新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法研究

魯昕

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）2-091-02

摘 要 如今，隨著綜合醫(yī)療建設(shè)需求的提高，在新醫(yī)改全面實(shí)施的大背景下，國(guó)家和社會(huì)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理水平提出了新的更高的要求。在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理中，檔案管理作為醫(yī)院最核心、最重要的環(huán)節(jié)，受到了廣泛的關(guān)注。同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息管理在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛和多樣化。此外，醫(yī)院管理越來越復(fù)雜，檔案管理的重要性也越來越明顯，這些信息如果得到充分的利用，對(duì)增強(qiáng)醫(yī)院的管理水平顯然作用顯著。為此，本文結(jié)合新醫(yī)改醫(yī)院檔案管理改進(jìn)方法進(jìn)行了深入研究。

關(guān)鍵詞 新醫(yī)改 檔案管理 改進(jìn)方法

一、醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

在上世紀(jì)末，由國(guó)家檔案局牽頭正式啟動(dòng)了電子檔案研究工作，將其列入了正式的科技計(jì)劃，并對(duì)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了統(tǒng)一的規(guī)范。但是與國(guó)際上先進(jìn)的電子檔案管理工作相比，我國(guó)醫(yī)院在電子檔案管理方面相關(guān)的法律法規(guī)以及業(yè)務(wù)規(guī)定等仍不夠完善，相對(duì)比較落后，對(duì)社會(huì)大眾的開放服務(wù)度比較小，難以適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)電子數(shù)據(jù)的需求。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是國(guó)內(nèi)關(guān)于此專業(yè)規(guī)定，對(duì)電子檔案的基本的制度及運(yùn)行提出了基本的準(zhǔn)則，但是很多內(nèi)容的規(guī)定比較簡(jiǎn)單，停留在文字條框上，缺乏具體的可操作性。因此在新醫(yī)改的發(fā)展背景下應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案的制度規(guī)范工作，制定并完善統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理工作有很多的不足和缺陷，具體主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，檔案管理雖然建立起來了，但是由于推廣度比較有限，導(dǎo)致其沒有充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，有效利用率比較低。其次，從現(xiàn)實(shí)狀況來看，很多醫(yī)院在對(duì)于電子檔案運(yùn)用的過程中，沒有積極地加以利用而是被動(dòng)地進(jìn)行服務(wù)，缺乏有激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的市場(chǎng)化。如果只看現(xiàn)在的檔案類型上比較豐富，包含了眾多的科室和分類，但是在實(shí)際的運(yùn)作過程中往往服務(wù)作用極為單一。最后，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層方面在對(duì)檔案的管理方面的重視程度比較低，追求管理的方便省事造成了專業(yè)人員以及信息化資源的巨大浪費(fèi)。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）管理方式相對(duì)落后

醫(yī)院檔案管理工作起步較慢，加上受我國(guó)傳統(tǒng)觀念的影響，大部分管理人員通常無法適應(yīng)新型的醫(yī)院檔案管理方式，而是依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，使醫(yī)院檔案管理工作無法順利開展。比如，部分醫(yī)院沒有采用影像資料等信息化管理的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理，而只是采用圖片、文字等靜態(tài)資料的方式，紙質(zhì)檔案的存放大量占用儲(chǔ)存空間，造成管理人員查找檔案時(shí)十分困難，嚴(yán)重浪費(fèi)人力、物力，影響工作效率。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

醫(yī)院檔案管理部門中，大多數(shù)管理人員普遍身兼數(shù)職，未能明確自身的工作職責(zé)，工作態(tài)度懶散、工作主動(dòng)意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)水平不高，因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，未能及時(shí)、認(rèn)真地收集檔案資料，且由于專業(yè)水平低下等原因，無法結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，采取科學(xué)有效的方法進(jìn)行檔案信息化管理，不利于檔案管理工作的順利實(shí)施，大幅度降低醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

很多人認(rèn)為醫(yī)院檔案管理是記錄已經(jīng)發(fā)生，它記錄和收集了一些患者或一些醫(yī)療設(shè)備購(gòu)買的情況下，他們不認(rèn)為所有這些問題對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有促進(jìn)關(guān)系，醫(yī)院檔案管理在他們看來是多余的，醫(yī)院人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，醫(yī)院檔案被當(dāng)做廢紙一樣扔掉。許多醫(yī)院的檔案管理人員并不是來自他們自己的專業(yè)背景，他們往往同時(shí)受雇于行政、護(hù)理和其他人員。為了維持正常的工作，許多醫(yī)院在檔案管理中雇傭了很多兼職人員。這些兼職人員缺乏專業(yè)技能和素養(yǎng)，對(duì)工作不重視，在工作中不投入更多的時(shí)間和精力，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理進(jìn)度緩慢。此外，許多醫(yī)院檔案管理人員法律意識(shí)不強(qiáng)，難以保證檔案管理有法律可循，最終造成民事糾紛等事件，給整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展帶來負(fù)面影響。

（三）管理制度還不夠完善

今天的醫(yī)院檔案管理與服務(wù)體系仍存在許多不足，缺乏管理的自主性和靈活性，導(dǎo)致工作人員的被動(dòng)和懶散，每天重復(fù)機(jī)械工作，嚴(yán)重使醫(yī)院檔案管理落后甚至脫離社會(huì)。根據(jù)如今醫(yī)院管理的現(xiàn)狀，以及我國(guó)目前的醫(yī)療水平發(fā)展階段，各級(jí)醫(yī)院的人事、財(cái)務(wù)和管理、醫(yī)療和其他部門應(yīng)當(dāng)建立專業(yè)法規(guī)，規(guī)范化相關(guān)工作。部分檔案工作的醫(yī)院沒有相關(guān)的規(guī)章制度來管理，此外，許多醫(yī)院并不評(píng)估包括文件管理、日常管理等工作內(nèi)容，這導(dǎo)致相關(guān)工作人員缺乏工作積極性，整體工作效率低，不利于醫(yī)院檔案管理工作的有效開展。

（四）醫(yī)院檔案管理資金投入不足

醫(yī)院檔案相關(guān)管理人員未能深入了解新型的管理模式，且由于醫(yī)院資金投入不足等原因，檔案管理部門無法置辦信息化管理設(shè)備，只能采用傳統(tǒng)的方式對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，大幅度降低管理質(zhì)量和管理效率。如部分地區(qū)由于經(jīng)濟(jì)條件較為落后、資金投入不足，無法采用新型的計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，而是采用傳統(tǒng)紙質(zhì)等人工信息管理模式來進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案信息化管理力度不足，從而降低檔案信息管理的準(zhǔn)確度。

（五）檔案管理工作得不到重視

在醫(yī)院管理中，檔案管理與臨床一線管理有著本質(zhì)上的區(qū)別，它并不像臨床一線管理那樣給醫(yī)院帶來立竿見影的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。相比之下，檔案管理具有一定的輔助性質(zhì)。因此，醫(yī)院沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理從管理到職能部門到臨床一線的重要性。隨著醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵和外延正在發(fā)生著明顯的變化。目前，醫(yī)院檔案管理還沒有形成一套科學(xué)、完善、規(guī)范的管理模式，導(dǎo)致檔案管理的邊緣化以及落后。

三、醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

（一）將醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化管理模式被廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)工作的管理當(dāng)中，醫(yī)院若想對(duì)檔案進(jìn)行全面、有效的管理，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，深入了解信息化管理的重要性，同時(shí)充分采用先進(jìn)的信息技術(shù)，給檔案管理人員提供相應(yīng)的硬件、軟件、管理系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)備，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理。如：建立完善的電子檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸和共享信息資源，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行多渠道動(dòng)態(tài)化管理，并確保檔案信息的安全，防止泄露。

（二）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院若想對(duì)檔案進(jìn)行全面管理，需要借助計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的幫助，因此對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)要求極高。以往的醫(yī)院檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作水平普遍偏低，在使用計(jì)算機(jī)工作的過程中容易出現(xiàn)不同類型的失誤，從而大幅度降低醫(yī)院檔案的整體管理水平，因此，采取相應(yīng)措施以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)十分必要。醫(yī)院在挑選檔案管理人員時(shí)需結(jié)合崗位特點(diǎn)，選擇專業(yè)對(duì)口的人才，并確保其具備相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，從而可以更快地勝任此類工作。醫(yī)院可通過讓管理人員外出培訓(xùn)或聘請(qǐng)專家入院培訓(xùn)等方式，對(duì)檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)等方面的培訓(xùn)，同時(shí)建立獎(jiǎng)懲制度，實(shí)時(shí)進(jìn)行考核，使其增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高工作積極性。檔案管理人員需增強(qiáng)學(xué)習(xí)主動(dòng)性，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)水平，并積累實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，改變管理方法，以此提高檔案管理工作水平和工作效率。

（三）完善醫(yī)院檔案管理制度

檔案管理在醫(yī)院的工作體系中發(fā)揮著重要的數(shù)據(jù)支撐作用，所以需要明確和細(xì)化檔案的收集、保存和銷毀等過程，從整體上加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的全程控制與管理。為此應(yīng)當(dāng)把紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行充分對(duì)接，建立一套完善的電子檔案的管理流程，把工作中遇到的實(shí)際問題進(jìn)行充分梳理，明確檔案歸檔的要求和相應(yīng)的操作流程。對(duì)檔案工作進(jìn)行有效地安全管理，在出入規(guī)則上對(duì)機(jī)房以及庫房等比較重點(diǎn)的場(chǎng)所進(jìn)行管理。制定一套完善的績(jī)效考核流程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)以及規(guī)范程度的考察和記錄，對(duì)在績(jī)效考核中表現(xiàn)比較好的人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)那些在考核中表現(xiàn)不那么理想的人員進(jìn)行集中地講解和示范，促使他們工作能力的提高。

（四）增加醫(yī)院檔案管理的資金投入

傳統(tǒng)的檔案管理模式由于資金投入不足，導(dǎo)致檔案管理部門無法及時(shí)更新管理設(shè)備，不利于管理工作的順利進(jìn)行，使檔案管理質(zhì)量和管理水平大幅度降低。因此，國(guó)家和政府方面應(yīng)針對(duì)性地給予技術(shù)支持，并出臺(tái)一系列地資金扶持政策，加大對(duì)醫(yī)院檔案管理的資金投入，倡導(dǎo)醫(yī)院積極采用信息化的方式進(jìn)行檔案管理；醫(yī)院方面需加大對(duì)檔案管理設(shè)備的資金投入，大力引進(jìn)新型管理設(shè)備，使醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化、科學(xué)化管理。

（五）從軟件與硬件設(shè)施上加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作

醫(yī)院工作具有一定的瑣碎性，這就需要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行，為此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作放在重要的位置上，從領(lǐng)導(dǎo)層面上充分重視醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行，為其提供領(lǐng)導(dǎo)層面上的支持與資助。為了有效地把檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，需要加強(qiáng)建立目標(biāo)管理責(zé)任制，促進(jìn)檔案管理工作的有效運(yùn)行。首先對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其自身專業(yè)技術(shù)能力，對(duì)于檔案管理工作能夠有效加強(qiáng)實(shí)施管理，建立相應(yīng)的檔案管理流程并確保其有效實(shí)施與運(yùn)營(yíng)，一旦發(fā)現(xiàn)重點(diǎn)與難點(diǎn)問題做到及時(shí)處理，把檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處和責(zé)任到人。同時(shí)加大檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)投入，根據(jù)檔案管理工作的需要，建立相應(yīng)的軟件設(shè)備與硬件設(shè)施，充分重視辦公項(xiàng)目自動(dòng)化的建設(shè)過程，這是檔案管理水平提升的首要步驟。

在檔案的信息化中立卷方式的管理上可以采用“件”為單位，對(duì)不同科室的檔案進(jìn)行有效地檢定、接受以及立卷等。此外根據(jù)數(shù)據(jù)資料的變化情況應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)地修正、調(diào)整與有效補(bǔ)充。在檔案完善的過程中充分體現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)時(shí)工作的客觀需要，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充與調(diào)整。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案管理是一個(gè)重要的方式保存各種寶貴的歷史資源，而且醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，在如今醫(yī)療改革的背景下，醫(yī)院檔案管理也迎來了前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，所有醫(yī)院應(yīng)充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的重要性，通過制度建設(shè)、人力資源建設(shè)，財(cái)政支持等途徑完善檔案管理模式，提高管理效率，更好地滿足醫(yī)院現(xiàn)代化管理以及新醫(yī)療改革的需要。

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