淺析鐵路企業(yè)臺賬管理

毛勇

【摘要】為適應(yīng)鐵路進(jìn)入“高鐵時代”的需要，強(qiáng)化企業(yè)的基礎(chǔ)管理建設(shè)，2008年以來，廣州局集團(tuán)公司持續(xù)對臺賬進(jìn)行清理精簡和優(yōu)化規(guī)范，實現(xiàn)了總量逐年減少，管理逐步規(guī)范，但仍存在管理手段單一、管理效果欠佳等問題。本文利用管理理論，結(jié)合集團(tuán)公司臺賬管理的實踐，對深化規(guī)范管理、提升臺賬效能，創(chuàng)新臺賬管理方面進(jìn)行分析思考。

【關(guān)鍵詞】臺賬 管理 創(chuàng)新

1前言

臺賬是企業(yè)為加強(qiáng)某方面的管理，掌握某方面的詳細(xì)信息而設(shè)置的一種使用年限1年及以上、用于記錄管理過程、可供查閱的賬簿；主要是運(yùn)用數(shù)字文字，按照規(guī)定的表格或模式，對企業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營活動所做的最初的直接記錄。

鐵路企業(yè)主要包括綜合管理臺賬、專業(yè)管理臺賬、生產(chǎn)作業(yè)記錄和業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表。綜合管理臺賬是指綜合管理、黨群部門設(shè)立的非生產(chǎn)性管理臺賬，專業(yè)管理臺賬是指運(yùn)輸生產(chǎn)各專業(yè)及其直接相關(guān)的衛(wèi)生、消防專業(yè)設(shè)立的生產(chǎn)性管理臺賬。

鐵路的臺賬管理很重要。是鐵路基層生產(chǎn)和管理重要的基礎(chǔ)性資料，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。為企業(yè)“強(qiáng)基達(dá)標(biāo)、提質(zhì)增效”提供可靠的依據(jù)，再現(xiàn)和還原安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理的現(xiàn)場實際，是工作寫實的具體化和數(shù)據(jù)化，通過不斷地工作經(jīng)驗的總結(jié)和積累，提升企業(yè)現(xiàn)代化管理的水平。

2廣州局集團(tuán)臺賬管理的有效探索

組織權(quán)變理論認(rèn)為，在企業(yè)管理中應(yīng)根據(jù)內(nèi)外部條件隨機(jī)應(yīng)變，沒有一成不變的組織模式和方法，強(qiáng)調(diào)以“以變應(yīng)變，積極適應(yīng)”的經(jīng)營理念，并以管理過程及結(jié)果的有效性來衡量。近年來，廣州局集團(tuán)公司積極實踐，勇于創(chuàng)新，不斷的探索優(yōu)化臺賬管理的途徑和手段，主要經(jīng)歷了三個階段：

2.1 2013年精簡優(yōu)化階段

按照“取消、合并、上移”和“實用、實際、實效”原則，通過精簡設(shè)置數(shù)量、調(diào)整適用范圍、取消重復(fù)填記、改變記錄方式等措施，壓縮各類臺帳，管理臺帳、生產(chǎn)作業(yè)記錄和報表共取消193種，合并113種，上移13種，優(yōu)化內(nèi)設(shè)項目96種，新增69種，臺帳總量由2378種減少為2167種，整體減幅9%，實現(xiàn)了數(shù)量上精簡、內(nèi)容上優(yōu)化、工作量上減負(fù)的目的。重點(diǎn)解決了三個方面的問題：

（1）臺帳填寫工作量大。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，將紙質(zhì)手寫的臺帳調(diào)整為可打印粘貼、電腦保存、錄音保存等電子化記錄方式，實現(xiàn)紙質(zhì)改電子380種，尤其是機(jī)務(wù)系統(tǒng)，有305種臺帳由紙質(zhì)手寫調(diào)整為電子記錄，集團(tuán)電子化記錄的比例從10.4%提高到24%，既為基層減負(fù)，又大大提升了工作效率。

（2）會議和學(xué)習(xí)臺帳記錄困難。存在會議和學(xué)習(xí)次數(shù)較多、記錄需要紙質(zhì)手寫、上級對臺帳記錄的要求不一等問題。集團(tuán)公司優(yōu)化會議、政治學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和崗位練兵次數(shù)，調(diào)整會議和學(xué)習(xí)臺帳記錄方式，明確記錄主要內(nèi)容，規(guī)范記錄具體要求，試用后反響甚好。

（3）重復(fù)記錄。取消重復(fù)填記臺帳43種，車間班組的其中4種會議既要紙質(zhì)手寫又要錄音的重復(fù)填記，只需采用1種記錄方式即可。

2.2 2016年清理規(guī)范階段

經(jīng)過全面清理，集團(tuán)設(shè)置在車間班組的臺賬（鐵總設(shè)置臺賬除外）共取消47種，合并減少11種，上移3種，新增77種，優(yōu)化內(nèi)設(shè)項目62種，紙質(zhì)改電子45種；集團(tuán)臺賬總數(shù)調(diào)整為936種（其中，綜合管理臺賬4種，專業(yè)管理臺賬60種，生產(chǎn)作業(yè)記錄774種，報表98種），較清理前增加16本，整體增幅為1.7%；臺賬電子化比例由24.0%提高到28.9%。主要從三個方面進(jìn)行優(yōu)化。

（1）新增部分臺賬。將工務(wù)系統(tǒng)的探傷、總工室的計量、公安局的安檢等臺賬新納入集團(tuán)歸口管理；為適應(yīng)集團(tuán)增加動車組三級修，車輛系統(tǒng)增加部分生產(chǎn)作業(yè)記錄；機(jī)務(wù)系統(tǒng)為加強(qiáng)探傷和6A分析工作的管理，新增生產(chǎn)作業(yè)記錄；收入部門新增自動售票管理相關(guān)臺賬等。

（2）嚴(yán)格日常管理。第一，臺帳管理制度化。嚴(yán)格臺帳歸口管理制度，規(guī)定臺帳設(shè)置權(quán)限在集團(tuán)公司，站段需要對臺帳進(jìn)行增減修訂時，應(yīng)嚴(yán)格按臺帳增減修訂程序報批，嚴(yán)控臺帳新增關(guān)；實行臺帳定期清理制度，確保車間班組臺帳“實用、實際、實效”。第二，臺帳格式表格化。加強(qiáng)對臺帳格式的優(yōu)化，用“表格類”臺帳代替“文字性”臺帳，實現(xiàn)易填易記。第三，檢查指導(dǎo)常態(tài)化。企法處每半年牽頭組織相關(guān)處室和站段對車間班組臺帳進(jìn)行全面檢查指導(dǎo)1次并通報考核，強(qiáng)化臺帳日常管理指導(dǎo)。

（3）修訂和調(diào)整。將消防、財務(wù)、軍事運(yùn)輸?shù)扰_賬由綜合管理臺賬更改為專業(yè)管理臺賬。防火工作轉(zhuǎn)劃到安監(jiān)室自輪運(yùn)轉(zhuǎn)特種設(shè)備和防火辦管理，相應(yīng)的將消防臺賬設(shè)置部門也由公安局調(diào)整為安監(jiān)室。修訂不適用的內(nèi)設(shè)項目樣版，如運(yùn)輸系統(tǒng)《車間（車站）工作日志》、貨運(yùn)系統(tǒng)《貨檢工作手冊》、供電系統(tǒng)《錨段關(guān)節(jié)檢修記錄》等。

2.3 2018年創(chuàng)新手段和方式階段

減少臺賬65種，整體減幅4.2%；精簡后，集團(tuán)在車間班組共設(shè)置臺賬1501種，其中，綜合管理臺賬4種，專業(yè)管理臺賬114種，生產(chǎn)作業(yè)記錄1190種，報表193種；電子化臺賬434種，電子化比例28.9%。重點(diǎn)分為以下幾點(diǎn)。

（1）創(chuàng)新工作方式。探索管理新方式，開展臺賬管理信息和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，探索智能化管理模式；探索精簡工作方法，改變以往“歸口管理部門主導(dǎo)，專業(yè)部門和站段配合”為“歸口管理部門牽頭組織，專業(yè)部門主導(dǎo)，站段配合”的工作方法，體現(xiàn)了力度大、專業(yè)強(qiáng)、效率高的特點(diǎn)。

（2）突破記錄形式。各部門將擬公布的《臺賬設(shè)置目錄》中“紙質(zhì)手寫或電子存檔或納入信息管理系統(tǒng)”的記錄形式修改為“電子存檔或納入信息管理系統(tǒng)（不具備條件的車間班組允許繼續(xù)紙質(zhì)手寫）”，大力推行電子存檔或納入信息管理系統(tǒng)的記錄形式，減少手工記錄。精簡后，集團(tuán)電子臺賬434種，電子化比例達(dá)28.9%。

（3）減少重復(fù)設(shè)置。推廣運(yùn)用各類信息管理系統(tǒng)，使跨部門重復(fù)設(shè)置或記錄形式重復(fù)的臺賬減少。如利用《計量信息管理系統(tǒng)》，取消了集團(tuán)紙質(zhì)、電子兩種記錄形式并存的管理類計量臺賬，相關(guān)部門設(shè)置的同類臺賬一并取消。

3創(chuàng)新鐵路臺賬管理的思考

管理創(chuàng)新是指將更有效的而尚未被采用的新的管理要素或管理要素新的組合引入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程，從而使企業(yè)管理系統(tǒng)具有更高的管理效能。即把各種要素再“整合”，創(chuàng)造出一種更新、更有效的資源整合模式。這些年，集團(tuán)公司的臺賬管理雖然在數(shù)量上壓縮、普查式清理、格式上規(guī)范、常態(tài)化檢查上下了不少功夫，但是仍然存在著臺賬設(shè)置不規(guī)范、內(nèi)容設(shè)計不科學(xué)、手工記錄比例大、管理手段傳統(tǒng)等問題，需要引入新的先進(jìn)理念和手段，向有質(zhì)量的管理發(fā)展。即向臺賬設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化和內(nèi)容科學(xué)化、記錄方式電子化、管理手段智能化的方向發(fā)展。

3.1在集團(tuán)公司層面應(yīng)該加強(qiáng)臺帳管理方面的研究

不斷調(diào)整與新時代鐵路發(fā)展不相適應(yīng)的臺帳管理方法，在管理機(jī)制上完善管理臺帳的制度、措施和方法，進(jìn)一步適應(yīng)新形勢下集團(tuán)公司運(yùn)輸安全生產(chǎn)管理的需要。

（1）臺賬設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化。按照歸口管理、專業(yè)負(fù)責(zé)、逐級負(fù)責(zé)的原則，建立五級臺賬管理體系。第一級，集團(tuán)公司企業(yè)和法律事物部辦為歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定臺賬管理辦法，統(tǒng)一受理審核各系統(tǒng)生產(chǎn)作業(yè)記錄及綜合臺賬設(shè)置申請，公布有效臺賬名目。第二級，集團(tuán)公司專業(yè)及綜合管理部門，負(fù)責(zé)建立部門臺賬管理制度，組織本系統(tǒng)本專業(yè)臺賬管理工作。第三級，集團(tuán)運(yùn)輸站段和輔助單位，負(fù)責(zé)組織本單位各車間班組落實執(zhí)行管理制度；第四級，全集團(tuán)各運(yùn)輸站段和輔助單位的車間，負(fù)責(zé)建立車間及所隸屬班組臺賬設(shè)置目錄，明確臺賬歸口、記錄及責(zé)任管理崗位，存放地點(diǎn)。第五級，全集團(tuán)運(yùn)輸站段和輔助單位的班組，負(fù)責(zé)臺賬的記錄和日常管理。

（2）臺賬內(nèi)容科學(xué)化。第一，身份檔案管理。建立有效臺賬檔案，詳細(xì)記錄相關(guān)背景資料和基本要求，還設(shè)置專欄闡述臺賬設(shè)置目、利用本臺賬服務(wù)現(xiàn)場作業(yè)可行性分析及使用方法、通過本臺賬追溯檢查發(fā)現(xiàn)問題及風(fēng)險預(yù)判的方法和技巧、評價現(xiàn)場使用本臺賬的質(zhì)量辦法，明確主體責(zé)任，對設(shè)置主體終身問責(zé)。第二，新設(shè)試用周期。針對生產(chǎn)組織和生產(chǎn)工藝變化需調(diào)整優(yōu)化臺賬設(shè)置的情況，劃定1年以內(nèi)的試用周期，允許在車間班組試用，并對試用結(jié)果進(jìn)行動態(tài)分析，最終確定采納與否，或調(diào)整，或是納入信息管理系統(tǒng)。第三，統(tǒng)一記錄標(biāo)準(zhǔn)。建立統(tǒng)一規(guī)范的填寫標(biāo)準(zhǔn)，對臺賬設(shè)計目的、功能及作用進(jìn)行說明，統(tǒng)一臺賬的填寫、內(nèi)容規(guī)格、上報時間，明確考核規(guī)定等。

（3）記錄方式電子化。臺賬管理實現(xiàn)“提質(zhì)增效”，必須克服現(xiàn)場填記臺賬費(fèi)時費(fèi)力的頑癥。隨著鐵路信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，大量的甚至是全部生產(chǎn)作業(yè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的生產(chǎn)過程信息都已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理，逐步實現(xiàn)生產(chǎn)記錄臺賬電子化管理已經(jīng)具備了軟硬件條件。因此，明確已實現(xiàn)信息化管理的作業(yè)環(huán)節(jié)必須取消紙質(zhì)人工臺賬的工作目標(biāo)，分系統(tǒng)全面梳理生產(chǎn)作業(yè)記錄臺賬，擬定分階段量化進(jìn)度計劃和責(zé)任部門，加大資金和研發(fā)力量的投入，升級現(xiàn)有生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，建立各專業(yè)系統(tǒng)生產(chǎn)臺賬集中平臺，進(jìn)行各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享，逐步實現(xiàn)集團(tuán)公司生產(chǎn)作業(yè)臺賬全覆蓋電子化管理。利用大數(shù)據(jù)先進(jìn)技術(shù)將大量寶貴的第一手生產(chǎn)記錄資料和數(shù)據(jù)處理加工成為生產(chǎn)、控制、管理、經(jīng)營的決策依據(jù)。

（4）管理手段智能化。電務(wù)系統(tǒng)實施了維修智能管理后，克服了傳統(tǒng)管理的不足，實現(xiàn)了管理的自動化和智能化，極大地提升了臺賬管理的效能。

公司實現(xiàn)臺帳的智能化管理有兩種途徑。一是在當(dāng)前集團(tuán)公司管理信息系統(tǒng)界面內(nèi)增加臺帳管理類別，同時加大對車間班組辦公網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，投入經(jīng)費(fèi)改善車間班組的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，達(dá)到智能化設(shè)施配備全覆蓋，讓更多的班組方便快捷地輸入臺帳信息，集團(tuán)公司也可以隨時檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。二是可以通過集團(tuán)公司信息技術(shù)所開發(fā)班組臺賬管理信息系統(tǒng)，根據(jù)集團(tuán)公司對安全生產(chǎn)的要求，統(tǒng)一設(shè)置目錄。據(jù)集團(tuán)公司信息技術(shù)所介紹，集團(tuán)公司信息技術(shù)所正在開展《廣州局集團(tuán)公司車間班組管理信息系統(tǒng)》開發(fā)論證，班組建設(shè)管理信息系統(tǒng)涵蓋系統(tǒng)管理、班組設(shè)置管理、班組人員管理、班組長隊伍管理、班組達(dá)標(biāo)管理、班組文電管理、班組臺賬管理、班建工作評價等8個功能模塊，集數(shù)據(jù)收集、信息上報、網(wǎng)上指導(dǎo)、工作查詢、統(tǒng)計管理、成果展示等多功能為一體，達(dá)到班建工作橫向交流、縱向互動的目的和效果。但這樣做的缺點(diǎn)是周期長，成本高，優(yōu)點(diǎn)是可以標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、專業(yè)化地對各系統(tǒng)臺帳進(jìn)行科學(xué)有效管理。

3.2在站段層面要探索臺帳管理人員專業(yè)化的路子

鐵路各個系統(tǒng)的車間班組是鐵路企業(yè)的基礎(chǔ)單位，鐵路總公司、集團(tuán)公司的各種安全生產(chǎn)的管理思路、制度、決策都要通過它去落實，落實的效率、效果體現(xiàn)在車間班組的臺帳上，專業(yè)性較強(qiáng)，讓專業(yè)人做專業(yè)的事，培養(yǎng)一批既熟悉本系統(tǒng)工作標(biāo)準(zhǔn)，又熟悉臺帳智能化管理的專業(yè)技術(shù)人員上崗顯得十分必要。以集團(tuán)公司基建為例，廣州局集團(tuán)公司一直是全國鐵路大規(guī)模建設(shè)的主戰(zhàn)場之一，2008年以來，集團(tuán)年均建設(shè)投資達(dá)到500多億元，平均每年開工、在建和開通基建大中型項目保持在20個以上。根據(jù)路網(wǎng)規(guī)劃和建設(shè)項目的安排，集團(tuán)公司當(dāng)前和后續(xù)的建設(shè)任務(wù)依然十分繁重，2015年計劃開通項目6個、開工項目4個，預(yù)計“十三五”期間還有40多個新開工項目，隨著越來越多新的開工項目的實施，各個系統(tǒng)臺帳管理任務(wù)越來越重。同時以目前集團(tuán)公司一線班組為例，一個班組平均只有6人左右，需要完成各種臺帳多達(dá)幾十種，臺帳填寫任務(wù)繁重，填寫質(zhì)量不能保證，漏填、補(bǔ)填現(xiàn)象屢禁不止。集團(tuán)公司各個站段應(yīng)該不斷探索臺帳管理人員專業(yè)化的路子，創(chuàng)新管理臺帳的方法，才是解決當(dāng)前車間、班組臺帳管理實際困難的最佳途徑。

（1）車間主任、班組長要高度重視臺帳的科學(xué)化、規(guī)范化管理。車間、班組的臺賬管理是規(guī)劃、建設(shè)、安全生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)，是集團(tuán)公司實現(xiàn)精細(xì)化管理和標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的根本，也是集團(tuán)公司實現(xiàn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的必由之路。然而，一些車間主任、班組長將臺帳的科學(xué)化、專業(yè)化、制度化管理當(dāng)成一種負(fù)擔(dān)，不重視也不認(rèn)可當(dāng)前的臺賬管理辦法，把“臺賬”等同于“落后和陳舊”或者“負(fù)擔(dān)”，這些看法會擴(kuò)散到職工，影響臺帳的填寫質(zhì)量。這里面有集團(tuán)公司對臺帳設(shè)置、臺帳的管理缺乏問題導(dǎo)向，使得臺帳管理流于形式，缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性、專業(yè)性外，還與車間主任、班組長對臺帳管理缺乏認(rèn)識，不重視臺帳的科學(xué)化、規(guī)范化管理有很大關(guān)系。

（2）基層站段要加強(qiáng)臺帳記錄人員的專業(yè)培訓(xùn)，有效提升車間、班組臺帳填寫人員的能力素質(zhì)，提高臺帳填寫質(zhì)量。集團(tuán)公司站段檔案管理人員大部分是兼職，一些系統(tǒng)如工務(wù)系統(tǒng)員工學(xué)歷不高，對網(wǎng)絡(luò)智能化系統(tǒng)不熟悉或不精通，這在紙質(zhì)填寫階段還可以應(yīng)付，但是在臺帳管理智能化的趨勢下，鐵路總公司和集團(tuán)公司設(shè)置到班組的臺賬種類、格式和填寫要求經(jīng)常調(diào)整，他們難以跟上形勢，會阻礙站段臺帳管理智能化發(fā)展。另外，在嚴(yán)格的績效考核面前，兼職檔案管理員要將主要精力放在安全生產(chǎn)上，必然會影響臺帳的專業(yè)化、科學(xué)化管理。為了適應(yīng)集團(tuán)公司標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、智能化的臺帳管理趨勢，集團(tuán)公司各個站段應(yīng)該定期舉辦臺帳管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，以問題為導(dǎo)向，以提升臺帳管理人員能力素質(zhì)為目標(biāo)，對集團(tuán)公司管內(nèi)6695個班組的臺帳管理人員，12998名正副組長實行全員輪訓(xùn)。

（3）合理選擇館藏地址。站段、車間、班組的臺帳記錄著大量關(guān)于企業(yè)安全生產(chǎn)的信息，承載著集團(tuán)公司各個站段發(fā)展的歷史，有些信息具有保密性，珍貴的歷史資料不容丟失，部分紙質(zhì)的歷史信息原件必須得到妥善保管，合理選擇館藏地址非常重要，一方面要方便職工進(jìn)行臺帳的填寫，特別是部分四五等站及沿線班組，交通很不便利，部分異地偏遠(yuǎn)班組未配備電腦。另一方面要有安全性、保密性。對于部分珍貴的歷史資料獨(dú)本，應(yīng)該由集團(tuán)公司統(tǒng)一保存。在臺帳管理數(shù)字化、智能化后，涉及集團(tuán)公司高新技術(shù)開發(fā)、使用情況的臺帳，其網(wǎng)絡(luò)安全性、保密性的管理尤其突出。同時智能化管理可能會帶來員工個人信息泄漏，如集團(tuán)公司信息技術(shù)所正在論證的《廣州局集團(tuán)公司車間班組管理信息系統(tǒng)》涵蓋職工個人信息包括：姓名、身份證號碼、出生年月、性別、所在車間、所在班組、文化程度、政治面貌、職務(wù)、任職工種、技能等級、取得時間、聘用時間、班組職務(wù)、任職時間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、證書編號、培訓(xùn)時間、參加工作時間、來源等。各個站段應(yīng)該根據(jù)這些具體問題，選擇合理的館藏地址，制定相應(yīng)的管理辦法。

鐵路要走向現(xiàn)代化，必須依靠真實準(zhǔn)確及時的數(shù)據(jù)和臺賬作為管理基礎(chǔ)，因此，集團(tuán)公司層面應(yīng)該堅持臺帳管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和智能化方向，集團(tuán)公司站段層面應(yīng)該加強(qiáng)臺帳管理人員能力素質(zhì)培訓(xùn)，探索建立專業(yè)化臺帳管理隊伍的路子，集團(tuán)公司各個車間、班組要重視臺帳填寫質(zhì)量，及時、準(zhǔn)確記錄各種安全生產(chǎn)信息。為了適應(yīng)新時期鐵路安全生產(chǎn)的要求，集團(tuán)公司建立規(guī)范、系統(tǒng)、高效的臺賬管理勢在必行。