，簡(jiǎn)化管理的繁瑣流程，借助于信息化的軟件，使得文書檔案的收集和整理等提升基本的效率[3]。

3.2 積極構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)

結(jié)合當(dāng)前國家的文書檔案管理工作情況加以分析，信息化水平還具有較大的進(jìn)步空間。在具體的實(shí)踐中，除了需要提升對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)之外，還應(yīng)該重視對(duì)相關(guān)理念的理解，將其合理的運(yùn)用至實(shí)踐中至關(guān)重要?，F(xiàn)階段，國家多數(shù)文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了目錄級(jí)管理目標(biāo)，但是更為高效的全文檢索尚未實(shí)現(xiàn)，這在一定程度上直接的影響到相關(guān)管理工作的效率。因?yàn)槲臅鴻n案管理信息化還是處于不斷發(fā)展的整體進(jìn)程中，安全性防護(hù)還不到位，所以反映出一些風(fēng)險(xiǎn)問題，為了讓文書檔案管理可以適應(yīng)信息化時(shí)代的需求，應(yīng)該積極的構(gòu)建起相應(yīng)的系統(tǒng)，保證文書檔案更加的完整。

3.3 實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的自動(dòng)化

在信息化背景之下，信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得檔案管理的信息化進(jìn)程明顯加快，為了讓信息技術(shù)更好的彰顯出應(yīng)用的價(jià)值，在構(gòu)建系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該關(guān)注信息化管理的穩(wěn)步推行，保證文書檔案管理自動(dòng)化的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。文書檔案管理的信息錄入還應(yīng)該運(yùn)用相對(duì)于統(tǒng)一的專業(yè)用語和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，方便對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)更為規(guī)范的管理。各個(gè)單位應(yīng)該建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，逐步的規(guī)范數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入或者是轉(zhuǎn)出，這樣能夠讓文書檔案在軟件系統(tǒng)的運(yùn)用中實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的收集和整理。為確保檔案信息更加的安全，應(yīng)該逐步的優(yōu)化檔案管理的體系，重視監(jiān)管舉措的完善，保證相關(guān)的信息更加的安全，促使文書檔案管理的成效更加的明顯。

3.4 提升工作人員的基本素質(zhì)

在信息化背景之下，文書檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用呈現(xiàn)出相對(duì)于普遍的形勢(shì)，這是新時(shí)代提出的必然要求，主張對(duì)相關(guān)的技術(shù)合理的運(yùn)用，以此提升文書檔案管理的工作效率。文書檔案管理人員的專業(yè)水平面臨著更為嚴(yán)格的要求，需要在具體的工作實(shí)踐中，積極的強(qiáng)化相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)，保證其更好的為相關(guān)的工作提供針對(duì)性的服務(wù)[4]。檔案管理人員應(yīng)該不斷地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，掌握多種多樣的技術(shù)，可以在具體的工作實(shí)踐中，對(duì)檔案的關(guān)鍵信息及時(shí)的抽取，保證檔案信息被合理的運(yùn)用。各個(gè)單位針對(duì)于實(shí)際的需要，應(yīng)該進(jìn)一步提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，保證妥善的解決檔案信息化管理中存在的主要問題，讓文書檔案管理工作的基本水平得到有效的提升。

4 結(jié)語

在社會(huì)穩(wěn)步發(fā)展的今天，檔案資料的基本要求呈現(xiàn)出穩(wěn)步提升的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理模式現(xiàn)已難以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。在信息化的大背景之下，文書檔案管理工作還需要合理的運(yùn)用相關(guān)技術(shù)，保證文書檔案管理工作的信息化水平穩(wěn)步的提升，檔案管理資料的開發(fā)和利用得以促進(jìn)，文書檔案管理的質(zhì)量和效率上升至新的高度，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基本目標(biāo)。通過本文的概述，為廣大的工作人員提供科學(xué)的參考意見，對(duì)相關(guān)工作的開展提供對(duì)應(yīng)的借鑒方案。

參考文獻(xiàn)

[1]劉兆麗.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探索[J].科技風(fēng)，2019（13）：221.

[2]張慧慈.信息時(shí)代辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：98+103.

[3]崔揚(yáng).淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——決策理論與方法研究學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2016：2.

[4]李巍巍.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2016：1.