淄博周村城建檔案管理工作

徐寧

近年來，在上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，筆者所在局根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等有關(guān)法律、法規(guī)，切實(shí)加強(qiáng)城鎮(zhèn)建設(shè)檔案的管理，保護(hù)和利用城鎮(zhèn)建設(shè)檔案，為全區(qū)的地下管線、工程檔案和公用事業(yè)等工作進(jìn)行了有效管理和服務(wù)，極大地促進(jìn)了地方城建檔案事業(yè)發(fā)展。

一、高度重視，立足職責(zé)抓好城建檔案管理有關(guān)工作

為保障城建檔案工作得到扎實(shí)開展和有效落實(shí)，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，率先垂范，親自帶頭研究檔案工作，明確城建檔案和地下管線管理部門的職責(zé)和要求，建立和完善各項(xiàng)管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步明確了相關(guān)科室負(fù)責(zé)的具體工作，有力確保了檔案管理不斷檔、不漏空、不脫節(jié)。同時(shí)，對(duì)檔案管理工作中遇到的疑難提前研究解決，確保檔案管理規(guī)范有序推進(jìn)。對(duì)照檔案工作責(zé)任書，制定中長(zhǎng)短期工作計(jì)劃和任務(wù)清單，狠抓工作落實(shí)。對(duì)檔案管理工作中相關(guān)設(shè)施設(shè)備及時(shí)補(bǔ)齊配備，確保了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、精準(zhǔn)化推進(jìn)。

二、規(guī)范操作，保證城建檔案管理各項(xiàng)要求落實(shí)到位

局里嚴(yán)格執(zhí)行省住建廳制定下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)工程檔案歸集管理的通知》（魯建發(fā)[2010]24號(hào)）文件精神，按照《淄博市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法》有關(guān)要求，強(qiáng)化落實(shí)城建檔案“兩書一證”制度，使我區(qū)城建檔案在歸集、管理上取得了較好成果。同時(shí)，根據(jù)建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、省住建廳《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)工程檔案歸集管理的通知》和市住建局有關(guān)文件精神，結(jié)合我區(qū)實(shí)際情況，轉(zhuǎn)發(fā)了市住建局《關(guān)于淄博市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法的通知》、《淄博市建設(shè)工程檔案報(bào)送基本內(nèi)容》、《淄博市建設(shè)工程檔案整理基本要求》，編制印發(fā)了“建設(shè)工程檔案歸集管理程序和驗(yàn)收程序”以及《建設(shè)工程檔案服務(wù)指南》等文件、資料，為“兩書一證”工作扎實(shí)有序地開展提供了可靠的組織保障。

具體工作中，堅(jiān)持把“兩書一證”制度貫穿到建設(shè)工程管理程序中，確保做到“五未五不”，即：一是未簽訂《山東省建設(shè)工程檔案移交合同書（責(zé)任書）》的不予辦理施工許可證;二是未填報(bào)《淄博市建設(shè)工程檔案驗(yàn)收表》的不予辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案登記;三是未收到“工程地下管線竣工測(cè)量報(bào)告”的不接收工程檔案;四是未收到《山東省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》的不予辦理竣工備案;五是未收到《山東省建設(shè)工程檔案合格證》的不予辦理房產(chǎn)手續(xù)。建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收。城建檔案管理機(jī)構(gòu)要本著既保證重要審批文件和技術(shù)資料不缺失又方便行政相對(duì)人的原則，在接到申請(qǐng)后5個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格的出具《山東省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》;驗(yàn)收不合格的必須將整改意見一次性明確告知建設(shè)單位，限期補(bǔ)充完善相關(guān)資料。

三、借助媒介，積極推動(dòng)城建檔案信息化發(fā)展

工作中，堅(jiān)持傳統(tǒng)痕跡資料與電子信息資料相結(jié)合，在落實(shí)好“兩書一證”制度的基礎(chǔ)上，積極推廣使用“城建檔案管理”軟件，嚴(yán)格要求各相關(guān)部門和單位要指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)市管線處下發(fā)《淄博市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局關(guān)于建設(shè)工程聲像檔案拍攝具體內(nèi)容及要求》的淄建發(fā)[2014]79號(hào)附件1文件要求，對(duì)工程施工前原址原貌等，施工過程中地基主體、材料實(shí)驗(yàn)、水電等，竣工驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)等都要進(jìn)行跟蹤拍攝，以此推動(dòng)對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中的文字、圖紙、圖表、照片、磁盤、光盤及錄音、錄像等進(jìn)行全過程記錄。在接收城建檔案時(shí)，我們紙質(zhì)檔案和相應(yīng)的電子檔案同時(shí)審核、驗(yàn)收，保證電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性以及長(zhǎng)期可讀性，為我區(qū)城建檔案信息化建設(shè)作出了應(yīng)有貢獻(xiàn)。

四、加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高城建檔案工作人員業(yè)務(wù)水平

幾年來，通過聯(lián)合辦班、現(xiàn)場(chǎng)辦班、以工代訓(xùn)等多種形式，普及省住建廳制定下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)工程檔案歸集管理的通知》和“兩書一證”制度。聘請(qǐng)市管線處有關(guān)專家來我區(qū)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講解“城建檔案專業(yè)知識(shí)，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、要求，地下管線建設(shè)管理基本程序”以及聲像檔案規(guī)范、要求等;相繼舉辦了“全區(qū)城建檔案管理知識(shí)講座”、“全區(qū)數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)班”和“全區(qū)工程檔案整理培訓(xùn)班”，對(duì)來自不同單位的300名資料員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，有效促進(jìn)了基層城建檔案業(yè)務(wù)技能的交流和學(xué)習(xí)。通過積極開展多種形式的培訓(xùn)指導(dǎo)，使區(qū)基層城建檔案工作水平有了很大提高，在全市城建檔案整理技術(shù)競(jìng)賽活動(dòng)中榮獲一等獎(jiǎng)。

多年來，在各級(jí)部門的大力支持和指導(dǎo)下，在檔案管理方面取得了一些成績(jī)。在今后的工作中，將嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)關(guān)于城建檔案工作的部署和要求，學(xué)習(xí)兄弟單位的經(jīng)驗(yàn)做法，努力推動(dòng)城建檔案管理早日實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化”管理再上新水平。

五、關(guān)于加強(qiáng)城建檔案工作的幾點(diǎn)建議

城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)，做好城建檔案意義重大而深遠(yuǎn)，提六點(diǎn)建議：一是進(jìn)一步規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標(biāo)和要求。建議在參考國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，對(duì)城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙。二是合理設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)功能系統(tǒng)。要對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性、永久性。三是加大城建數(shù)字化檔案館建設(shè)力度。要在城市中建立較為完善的信息化網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)項(xiàng)目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實(shí)現(xiàn)綜合，在城市建設(shè)部門、審批部門和管理部門等實(shí)現(xiàn)資源共享和協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)城市科學(xué)合理化的未來發(fā)展。四是建議加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。城建檔案工作包括收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管利用等六項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)在技術(shù)檔案工作中有著不同的地位與作用，建議領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的統(tǒng)籌指導(dǎo)，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的工作既有分工又有合作，確保環(huán)環(huán)相扣，不出紕漏。同時(shí)，對(duì)檔案工作中存在的不足和問題要帶頭研究，確保檔案管理規(guī)范有序。五是建議加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)。檔案管理專業(yè)化水平要求高，建議多派人員到各地學(xué)習(xí)借鑒好的做法和經(jīng)驗(yàn)，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造檔案戰(zhàn)線的標(biāo)兵模范。六是建議強(qiáng)化工作保障。在人財(cái)物等方面多給予檔案工作者更多的關(guān)心，適時(shí)組織崗位大練兵等活動(dòng)，建立正向激勵(lì)政策，形成鮮明的工作導(dǎo)向，讓有為者有位，營(yíng)造團(tuán)結(jié)干事、奮勇爭(zhēng)先的工作氛圍。

（作者單位：淄博市周村區(qū)公用事業(yè)服務(wù)中心）